In februari 2020 werd ik door een gemeente benaderd om diverse trainingen te verzorgen over het zaakgericht werken in het zaaksysteem (JOIN). In maart van dit jaar werden we echter geconfronteerd met de uitbraak van de coronacrisis. Alle fysieke trainingen werden uitgesteld en konden niet op korte termijn doorgaan. Uiteraard bleef de behoefte voor nadere uitleg en training in de organisatie wel bestaan. Deze behoefte werd misschien zelfs wel groter, door het vele digitaal- en thuiswerken. Even snel naar een collega lopen om wat te vragen is in deze tijd natuurlijk moeilijker. Voor ons lag daarom de uitdaging om alle werknemers te voorzien van voldoende ondersteuning om de werkprocessen digitaal, op een zorgvuldige manier af te handelen.

De oplossing

In samenwerking met de gemeente zijn we tot een gepaste en laagdrempelige oplossing gekomen. Vrijwel alle organisaties beschikken al over informatiedocumenten over het zaakgericht werken en instructiekaarten die men kan gebruiken om het systeem te kunnen bedienen. Uit ervaring merk ik echter dat er veel behoefte is aan overzichtelijke visuele ondersteuning. Mede daardoor hebben we ervoor gekozen om de geplande fysieke bijeenkomsten te vervangen door instructievideo’s.

Website met instructievideo’s

Om de instructies en informatie op een goede manier over te dragen is gebruik gemaakt van een website. Op deze site worden de instructievideo’s op een gestructureerde manier aangeboden in twee cursussen: de ‘beginnerscursus’ en de ‘cursus voor gevorderden’. In de video’s wordt gebruik gemaakt van schermopnamen waarin diverse processen in het systeem worden doorlopen. Tevens zijn video’s van PowerPointpresentaties en schematische overzichten gebruikt om mensen te laten zien hoe de processen er schematisch uitzien en verlopen. Deze overzichten kan men vervolgens van de site downloaden ter aanvulling.

Webinar

Een webinar gebaseerd op de instructie-site heeft ertoe geleid dat ondanks de coronacrisis de behoefte aan training en ondersteuning op een laagdrempelige manier is ingevuld. Door een goede mix van schriftelijke, schematische en visuele content zijn alle medewerkers goed ondersteund in het dagelijks werk op kantoor of thuis. Ook na de coronacrisis kan men de content op alle locaties ter ondersteuning (nogmaals) bekijken.

In deze opdracht is specifiek geïnformeerd over het zaakgericht werken en het doorlopen van processen in het zaaksysteem, maar ook andere systemen of processen kunnen op een vergelijkbare manier goed en laagdrempelig worden aangeboden aan de medewerkers.

Benieuwd hoe dit is vormgegeven?

Om u een beeld te geven van hoe een dergelijke omgeving er uit kan zien, is een demo-site gemaakt die u vrijblijvend kan bezoeken:

• Inlog = Telengy
• Wachtwoord = telengy2020

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.