“Basisregistraties is een thema wat zich goed leent om uit de hand te lopen qua scope”
(Barend Vissers, hoofd automatisering gemeente Groningen)

Het Stelsel van Basisregistraties nadert haar voltooiing. Bronhouders hebben er meer dan 10 jaar aan gewerkt. De gemeente Groningen heeft een “second opinion” uit laten voeren. Dit betreft het beheer en gebruik van het Stelsel van Basisregistraties binnen de gemeente Groningen. Hierbij is gekeken vanuit de wettelijke verplichtingen. Aanleiding voor Groningen was een interne notitie vanuit het programma Basisregistraties over dit onderwerp. Het management wilde daarover graag ook een onafhankelijk oordeel van externe deskundigen. Harm Olthof van Adviesbureau Geon en Dirk Moree van Telengy hebben de opdracht samen uitgevoerd. De wettelijke verplichtingen betreffen de kwaliteit van opbouw en het beheer van de afzonderlijke basisregistraties die leiden tot een “goede registratie”. En het verplicht gebruik van gegevens uit Basisregistraties voor de uitvoering van alle processen die voortkomen uit wettelijke taken en publiekrechtelijke regelgeving. Het verplicht gebruik heeft ook betrekking op die Basisregistraties waar de gemeente zelf geen bronhouder van is, zoals bijvoorbeeld het Handelsregister en de basisregistratie Kadaster.

Realisatie van individuele Basisregistraties

Rond het voldoen aan wettelijke verplichtingen van het beheer van de afzonderlijke Basisregistraties, waren de bevindingen vrijwel gelijk aan de interne conclusies van Groningen. Alleen de formele datum van aansluiting op de Landelijke Voorzieningen BGT en WOZ is in geringe mate overschreden maar, dat was gezien de landelijke voortgang geen probleem. Positief is verder de aanwezigheid van veel kennis in zowel de diepte als de breedte bij betrokken medewerkers. Vanuit afnemersoptiek is de interne integratie tussen BRP, BAG, WOZ en BGT prima. Verder is de Basis-Voorziening-Gegevens (BVG) een instrument dat het verplicht gebruik voor veel medewerkers faciliteert. De BVG is de gemeente-brede geoviewer. Juist voor een grote gemeente als Groningen is het van belang om Basisregistraties generiek aan te bieden: immers niet alle relevante ontwikkelingen bij elke afdeling zullen onmiddellijk bekend zijn bij de beheerders van Basisregistraties.

Waar vinden we de verbeteringen?

De kansen op verbetering liggen vooral op het gebied van gebruik van de Basisregistraties als Stelsel in de organisatie als geheel. Er is wel een Stelselhandboek, maar de borging van het praktisch gebruik kan beter. Daarvoor is een integrale aanpak nodig, waarbij de lijn van bestuur naar uitvoering duidelijker geborgd kan worden voor de stelselaspecten. Ondertussen heeft de gemeente een traject opgestart om een nieuw Stelselhandboek te maken, grotendeels in lijn met de adviezen uit ons rapport.

De belangrijkste aanbevelingen gaan dan ook over het zo hoog mogelijk in de organisatie beleggen van het realiseren van het Stelsel van Basisregistraties. Het moet gepositioneerd worden als  randvoorwaardelijke producten voor dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Het concernbelang voor een goed functionerend stelsel moet dus duidelijker zichtbaar zijn.

Daarbij helpt een duidelijke coördinatie over de Basisregistraties heen. Bijvoorbeeld een kwaliteitsbeheer-cyclus en een thematische insteek gebaseerd op behoeftes van de “business”. Ook een regelmatige rapportage aan management en bestuur over de status ven het Stelsel binnen de organisatie is belangrijk.

Dit sluit ook aan bij landelijke ontwikkelingen rond verantwoording, zoals bijvoorbeeld beschreven in de ENSIA.

Informatieveiligheid en Stelsel van basisregistraties

Informatieveiligheid en de wet datalekken zijn op zichzelf staande ontwikkelingen maar raken ook het gebruik van Basisregistraties. Het beter monitoren van intern gebruik en terugmelden, biedt meer inzicht of het gebruik conform verwachting is.

“Om het programma weer terug te brengen tot beheersbare proporties zagen we de noodzaak om terug te gaan naar de basis: wat zijn de uitgangspunten en waar moeten we aan voldoen vanuit wet- en regelgeving en vervolgens vanuit dienstverleningsvisie. Het rapport heeft ons hier goed bij geholpen.”

(Barend Vissers, opdrachtgever)

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.