U heeft een applicatie aanbesteed en in gebruik genomen. In het programma van eisen is opgenomen dat voldaan moet worden aan diverse gegevensuitwisselingsstandaarden, veelal op StUF gebaseerd. En toch blijkt het koppelen met andere applicaties problemen te geven. Telengy-adviseur Arjan Kloosterboer werd te hulp geroepen om dit probleem voor te zijn.

VTH-applicatie

Een regionale brandweerorganisatie was voornemens een contract af te sluiten voor levering en implementatie van een applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-applicatie). Van belang was dat de architectuur van de applicatie leveranciersonafhankelijkheid waarborgt. Koppelingen met andere applicaties moeten op basis van standaard koppelvlakken plaats kunnen vinden.  Een eventuele overgang, op termijn, naar een andere applicatie moet zonder gegevensverlies mogelijk zijn oftewel de applicatie dient invulling te geven aan standaard gegevensarchitecturen. In concreto betekende dit dat de applicatie voldoet aan de gegevens- en berichtenstandaarden op het gebied van zaakgericht werken: RGBZ (zaken en documenten), ImZTC (‘ZTC 2’, zaaktypen) en de ZaakDocumentServices (ZDS). Maar ja, hoe verzeker je je hiervan?

Afspraken vooraf

Is het voldoende van de leverancier te eisen dat al deze standaarden ondersteund worden door de applicatie? De brandweerorganisatie vond van niet. Een toets hierop geeft meer zekerheid en vooral helderheid voorafgaand aan de ondertekening van het contract in plaats van op het moment van koppelen of overgang naar een andere applicatie. Indien de applicatie niet volledig aan de standaarden blijkt te voldoen, kunnen met de leverancier in het contract afspraken gemaakt worden over het alsnog gaan voldoen aan die standaarden. Of, in het meest ongunstige geval, wordt er afgezien van aankoop van de applicatie. Niet zozeer omdat gebleken zou zijn dat de applicatie niet geheel voldoet aan de standaarden maar omdat geen afspraken gemaakt kunnen worden op onderdelen van die standaarden, die cruciaal zijn voor de brandweerorganisatie. Zo was het voor de organisatie essentieel dat VTH-zaaktypen conform de ZTC2 vastgelegd kunnen worden. De zaaktypecatalogus die ze opgebouwd heeft, wil ze namelijk onderhouden met de VTH-applicatie en op termijn wellicht gebruiken in een generiek zaaksysteem.

Toetsen, een vak apart

Het toetsen op het voldoen aan standaarden is geen sinecure. Het vereist grondige kennis van die standaarden en het doeltreffend kunnen analyseren van de applicatie. Arjan heeft dat mogen uitvoeren op grond van zijn ervaring met onder andere VTH-applicaties en uitgebreide expertise van de gegevens- en berichtenstandaarden voor het zaakgericht werken.  Er is  gewerkt aan de hand van een toetsprotocol zodat voor beide partijen, organisatie én leverancier, transparant is wat en hoe getoetst wordt. Het is niet nodig om diep de software in te duiken. Maatgevend is dat de gegevens beheerd kunnen worden conform de structuur en semantiek van die standaarden. Dat valt op te maken uit de gebruikersinterface. Cruciaal is verder dat de leverancier voor de applicatie op het StUF-testplatform heeft aangetoond dat alle berichten technisch correct geleverd en verwerkt kunnen worden.

Toetsresultaat

De applicatie bleek in belangrijke mate te voldoen aan de specificaties van RGBZ en ImZTC en de ZaakDocumentServices technisch correct te ondersteunen. Er bleken evenwel afwijkingen en niet-ondersteunde specificaties te zijn. De applicatie maakt het in redelijke mate mogelijk om leverancier-onafhankelijk zaakgericht te kunnen werken. Op één aspect bleek evenwel aanpassing nodig, voor ingebruikname, om voldoende zaakgericht te kunnen werken. Aanpassing op enkele andere aspecten is dringend gewenst. De uitkomsten van de toets verschaffen de inzichten om hierover afspraken te maken met de leverancier, met name over het tijdspad. Dit alles voordat tot het sluiten van het contract overgegaan wordt. Je staat dan als organisatie sterker dan te moeten onderhandelen als het contract eenmaal afgesloten is.

Altijd toetsen?

Ja en nee. Het is verstandig om over dergelijke toets-resultaten te beschikken voordat een aankoopcontract overeengekomen wordt en in dat koopcontract afspraken vast te leggen over het oplossen van eventuele afwijkingen. Kan dat ook bij een aanbesteding, onderhandelen voor definitieve gunning? Ja, mits dat in de aanbestedingsprocedure beschreven is en transparant is hoe een en ander plaats vindt. Aan te bevelen is als laatste fase van de aanbesteding, voor definitieve gunning, een zgn. concretiseringsfase (ontleend aan de BVP-methode van aanbesteden) uit te voeren waar deze toets deel uit van kan maken. Moet dan altijd zelf een toets uitgevoerd worden? Nee, bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de toets-resultaten van een andere organisatie op dezelfde versie van de applicatie. Dat zou betekenen dat organisaties toets-resultaten met elkaar delen en dat is nog geen gemeengoed. Dat kan actief, door elk toets-resultaat openbaar te maken. Niet elke leverancier zal dat, vermoedelijk, even ‘leuk’ vinden. Een andere mogelijkheid is passief: informeer bij de leverancier bij welke organisatie de toets-uitkomsten opgevraagd kunnen worden.

Toetsen voor meer grip

Toetsen op het voldoen aan standaarden geeft in de contractonderhandelingen helderheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over eventuele tekortkomingen en het oplossen daarvan. Ook na afsluiten van het contract blijft goed opdrachtgeverschap essentieel om het nakomen van afspraken af te dwingen. Het toegankelijk maken van toets-resultaten zorgt voor een efficiënt toets-proces, waarbij niet vaker getoetst wordt dan nodig is. Vraag er naar bij uw potentiële leverancier!

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u contact opnemen met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl.