In de periode 2017 tot en met 2021 heeft Telengy de gemeente Borsele ondersteund op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. In een periode waarin voor de gemeente veel is veranderd, hebben we hopelijk veel waardevols mogen brengen, maar nemen we ook waardevolle inzichten mee. Over dit traject, waar ik van 2018 tot en met 2021 grotendeels bij betrokken ben geweest, valt veel te schrijven en ik deel in dit artikel enkele inzichten die breder toepasbaar zijn.

Het traject

Telengy is in november 2017 gestart met het traject met als primair doel om informatiebeveiliging en privacy structureel in te bedden in de organisatie, met daarbij de invulling van lopende zaken en taken op dit gebied. Dit vertaalde zich feitelijk naar drie sporen:

1. Kwartiermaken voor de organisatie van informatiebeveiliging en privacy.
2. Bewustwordingscampagne binnen de gehele organisatie.
3. Ondersteuning en ontzorging bij de taken en verantwoordelijkheden bij informatiebeveiliging en privacy.

Kort gezegd hebben we de organisatie op alle lagen ondersteund, van governance en beleid tot ENSIA en van afhandeling datalek tot regionale samenwerking. Hierdoor kwamen we ook met alle lagen van de organisatie in gesprek en ontstond er een duidelijk beeld van wat er speelde binnen de organisatie. Deze aanpak heeft ervoor gezorgd dat we binnen de organisatie de basis op orde hebben kunnen krijgen en de organisatie met een eigen, structurele invulling verder kan.

Door de jaren heen zijn mijn collega’s Arno van Waesberghe, Roel Ottens en Tim van der Pol ook betrokken geweest bij dit traject. Waar nodig en in goed overleg konden we op deze manier een volwaardig en flexibel traject bieden, waarin we op de juiste momenten de juiste expertise konden inbrengen.

Ken je publiek

Om privacy en informatiebeveiliging succesvol te borgen in de organisatie, is het essentieel dat men in de hele organisatie doordrongen is van het belang en ook de handvatten heeft om het in de dagelijkse praktijk toe te passen. Dit betekent dat je in de communicatie over informatiebeveiliging en privacy zoveel mogelijk aansluit bij de beleefwereld van je gesprekspartner. Zoek het juiste detailniveau en ontdek wat de ander belangrijk vindt. Pas je verhaal daarop aan.

Een sessie over privacy kan er bij de buitendienst heel anders uitzien dan in het sociaal domein en dat is alleen maar goed. Waar privacy in het sociaal domein een haast vanzelfsprekend element is dat dagelijks aan bod komt, is dat bij de buitendienst veel minder het geval. Toch werken ook zij met bijvoorbeeld smartphones en hebben ze contact met de inwoners. In plaats van uitleggen wat de AVG exact inhoudt, startte ik hier het gesprek met de vraag: wat betekent privacy voor jou persoonlijk? De persoonlijke ideeën en opvattingen werden al snel (en niet door mij!) gerelateerd aan het werk, waardoor ik medewerkers goed kon helpen met de zaken waar zij tegenaan liepen.

Op dat moment is privacy niet langer iets vervelends, een beeld dat nog al te vaak bestaat, maar worden het serieuze en interessante overwegingen in je eigen dagelijkse werkzaamheden. Ook richting het bestuur is het belangrijk om je publiek te kennen. Informatiebeveiliging en privacy zijn (nog) niet altijd de meeste populaire onderwerpen voor bestuurders. Neem ze mee in het intrinsieke belang van informatiebeveiliging en privacy en stip vooral dat aan wat voor hen relevant is en daarnaast waar ze invloed op hebben. Op die manier voed je ze niet alleen met informatie, maar zit je als partner aan tafel.

Werk samen waar het kan

Zorgvuldig omgaan met informatie krijg je als adviseur, CISO of FG nooit alleen voor elkaar. De gemeente Borsele neemt deel aan gemeenschappelijke regeling De Bevelanden, samen met de gemeenten Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal. De GR faciliteert de gemeenten onder meer op het gebied van ICT en HR. In dit verband wordt veel samengewerkt als het gaat om de implementatie van de BIO. Vanuit de gemeente Borsele was ik nauw betrokken bij deze samenwerking.

Het gezamenlijk optrekken betekent dat niet iedere organisatie zelf het wiel hoeft uit te vinden en bovendien stimuleert het kennisuitwisseling. Door samen vraagstukken op te pakken, leer je ook hoe het er bij andere gemeenten aan toe gaat en vind je sparringpartners voor de rol die je invult. Daarnaast geeft het organisaties met een beperkte capaciteit de mogelijkheid om toch relatief veel voor elkaar te krijgen.

Laagdrempelig en to the point

De manier waarop Telengy samen met de gemeente Borsele dit traject heeft opgepakt sluit goed aan bij wat we bij Telengy belangrijk vinden in het werk: als betrokken partner een organisatie helpen veranderen met een realistische en pragmatische aanpak. Gedreven door de inhoud, met aandacht voor de mens, overal in de organisatie.

Meer weten?

Voor meer informatie over hoe wij uw organisatie kunnen helpen, kunt u contact opnemen met  Wouter Le Febre,  06 55 29 77 09 of w.l.febre@telengy.nl.