Een tijd geleden schreef Kim Lenders een artikel over de nieuwe wetgeving op het gebied van Digitale Toegankelijkheid die Nederlandse overheidsinstanties verplicht te voldoen aan de standaard WCAG2.1 die is opgenomen in de Europese norm EN 301 549. Naar aanleiding van deze wetgeving heeft gemeente Helmond een project opgestart. In dit artikel ga ik hier dieper op in en licht ik toe hoe dit project kan worden vormgegeven en welke uitdagingen hierbij een rol kunnen spelen.

1. Inventariseer websites en apps

Bij de start van het project Digitale Toegankelijkheid is het belangrijk de scope te bepalen, zodat duidelijk is wat er precies aangepast moet worden. Daarom is de eerste stap het in kaart brengen van alle websites en applicaties van de gemeente. Bij gemeente Helmond heeft het webteam hierbij geholpen door een lijst op te stellen met alle, bij hen bekende, websites en applicaties en de betreffende interne contactpersonen. Dit leidde tot een lijst met zo’n 50 websites, wat als startpunt van het project fungeerde.

Vervolgens is het zaak te bepalen welke websites en applicaties wel en niet onder de wetgeving van de digitale toegankelijkheid vallen. Veel websites vallen namelijk onder samenwerkingen waarvoor de wet niet altijd geldt. Samen met de contactpersonen en een juridisch medewerker is dit besproken en kon uiteindelijk de lijst worden teruggebracht naar 26 websites.

Omdat het aanpakken van 26 websites nog altijd een behoorlijke klus is, is het handig om een prioritering aan te brengen. Bij gemeente Helmond is een top 10 bepaald waarmee gestart zal worden. Deze prioritering is onder andere gebaseerd op:

• De wettelijke deadlines: deadline voor applicaties is later (2021), dus start Helmond met de websites.
• De impact van de website: externe websites die actief gebruikt worden door inwoners hebben de grootste impact, interne websites de minste.
• De toekomst van de website: nieuwe aanbestedingen en mogelijke uitfaseringen in de komende twee jaar worden niet opgepakt.

2. Inventariseer leveranciers

Tijdens de inventarisatie van de websites en applicaties is het ook belangrijk de leveranciers te inventariseren. Hierbij dient gekeken te worden naar wie wat doet: wat beheert de gemeente en wat beheert de leverancier. Indien de leverancier verantwoordelijk is voor het technische beheer (wat in veel gevallen zo is), kan in contracten worden gecontroleerd welke afspraken hierover zijn gemaakt. Het kan namelijk zo zijn dat in een contract staat dat tijdens de loop van de overeenkomst wijzigingen ten behoeve van veranderende wetgeving zullen worden doorgevoerd. Indien dat het geval is, zal de leverancier de digitale toegankelijkheid kosteloos moeten aanpassen. Vaak zal het echter het geval zijn dat er aparte offertes worden opgesteld voor aanpassingen aan de website, waardoor het wel financiële consequenties zal hebben. Als de gemeente zo’n 30 websites wil aanpassen, kan het dus nog een behoorlijke kostenpost worden. Wat hierbij kan helpen is om eens kritisch naar websites te kijken en af te vragen of een website noodzakelijk is of dat een website wellicht kan worden samengevoegd met een andere website (zoals de gemeentelijke website). Op deze manier kan het aantal websites worden teruggebracht, wat leidt tot minder kosten en minder beheer.

3. Quickscan: huidige toegankelijkheid

Om in kaart te brengen hoeveel werk het project gaat kosten, dient een beeld te worden geschetst van de huidige toegankelijkheid van de websites. Hiervoor zijn online tools beschikbaar die per pagina controleren of de html code voldoet aan de standaard zoals beschreven in de WCAG 2.1. Daarnaast geven deze tools aan waar de fouten zitten en hoe deze kunnen worden opgelost. Gratis tools zijn echter wel minder secuur dan betaalde. Maar om een eerste indruk te krijgen van een website zijn ze prima te gebruiken.

Als er vervolgens behoefte is aan een meer uitgebreide scan, kan hiervoor een expert worden ingeschakeld. Zo heeft de gemeente Helmond een contactpersoon bij Logius opdracht gegeven een quickscan uit te voeren op de top 10 websites. Dit was een handmatige scan en heeft geleid tot resultaten op het gebied van toetsenbordnavigatie, contrast en validerende html code.

Door deze resultaten te combineren, ontstaat er een overzicht van de complexiteit van het uitvoeren van de aanpassingen die nodig zullen zijn. Dit overzicht is ook goed te gebruiken als communicatiemiddel richting leveranciers.

4. Bepaal maatregelen

Nadat alle informatie is geïnventariseerd, kunnen de maatregelen bepaald worden die nodig zijn om tijdig aan de wetgeving te voldoen. Hierbij is onderscheid te maken tussen maatregelen per website en organisatiebrede maatregelen. Zo kan per website worden aangegeven of deze wordt uitgefaseerd of samengevoegd, of hoeveel uur de aanpassingen gaan kosten. Omdat het lastig inschatten is hoeveel werk het aanpassen van een website is, is dit het beste te bepalen in overleg met de leveranciers.

Organisatiebrede maatregelen zijn afhankelijk van waar de organisatie op dit moment staat. Het kan noodzakelijk zijn om de medewerkers die content creëren voor een website (dit hoeven niet alleen communicatiemedewerkers te zijn) een training te geven in toegankelijk schrijven en het maken van toegankelijke pdf’s. Daarnaast is het gewenst om beleid op te stellen rondom websites (indien dat er nog niet is), zodat er geen wildgroei aan websites ontstaat en nieuwe websites direct aan de juiste eisen voldoen. Vervolgens is het ook noodzakelijk om in processen te borgen dat de websites blijven voldoen (website content wordt namelijk constant aangepast, wat periodiek controleren noodzakelijk maakt).

5. Voer maatregelen uit

Op het moment dat het plan van aanpak wordt goedgekeurd, kunnen de maatregelen worden uitgezet. Om ervoor te zorgen dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en leveranciers hun deadlines halen, is het aanbevolen een coördinator aan te wijzen die dit organiseert.

Uitdagingen

Zoals elk project kent ook dit project enkele uitdagingen waar we bij gemeente Helmond tegenaan lopen.

Bepalen welke websites wel en niet moeten voldoen aan de WCAG 2.1 standaard

Tijdens de inventarisatie werd al snel duidelijk dat er een vrij groot grijs gebied is van websites die wel of niet onder de wet digitale toegankelijkheid vallen. Zo zijn er websites van samenwerkingen waar de gemeente Helmond onderdeel van uitmaakt, maar niet elke samenwerking valt onder de wetgeving. Volgens de wet is de digitale toegankelijkheid verplicht voor alle overheidsinstanties. Hieronder vallen staats-, regionale of lokale overheidsinstanties; publiekrechtelijke instellingen; en samenwerkingsverbanden hiervan.

Om een goede splitsing te kunnen maken, hebben we deze definities nader bestudeerd en bepaalde samenwerkingen uit kunnen sluiten. Maar nog niet alle samenwerkingen hebben we goed in beeld, waardoor we tot op heden nog bezig zijn met het maken van deze afweging.

Daarnaast zijn er websites die niet bij de gemeente in beheer zijn, maar die alleen ‘gebruikt worden’. Denk bijvoorbeeld aan Infogram.com, een tool waarmee interactieve infographics worden gemaakt. Dit is een kant en klare website tool die de gemeente gebruikt en vult met haar eigen content, maar waar de gemeente weinig tot geen invloed heeft op technische aanpassingen. Toch dient informatie die de gemeente via dit soort website communiceert te voldoen aan de webrichtlijnen. De wetgeving is namelijk niet alleen van toepassing op websites die de gemeente beheert, maar ook op websites waarvoor de gemeente de publicerende organisatie is en dus verantwoordelijk is voor de publicatie. Er dient daarom onderzocht te worden of de website kan worden aangepast, of er een andere tool beschikbaar is, of dat er een alternatief kan worden aangeboden voor mensen die de interactieve infographic niet kunnen lezen (zoals een rapportage met dezelfde gegevens).

Weinig kennis in huis om goed te controleren op webrichtlijnen

De standaard WCAG2.1 kent 50 succescriteria waar websites en applicaties aan moeten voldoen (voor het volledige overzicht zie https://www.w3.org/TR/WCAG21/). Dit gaat van hele logische eisen (bv. ondertiteling toevoegen bij video’s) tot hele technische (bv. het inrichten van mechanismes voor goede navigatie). Bij het controleren van websites op toegankelijkheid, zijn vooral deze laatste moeilijk te interpreteren voor niet-websitebouwers. Vooral omdat het bouwen van websites meestal door de gemeente is uitbesteed aan externe organisaties. Tijdens dit project heeft het daarom wat extra moeite gekost om de tools die gebruikt zijn tijdens het scannen goed te interpreteren.

Om in de toekomst de websites periodiek te blijven testen, is het handig een (of meerdere) tool(s) aan te schaffen die dit voor de gemeente doet en rapportages aanlevert. Op het moment dat de rapportage niet voldoende is, kan dit worden teruggelegd bij de leverancier (zonder dat de gemeente hier zelf te inhoudelijk op hoeft in te gaan).

Toegankelijk maken van pdf’s

Naast dat de websites zelf toegankelijk moeten zijn, moet ook de content toegankelijk gemaakt worden. Hierbij zijn pdf’s de grootste uitdaging. Aangezien het toegankelijk maken van een pdf een lastige klus is (er zijn bepaalde programma’s en technieken voor nodig), is er nog niemand binnen de gemeente Helmond die weet hoe dit gedaan moet worden. Dit is vervelend, want hierdoor stapelen de pdf’s zich op die nog toegankelijk gemaakt moeten worden. Met terugwerkende kracht pdf’s toegankelijk maken, gaat daardoor veel tijd kosten. Een mogelijke manier om hier mee om te gaan is door eerst de pdf-bestanden die veel gebruikt worden (gebaseerd op statistieken) toegankelijk te maken en daarna op aanvraag de overige bestanden (op het moment dat een inwoner deze nodig heeft en niet kan lezen).

Daarnaast dient in het proces te worden geborgd dat bij het aanleveren van de informatie aan het webteam de pdf’s al voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat iedereen die pdf’s creëert voor publicatie op de website (zowel intern als extern) moet leren hoe ze dit doen. Hierbij kan eerst de afweging worden gemaakt of informatie wel via een pdf gecommuniceerd dient te worden. Door het direct op de webpagina te plaatsen is het veel sneller toegankelijk. Indien dit mogelijk is, is dit dus zeker aan te raden.

Nog onvoldoende bewustzijn binnen organisatie

Uiteindelijk staat en valt het project digitale toegankelijkheid natuurlijk met de bewustwording binnen de organisatie. Tijdens gesprekken met medewerkers ligt het voor de hand dat digitale toegankelijkheid belangrijk is, daar twijfelt niemand over. Maar in de praktijk wordt er nog te weinig naar gehandeld. Nieuwe websites (opgericht na 23 september 2018) dienen al op 23 september 2019 te voldoen. Dit betekent dat elke website die nu live gaat, binnen een half jaar aan de webrichtlijnen moet voldoen. Bij gemeente Helmond lopen we met regelmaat tegen een nieuwe website aan, die na 23 september 2018 live is gegaan, maar niet is afgestemd met de juiste adviseurs waardoor ze dus niet voldoen aan de webrichtlijnen. Het is voor veel medewerkers onduidelijk waar een nieuwe website aan moet voldoen. Om dit aan te pakken hebben we een communicatieplan opgesteld met acties die nodig zijn om dit bewustzijn te creëren (bv het geven van presentaties voor afdelingen en communiceren via het intranet) en is beleid rondom websites noodzakelijk.