Worden in onze gemeente de taken binnen het sociaal domein goed en efficiënt uitgevoerd en biedt de beschikbare software adequate ondersteuning? Deze vraag werd door een middelgrote gemeente voorgelegd aan adviseurs Willem Isendoorn en Henk Albers. Een vraag die mogelijk bij meer gemeenten in Nederland speelt en daarom belichten we deze casus in het bijzonder.

Drukke tijden

Ontwikkelingen in het sociaal domein gaan snel. Grootschalige aanpassingen moeten in relatief korte tijd worden doorgevoerd: “Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan”. Op deze manier kunnen we terugkijken op de afgelopen jaren waarin de 3 decentralisaties in het sociaal domein zijn gerealiseerd. Als deze ontwikkelingen ook nog gepaard gaan met lokale/regionale ontwikkelingen als samenwerkingsverbanden, herindelingen en het inbesteden van voorheen uitbestede taken, dan is duidelijk dat een ontstane situatie daardoor voor een belangrijk deel verklaard kan worden:

• de werkprocessen lopen nog niet soepel;
• verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn nog niet uitgekristalliseerd (wie mag/moet wat doen?) en;
• welke gegevens/informatie mogen betrokkenen wel/niet inzien en/of gebruiken?

De conclusie dat verbeteringen noodzakelijk zijn, is snel getrokken. Maar welke aanpak te volgen? Zorgt betere software voor die verbeteringen? Staat de huidige software die verbeteringen in de weg? Of is die software mogelijk zelfs de oorzaak van het niet optimaal functioneren van de organisatie?

Software is niet het (belangrijkste) probleem

Op basis van gesprekken met vele betrokkenen (management, beleid, uitvoering) zijn onze bevindingen als volgt samen te vatten:

• De afstemming binnen het werkveld (sociaal domein) is niet optimaal. Over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden wordt verschillend gedacht. Het ontbreekt daarbij aan sturing om deze onduidelijkheid weg te nemen en de gekozen inrichting van gegevensautorisatie is niet consistent. Daardoor worden medewerkers soms gehinderd om hun werkzaamheden efficiënt uit te voeren.
• De afstemming tussen het werkveld en I&A kan beter. Er is te weinig capaciteit voor applicatiebeheer en het gebruik van applicaties is niet goed doordacht, waardoor mogelijkheden van applicaties niet effectief worden benut.
• Er zijn teveel individuele (en verschillende) werkwijzen van de medewerkers in het werkveld. Medewerkers hebben relatief veel vrijheid om hun werkzaamheden naar eigen inzicht in te regelen, waardoor het geheel niet efficiënt gebeurt. Hierdoor is een uniform inzicht in status van het werk lastig te verkrijgen en zijn taken moeilijk van elkaar over te nemen.
• Er zijn veel (deels elkaar overlappende) applicaties in gebruik maar de mogelijkheden worden niet goed benut. Niet alle applicaties sluiten goed op elkaar aan, waardoor gegevens meerdere malen vastgelegd moeten worden. De kennis van de mogelijkheden van de applicaties is onvoldoende, mede doordat te weinig prioriteit gegeven wordt aan opleidingen.

Significante verbetering

Belangrijkste conclusie is dat vervanging van de software – zonder de overige verbeterpunten aan te pakken – niet zal leiden tot een significant betere uitvoering van de taken in het sociaal domein. Aanbevolen is daarom een integraal verbeterplan projectmatig uit te voeren, waarbij over de hele linie (waaronder benutting software, inrichting software, kennis van medewerker, aanscherpen verantwoordelijkheden en bevoegdheden en doordachte autorisaties) verbeteringen worden aangebracht.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henk Albers, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 92 24 16 of via e-mail: h.albers@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur bij Telengy, via tel nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.