Dit is een logisch gevolg van het feit dat de focus van de omgevingsdiensten tijdens de kwartiermakersfase vooral gericht was op de besturing en inrichting van de eigen organisatie.

Ondanks het homogene takenpakket van de omgevingsdiensten constateren de onderzoekers een grote diversiteit in de manier van organiseren. De ingerichte processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn vooral gebaseerd op de ervaringen van deelnemende gemeenten en provincie. Er is tot op heden beperkte aandacht voor een gedeelde Informatievisie en gezamenlijke Informatiearchitectuur. Een gevolg daarvan is dat het delen van (handhavings)informatie tot op heden beperkt is. Dit blijkt uit het onderzoek ‘Slimme RUD-samenwerking met ICT’, uitgevoerd door Arena Consulting en Telengy.

De onderzoekers van Arena Consulting en Telengy komen tot de volgende conclusies:

Focus op besturen en inrichten eigen organisatie

Tot januari 2013 zijn de omgevingsdiensten vooral gericht geweest op het besturen en inrichten van de eigen organisatie. Er is beperkt aandacht geweest voor de afstemming met gemeenten en andere (keten)partners. Hierdoor ontstaat het gevaar dat het ‘middel’ ons zicht op het ‘doel’ vertroebelt. Het voldoen aan de kwaliteitscriteria en het inrichten van een organisatie die functioneert conform de eisen die gesteld worden aan omgevingsdiensten (weergegeven in een ‘checklist’) staan meer op de voorgrond dan het kunnen voorkomen van calamiteiten en het aanpakken van milieucriminaliteit.

Grote diversiteit in organisatie/werkwijze, ondanks homogeen takenpakket

Het fundament van de omgevingsdiensten bestaat uit het basistakenpakket en een landelijke checklist RUD-vorming. In de kern is dit scherp afgebakend. Het geeft echter ook veel ruimte voor maatwerk; van deze mogelijkheid is volop gebruik van gemaakt. In iedere regio zijn eigen keuzen gemaakt in de knip tussen gemeentelijke taken / processtappen en taken / processtappen van de omgevingsdienst. Dit zowel aan de voorzijde (bij de intake) als de achterzijde van het proces (besluitvorming, bezwaar en beroep). De diversiteit is ook terug te vinden in uitvoeringsdocumenten, zoals de producten- en dienstencatalogussen. Iedere omgevingsdienst heeft gekozen voor een eigen structuur, diepgang en reikwijdte.

Beperkte aandacht voor I-visie en architectuur

De focus op het besturen en tijdig inrichten van de eigen organisatie (omgevingsdienst), heeft tot gevolg gehad dat er een beperkte beeldvorming is over de gewenste (toekomstige) informatievoorziening en architectuur. De prioriteit ligt bij het inrichten van de processen die bij de start van de omgevingsdienst noodzakelijk zijn. Het van afstand inloggen in de systemen van de gemeenten (‘verlengde kabels’) is daarbij een van de weinige reële en realiseerbare varianten. Door het ontbreken van landelijke standaarden en het daardoor willen voorkomen van (des)investeringen is deze oplossing voor de korte termijn accepteerbaar. Een beperkt aantal omgevingsdiensten heeft grote investeringen gedaan in aanschaf of doorontwikkeling van voorzieningen.

Delen van (handhavings)informatie in kinderschoenen

De informatievoorziening van de omgevingsdiensten is tot heden vooral gericht geweest op de (omgevingsdienst)eigen behoefte; dit met uitzondering van de omgevingsdiensten die zijn ontstaan vanuit bestaande samenwerkingsverbanden. Omgevingsdiensten hebben nog beperkt zicht op de opgaven in de regio en in de keten. Er is weinig tot geen sprake van synergie in de informatievoorziening. Dit geldt o.a. voor het uitwisselen van statussen en dossiers en het gebruik van basisregistraties en zaakgericht werken. Waarschijnlijk is dit inherent aan de focus op de totstandkoming van de organisatie van de omgevingsdienst. In 2013 zal hier een inhaalslag moeten plaatsvinden.

Delen van (handhavings)informatie in kinderschoenen

De informatievoorziening van de omgevingsdiensten is tot heden vooral gericht geweest op de (omgevingsdienst)eigen behoefte; dit met uitzondering van de omgevingsdiensten die zijn ontstaan vanuit bestaande samenwerkingsverbanden. Omgevingsdiensten hebben nog beperkt zicht op de opgaven in de regio en in de keten. Er is weinig tot geen sprake van synergie in de informatievoorziening. Dit geldt o.a. voor het uitwisselen van statussen en dossiers en het gebruik van basisregistraties en zaakgericht werken. Waarschijnlijk is dit inherent aan de focus op de totstandkoming van de organisatie van de omgevingsdienst. In 2013 zal hier een inhaalslag moeten plaatsvinden.

