In gemeenteland is samenwerking een hot item. Samenvoeging ligt veel gevoeliger. Samenwerking houdt in dat samengewerkt wordt met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. Bij samenvoeging vloeien de afzonderlijke verantwoordelijkheden samen in één verantwoordelijkheid. Onze visie op basis van betrokkenheid bij beide fenomenen.
Samenvoeging: primaire proces en teambuilding
Samenvoeging is het samengaan van verschillende organisaties inclusief verantwoordelijkheden. Meestal betreft dit een herindeling. Het betekent dat verschillende culturen samenvloeien in een nieuwe organisatie. Elke gemeente is op zich uniek met een geëigende organisatie. Het samenvoegen van twee of meerdere verschillende organisaties vraagt om tact, doortastendheid en daadkracht. Uit de praktijk blijkt dat dit lastig is, maar juist ook een boeiende uitdaging om van verschillende bloedgroepen een nieuw homogeen team of afdeling te maken. Onze expertise ligt mede in het verbinden van mensen door gebruik te maken van ieders ambitie, kennis en competenties, om tot die homogene afdeling te komen.
Op dit vlak delen we ervaringen bij twee herindelingen. De eerste was van drie gemeenten naar een nieuwe gemeente en de andere betrof de samenvoeging van twee gemeenten. In beide gevallen hebben we bijgedragen aan de samenvoeging van financiële administraties, waarbij zo snel mogelijk de primaire werkprocessen op orde moesten zijn. In beide gevallen was dit binnen drie maanden op orde, waarna ook de kwaliteitsverbetering ter hand genomen werd; zorgen dat de bedrijfsvoering zo snel mogelijk op orde is. Zeker in de begintijd is er geen tijd voor experimenten en hoogstaande innovatieve noviteiten. Nee, de basis moet zo snel mogelijk op orde zijn. Dat betekent simpelweg: werken en pragmatisch de processen inrichten en draaien! Communicatie, respect, daadkracht en initiatief zijn de toverwoorden, met als simpel uitgangspunt: ‘gewoon doen’! Dit kan niet zonder loyale en enthousiaste medewerkers. Teamwork en teambuilding zijn zeker in de beginfase cruciaal.
Samenwerking: loyaliteit
Een actueel project betreft een regionale samenwerking, waarbij schaalvergroting het uitgangspunt is. Gaan we een shared service centrum oprichten, een nieuwe gemeenschappelijke regeling treffen of een zelfstandig bestuursorgaan starten? Welke onderdelen gaan we samen doen? Front- of backoffice-activiteiten? Hoe verhoudt zich dat met het inrichten van een Klant Contact Centrum (KCC)? Bovendien speelt ook nog eens de digitale aanbieding van de gemeentelijke producten. Allemaal zeer interessante vragen, waaruit het beste van de medewerkers gehaald moet worden. Want schaalvergroting is voor veel medewerkers een bedreiging. Het leidt tot vragen als “Wat gaat er gebeuren met mijn functie?” en “Gaat het anders worden of verdwijnt mijn baan misschien?”. Belangrijke vragen waarvoor aandacht moet zijn. Want ook bij samenwerking is loyaliteit en teamwork essentieel.
Niet negatief voor burgers
Zowel bij samenvoeging als bij samenwerking dient de bedrijfsvoering gewoon door te gaan. De interne klanten en burgers moeten zo weinig mogelijk merken dat er achter de schermen veel verandert. Ook dat vraagt om de nodige creativiteit en flexibiliteit van de medewerkers. Goede sturing, het maken van een risicoanalyse en een duidelijke informatiebehoefte plus consequente besluitkracht zijn noodzakelijk om de bedrijfsvoering op de adequate wijze te laten functioneren. En dat zonder schade aan burgers en interne klanten.
Op dit moment speelt er nog een risicofactor, namelijk de naderende bezuinigingen. Ook deze hebben uiteraard invloed op de bedrijfsvoering en gevolgen bij samenvoegingen of samenwerkingen. De middelen zijn beperkter, terwijl het verwachtingsniveau nog steeds hoog ligt. Ook dat vraagt bestuurlijke en uitvoerende creativiteit en durf om kwaliteit neer te zetten.
