Op maandag 30 januari is op kantoor van Telengy de workshop GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT georganiseerd. In totaal waren er 20 deelnemers aanwezig vanuit verschillende gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De centrale vraag: Wat is de meerwaarde van GIBIT en hoe kan deze set van voorwaarden door gemeenten geborgd worden in de organisatie?

Kennismaking met GIBIT

Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, verzorgde de opening van de workshop. Hij blikte kort terug op de succesvolle workshops leveranciersmanagement en de wens vanuit de deelnemers om hier een vervolg aan te geven met de GIBIT. Vervolgens namen Jeroen Schuuring en Peter Klaver van KING het stokje over voor hun eerste GIBIT-workshop in waarschijnlijk een lange reeks. Zij doken direct de inhoud in met een introductie en de achtergrond en structuur van de GIBIT: waarom en hoe is deze opgesteld? Een aantal deelnemers gaf hierbij aan dat zij al bekend waren met de GIBIT en dat zij deze voorwaarden al hadden doorgenomen. Eén deelnemer gaf te kennen dat de GIBIT-voorwaarden reeds zijn toegepast in één van de lopende aanbestedingstrajecten binnen de gemeente.

Vervolgens ging de groep plenair aan de slag met GIBIT en de wijze waarop deze in de organisatie geborgd kan worden. Aan de hand van 3 actuele aanbestedingen zijn specifieke inhoudelijke toelichtingen op GIBIT-voorwaarden bij de kop gepakt:

• Hoofstuk 2: Inhoudelijke toelichting algemeen
• Artikel 13: Aansprakelijkheid
• Artikel 17: Intellectueel eigendom
• Artikel 18: Toegang tot data

Met de GIBIT begint het pas!

De GIBIT is generiek, er wordt niet mee bepaald wát je inkoopt. Het intellectuele eigendom blijft altijd liggen bij de leverancier. Met de GIBIT ben je als gemeente niet klaar, het begint dan pas! Het is uiteindelijk een zwaarlijvig document geworden en veel artikelen zijn opgenomen om het ‘vangnet’ dat het GIBIT is, te versterken. Op een moment dat je als gemeente wat vergeet op te nemen in je programma van eisen, dan is daar GIBIT om je positie richting de leverancier een stuk sterker te maken. Het advies van KING: Blijf zelf nadenken over specifieke bepalingen die voor jouw situatie van toepassing zijn. Het verschil met de ARBIT is de volgorde van oplevering, oftewel de ‘lifecycle’. De GIBIT-modelovereenkomst kan beter worden geborgd doordat aan standaarden wordt voldaan.

Acties van morgen

Welke acties moet je morgen doen om ervoor te zorgen dat de GIBIT wordt geborgd in de organisatie op beleidsniveau, uitvoeringsniveau en wie betrekken? KING heeft daar zelf ook een beeld bij, maar is erg benieuwd naar de reacties en ervaringen van gemeenten. Vanuit de zaal kwam een aantal tips voor de praktijk: verwerk de GIBIT in de inkoopprogrammatuur, zorg dat je de inbedding op afdelingsniveau organiseert, of dat het wordt opgenomen in het inkoopbeleid door het gemeentebestuur. Daar sloot KING uiteraard bij aan: verweef de GIBIT in alle overeenkomsten en communiceer in de organisatie dat deze van toepassing is! Bij verlengingen of uitbreidingen ligt dan volgens de aanwezigen een uitdaging. Het zal slagen als alle gemeenten GIBIT omarmen.

Op het KING-congres in april wordt de contractgenerator voor GIBIT-overeenkomsten gelanceerd. Op die manier worden gemeenten geholpen om contracten te genereren. KING gaat verder aan de slag met meer kennissessies in het land. Handreikingen en FAQ’s zijn te vinden op de GIBIT-website van KING.

Meer weten?

Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.