Gewoon thuis

Als Telengy adviseur ben ik wel gewend om thuis te werken. Over het algemeen combineer ik werken met een autoreis. Ik vind dat reizen redelijk ontspannen, ondanks de vaak behoorlijke afstanden. Zeker als afleiding van het werk, dat ik heb uitgevoerd of dat ik ga uitvoeren.

Maar op dit moment zit ik -net als velen- thuis achter mijn computer. Ik sta iets later op. Ik kleed me aan alsof ik naar mijn werk ga. Althans, ik trek gewoon kleren aan. Neem een bak koffie en ga aan het werk.

Cocon

Ik zit vervolgens in m’n eentje in een soort cocon met vertrouwde spullen om me heen. De ongelofelijke en voortdurende rust is aan de ene kant heel meditatief en aan de andere kant vreemd. Het ontbreken van je normale sociale contacten in je werk is soms zelfs een beetje spooky. En dat terwijl je je gezinsleden direct om je heen hebt. Blijkbaar heb je naast je gezin ook anderen nodig om lekker te kunnen werken.

Het grappige is, dat ik het idee heb dat ik minder doe, maar dat ik tegelijkertijd een hogere productie heb. Ik zit langer achter mijn computer en wordt door mijn gezinsleden dan ook regelmatig gewezen op het feit dat het lunch- of etenstijd is. De tijd vliegt.

Digitaal vergaderen

Wat mij opvalt is dat het digitaal vergaderen zo verschrikkelijk vermoeiend is. Na een overleg van een uurtje met Teams, WhatsApp of FaceTime heb ik het idee dat ik uren achter elkaar heb vergaderd. Ik vraag me af of ik daarin uniek ik ben.
Het is natuurlijk een volledig nieuwe ervaring om op deze manier structureel met elkaar te vergaderen. Wel leuk trouwens. En heel leerzaam.

Zorgen voor een goede verbinding. Niet allemaal tegelijk praten. Verstaanbaar praten. Geen pratende mensen op de achtergrond. Het is allemaal niet echt eenvoudig. Zeker niet als er een groep van 24 mensen mee doet aan de vergadering. Een goede voorzitter is essentieel voor het rendement en de kwaliteit van het overleg.

Voicemail

Digitaal vergaderen lijkt een beetje op het inspreken van een voicemail heb ik gemerkt. Als iemand een voicemail inspreekt hoor je dat vaak direct. De stem verandert. Er wordt langzamer gesproken. En de spreker is meer to the point.
Bij het digitaal vergaderen hoor je dat mensen eveneens anders met elkaar spreken. Iets meer gedragen. Iets meer articulerend. Nadenkender. Maar vooral langzamer.
Het gebrek aan het goed kunnen zien wat de non-verbale reacties zijn van de ander, zorgt voor een ander gesprek. Ik ben benieuwd of wij met de ervaring uit deze periode in staat zijn om anders digitaal te gaan vergaderen.

Digitale besluitvorming

Als Telengy zijn wij al enige tijd bezig met het effectief en efficiënt implementeren van digitale besluitvormingsprocessen bij gemeenten. Van plan tot besluit, volledig digitaal. Er komt geen papier meer aan te pas. Zelfs niet voor het zetten van een eventuele handtekening. Als deze handtekening überhaupt nodig zou zijn.
De techniek is al veel langer beschikbaar. Maar het blijkt erg moeilijk om de papieren en mondelinge besluitvormingsprocessen om te bouwen naar digitale.

Doordat ambtenaren en bestuurders nu thuis zitten, worden gemeenten gedwongen om op een andere manier met besluitvorming om te gaan. De wetgeving hielp daar tot nu toe niet aan mee. De wet vereist een fysieke aanwezigheid van bestuurders bij het nemen van gemeentelijke besluiten. Maar door de spoedwet die nu van kracht wordt, is het mogelijk om het totale besluitvormingsproces (inclusief het gesprek over de inhoud) te digitaliseren. Dit betekent dat het proces van plan tot besluit volledig digitaal kan worden uitgevoerd.

Digitaal versus non-verbaal

Ik weet niet of het nu de meest ideale situatie is, maar de mogelijkheid bestaat gewoon om het besluitvormingsproces volledig digitaal af te handelen. Nu alleen nog zoeken naar een mogelijkheid om non-verbale reacties van mensen onderling langs digitale weg in beeld te krijgen. Een gezicht zegt niet alles. Op dat moment komen we echt in een perfecte digitale wereld. Of ga ik nu iets te ver…?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl.