Voor gemeenten wordt het steeds moeilijker de vele (ICT-)projecten tegen redelijke kosten uit te voeren. Vier gemeenten zoeken daarom samenwerking om de moderniseringsslag naar digitale dienstverlening betaalbaar uit te kunnen voeren. Het doel van de samenwerking is het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Haalbaarheid

Allereerst is er met steun van EGEM een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is uitgevoerd door een werkgroep met vertegenwoordigers uit de 4 gemeenten, aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de 4 gemeentesecretarissen en begeleid door adviseurs van Telengy. De stuurgroep heeft zich met name gericht op het motiveren en doorzetten van de ambities voor de samenwerking. De werkgroep heeft het inhoudelijke onderzoekswerk verricht, met de focus op architectuur en organisatie.

Zoek de 10 verschillen….

Na inventarisatie van de huidige situatie in de deelnemende gemeenten bleek dat er grote verschillen zijn in de vier ICT-infrastructuren en dat de gemeenten ook sterk verschillen in de toepassing van ICT. Cruciaal is dat deze verschillen niet beschouwd worden als een belemmering voor de samenwerking, maar als een grote kans om door samenwerking veel winst te behalen. Ook de culturen van de gemeenten waren verschillend. Een van de gemeentesecretarissen: “de verschillende culturen hebben tijd nodig om naar elkaar toe te groeien, zeg maar samensmelten”. Hierin heeft de verkennende fase van het haalbaarheidsonderzoek een belangrijke rol gespeeld.

Snel beginnen, maar zorgvuldig opbouwen

Een periode van 3-6 jaar wordt uitgetrokken om de gewenste eindsituatie te bereiken: één ICT-dienst die één ICT-infrastructuur beheert op basis van één ICT-beleid. Voor de stuurgroep was vanaf het begin aan helder, de samenwerking levert een grote bijdrage aan het verbeteren van de ICT en de dienstverlening, maar leidt ook tot een grote organisatieverandering. Voor een verandering is draagvlak nodig. Het creëren van draagvlak binnen de vier gemeenten is bepalend geweest voor het samenstellen van de werkgroep.

De rol van de Telengy-adviseurs

De toevoeging van de adviseurs van Telengy aan de werkgroep lag voor de hand. De gemeentesecretaris; “er was meteen een klik en dat is belangrijk in een proces waar onderling vertrouwen noodzakelijk is”. Er was vanuit de stuurgroep vertrouwen in hun meerwaarde en neutraliteit in het onderzoek. Vanuit hun ervaring met veranderende organisaties weten zij als geen ander dat verandering begint bij het enthousiasmeren van sleutelfiguren binnen de organisatie. Vanuit de overtuiging (of het gevoel van urgentie) dat de samenwerking écht de beoogde voordelen oplevert, kan worden begonnen met samen nadenken en praten over hoe de samenwerking eruit moet zien en welke stappen en acties daarvoor genomen moeten worden.

Winst op meerdere fronten

In de werkgroep is gaandeweg veel draagvlak ontstaan voor het kiezen van een samenwerkingsverband dat alle ICT-aspecten omvat. Het voorstel is, om de gezamenlijke ICT-dienst verantwoordelijk te maken voor het ICT-beleid én voor het beheer. De werkgroep is unaniem van mening dat door samenwerking op ICT-gebied:

• De kwaliteit van de ICT-functie aanzienlijk verbetert waardoor de dienstverlening aan burgers en bedrijven op termijn sterk kan verbeteren;
• De kwetsbaarheid van de ICT-functie sterk afneemt;
• Meer tempo kan worden gemaakt in de realisatie van noodzakelijke en gewenste ICT-ontwikkelingen;

Aanzienlijke kosten kunnen structureel worden bespaard op ICT-budgetten. De financiële voordelen, maar zeker ook de kwaliteitsvoordelen, rechtvaardigen een grote investering om de gezamenlijke ICT-dienst te realiseren. Deze investering zal in 2011 terugverdiend zijn.