Beperkte innovatie in processen en werkwijze

Processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn veelal gebaseerd op de ervaringen van de deelnemende gemeenten en provincie. Innovatie in processen en werkwijzen krijgt nog weinig aandacht. Substantiële besparingen op de bedrijfsvoering bij omgevingsdiensten en gemeenten lijken daardoor vooralsnog uit te blijven.

Gezamenlijk platform voor omgevingsdiensten wordt gemist

Door het gezamenlijk fundament (basistakenpakket en checklist RUD-vorming) van de omgevingsdiensten ontstaan 28 (op hoofdlijnen) vergelijkbare diensten. Deze diensten worden echter momenteel ingericht op 28 verschillende wijzen. Juist bij het opbouwen en inrichten van de omgevingsdiensten leidt standaardisering tot lagere investeringen (minder vaak een wiel uitvinden) en een eenvoudigere informatieuitwisseling tussen de omgevingsdiensten. Dit komt de kwaliteit ten goede. Om te kunnen standaardiseren is regie en sturing in het stelsel nodig.

Aanbevelingen

Bij de uitwerking van de aanbevelingen is de structuur gehanteerd van de onderzoeksrapportage. Daarnaast is per aanbeveling benoemd aan wie de aanbeveling wordt gericht (doelgroep van de aanbeveling).

Ambitie

1. Iedere directeur van een omgevingsdienst: denk primair vanuit de keten en de achterliggende doelen en ambities. Maak de eigen (individuele) doelen daaraan ondergeschikt. Ook en met name op het gebied van informatievoorziening en systemen.
2. Iedere directeur van een omgevingsdienst: geef prioriteit aan de ontwikkeling en het gebruik van gemeenschappelijke oplossingen, waardoor parallelle (door meerdere omgevingsdiensten gelijktijdige) investeringen worden voorkomen en de wijze van informatievoorziening van de omgevingsdiensten naar elkaar toegroeit. Dit geldt bijvoorbeeld voor producten-, diensten- en zaaktypencatalogussen, standaarden voor digitalisering dossiers, registratie en uitwisseling van inrichtinggegevens (bijv. in geografisch informatiesysteem), kwaliteitsnormen en een gezamenlijke visie op de informatievoorziening van de omgevingsdiensten.
3. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen: creëer een platform voor gezamenlijk en uniform beheer en ontwikkeling (innovaties) van de informatievoorziening van en voor de omgevingsdiensten. Lever vanuit dit platform een significante en gezamenlijke bijdrage aan praktisch bruikbare landelijke faciliteiten en services waar alle ketenpartners gebruik van maken en beschikbare (meta) informatie met elkaar delen. Daarmee kan daadwerkelijk worden meegepraat en uiteindelijk meebeslist over prioriteiten en planningen. Bijvoorbeeld ten aanzien van het Omgevingsloket online, Inspectieview Milieu en een “keten-informatiebank”.

Urgentie

1. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen met ketenpartners: benoem de afstemming met partners over de informatie-uitwisseling en aanpak van complexe milieuhinderlijke bedrijven, milieucriminaliteit en van (gemeentegrensoverstijgende) ketens voor 2013 en 2014 als een van de leidende thema’s en richt een taskforce hiervoor in. Verregaand informatie delen en uitwisseling tussen ketenpartners is essentieel bij gebiedsgericht werken en het voorkomen van – en omgaan met – crisissituaties binnen veiligheidsregio’s.
2. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen met ketenpartners: verbind de onderliggende architecturen en beschrijf de “interfaces” en migratiepaden die leiden tot samenwerkende architecturen. De RUD-i is er voor de omgevingsdiensten, GEMMA voor de gemeenten en VERA voor de veiligheidsregio’s, maar de onderlinge verbanden tussen deze architecturen ontbreken nog.
3. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen met ketenpartners: zorg voor een meer uitdrukkelijke plaats van de (problematiek rond de) informatievoorziening van veiligheid en handhaving op de (landelijke) bestuurlijke agenda. Voor de nieuwe omgevingswet is het van belang om een paragraaf over informatievoorziening in de wetgeving op te nemen.

Planning

1. Iedere directeur van een omgevingsdienst: besef dat “verlengde kabels” geen optie voor de (middel)lange termijn is en probeer de stap van een “dedicated” eigen omgevingsdienst-oplossing over te slaan door een gezamenlijke (regionale) oplossing te ontwikkelen die aansluit op de oplossingen in andere regio’s.
2. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen met ketenpartners: zorg dat er voldoende middelen beschikbaar blijven dan wel komen om de doorontwikkeling van de gezamenlijke (keten) informatievoorziening mogelijk te maken. Voorkom hiermee ook dat wielen opnieuw uitgevonden worden op decentraal niveau.

Interactie

1. Iedere directeur van een omgevingsdienst: verbind het dienstverleningsconcept van de omgevingsdienst met dat van de gemeenten en leer elkaars “taal” spreken. Maak afspraken over de “koppeling” van de processen, het gebruik van basisregistraties en digitale dossiers.
2. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen: bied op landelijk niveau een platform voor regionale “best practices” om innovaties in informatievoorziening te stimuleren en te faciliteren en om te leren van bijvoorbeeld “ervaren” milieudiensten.

Leiderschap

1. Directeuren van omgevingsdiensten tezamen met ketenpartners: organiseer een stevige centrale en integrale sturing op de ontwikkeling van gemeenschappelijke basisvoorzieningen. Omgevingsdiensten kunnen het informatieprobleem niet zelf en zelfstandig oplossen. Dat moet samen met gemeenten en andere partners. De veiligheidsregio’s verzamelen bijvoorbeeld ook veel informatie over inrichtingen en objecten, deels dezelfde informatie als omgevingsdiensten en gemeenten. Laten we leren van de veiligheidsregio’s. Achteraf benadrukken de veiligheidsregio’s dat zij te lang gewacht hebben met de handen ineen te slaan. Maar ook daar was het belang groot om daadwerkelijk met elkaar aan de slag te gaan, gewoon doen!
2. Iedereen die de omgevingsdiensten mee tot een succes willen maken: Samen werken aan samenwerken vraagt een wederzijdse open grondhouding dat de optelsom der delen meer oplevert dan het zelfstandig uitvoeren. Dat vraagt van elke organisatie dat de medewerkers elkaar leren kennen en leren vertrouwen. De formele en informele leiders van gemeenten en omgevingsdiensten hebben hierbij een grote verantwoordelijkheid en spelen een cruciale rol bij het welslagen van de noodzakelijke samenwerking.

Een gemiddelde RUD…

De 28 omgevingsdiensten richten zich op vergunningverlening, toezicht houden en handhaven. Meer dan de helft van de omgevingsdiensten werkt vanuit een centrale locatie en verreweg de meeste diensten zijn gebaseerd op een Gemeenschappelijke Regeling met een openbaar lichaam. Ongeveer de helft van de diensten positioneert zich als backoffice van de gemeente of provincie.

De gemiddelde dienst heeft 177 formatieplaatsen (fte), waarvan 136 fte beschikbaar voor uitvoering van de primaire taken. 41 formatieplaatsen worden ingevuld voor ondersteunende activiteiten. De exploitatiekosten van een gemiddelde omgevingsdienst bedragen bijna 13.5 miljoen euro per jaar, de opstartkosten voor een gemiddelde omgevingsdienst zijn ongeveer 1,25 miljoen euro.

Verantwoording

Dit zijn de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek ‘Slimme RUDsamenwerking met ICT’, uitgevoerd door Arena Consulting en Telengy in de periode oktober-december 2012. Naast intensief bureau-onderzoek van 25 bedrijfsplannen (89%) en aanvullend beschikbaar onderzoeksmateriaal hebben de onderzoekers gebruik gemaakt van de respons van 13 omgevingsdiensten (46%) en 18 gemeenten. Daarnaast zijn er diepte-interviews gehouden met stakeholders en materiedeskundigen op diverse terreinen van de Regionale Uitvoeringsdiensten. Tot slot zijn de conclusies voorgelegd aan en hebben we gezamenlijk aanbevelingen benoemd met de deelnemers van het seminar ‘Slimme RUD-samenwerking met ICT’ op woensdag 27 februari 2013.

Meer informatie

Download de volledige rapportage (pdf).

Voor vragen of aanvullende informatie kunt u contact opnemen met John Rayer (06-29381351) of Ton de Wit.

Lees ook

Gemeente.nu over het Telengy/Arena onderzoek