Een onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet is voor de meeste lokale overheden het inrichten van een nieuw VTH-systeem. De implementatie betekent veel werk voor de projectleiders en de functioneel beheerders:

• Verschillende afdelingen van de organisatie moeten bijdragen leveren.
• Koppelingen moeten gelegd worden met andere systemen.
• Derden moeten wel/niet toegang krijgen en aangesloten worden.
• Aansluiting op het DSO moet gerealiseerd worden.

Dit is nog maar een fractie van de werkzaamheden die de organisatie moet uitvoeren naast de reguliere werkzaamheden. In de praktijk zien we dat het helpt om losse onderdelen zorgeloos uit te kunnen besteden. Een afgekaderd project is het ontwikkelen en inrichten van sjablonen in het nieuwe VTH systeem.

Binnen Telengy hebben we een aanpak ontwikkeld waarbij een groep functioneel beheerders binnen enkele dagen alle sjablonen ontwikkelt en inricht. Dit pakken we op de volgende wijze aan:

Point of contact

De vraag van de organisatie komt binnen bij één functioneel coördinator, zij is het aanspreekpunt voor de organisatie. Zij heeft wekelijks een overleg met de verantwoordelijke functioneel beheerders en de afgevaardigde key-users van de sjablonen. Na het bestuderen van de sjablonen die op de rol staan om omgezet te worden zal het eerste overleg gaan over eisen en wensen van de inrichting. Vragen richten zich bijvoorbeeld op:

• de beschikbare huisstijlen;
• standaarden en terugkomende elementen;
• wie mandaat heeft om te ondertekenen;
• welke slimme oplossingen zijn wel of niet gewenst;
• moet een matrix in een huidig sjabloon meegenomen worden of mag deze omgezet worden naar platte tekst;
• welke meta-data beschikbaar is.

Prioriteren en samenvoegen

De functioneel coördinator neemt de antwoorden mee naar het functioneel beheerders team. De volgende stap is prioriteren en samenvoegen. In een workshop wordt gekeken waar de slimme oplossingen zitten, wat eerst kan en waar de organisatie zelf keuzes in kan maken.

Sprints

Kort cyclisch begint het team te bouwen. Wekelijks levert het team de sjablonen op die de functioneel coördinator als testversie wekelijks oplevert bij de opdrachtgevende organisatie (review sessie). De organisatie heeft een week om de sjablonen te testen, opmerkingen en wensen op te schrijven en het sjabloon te beoordelen. De volgende weekreview worden de op- en aanmerkingen in ontvangst genomen en de volgende set sjablonen opgeleverd

Nazorg

Na een maand zijn alle sjablonen ingericht in het systeem, het team begint er mee te werken en is tevreden, of niet?! Het helpt om realistisch te zijn, processen veranderen en de sjablonen moeten aangepast worden. Het is van belang dat de functioneel beheerder goed op de hoogte is op welke wijze de sjablonen zijn opgebouwd en aangepast kunnen worden. Dit kan op twee manieren:

1. Een halve dag opleiding bij de oplevering van de sjablonen, waar de functioneel beheerder uitgebreid geïnstrueerd wordt over de sjablonen van de organisatie, de inrichting en aanpassingsmogelijkheden.
2. Een andere mogelijkheid is om de maanden na de oplevering maandelijks een moment te plannen om de sjablonen aan te passen en vragen te beantwoorden.

Conclusie

Het inrichten van nieuwe VTH-systemen kost veel tijd van de eigen organisatie, veel van de taken kunnen niet zorgeloos worden ondergebracht bij een andere partij. Het ontwikkelen en inrichten van sjablonen wel! Met veel contactmomenten en één aanspreekpunt houdt u regie en zorgt u ervoor dat er niets ontwikkeld wordt wat niet past de organisatie.

Verhalen uit de praktijk?

Voor een verhaal uit de praktijk kunt u gerust contact opnnemen met functioneel coördinator Teuntje Brouns.

Meer weten?