Vier gemeenten in West-Brabant, gezamenlijk goed voor zo’n 220.000 inwoners, opereren onder de naam ‘BERM’ (Bergen op Zoom, Etten-Leur, Roosendaal en Moerdijk). Al langere tijd werd gesproken over samenwerking op ICT-gebied en in augustus 2015 heeft dat zijn beslag gekregen door de officiële vorming van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling onder de naam ‘ICT West-Brabant West’ (kortweg: ICT WBW). Er is gekozen voor de recent toegevoegde vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie waarin alle activiteiten op het gebied van ICT zijn ondergebracht. Onder ICT moet in dit verband de automatisering verstaan worden. De I-kant (de informatievoorziening) valt hier dus niet onder. Telengy is nadrukkelijk betrokken bij ICT WBW.

GR in de praktijk

De vorming van een GR heeft veel voeten in de aarde, ook voor de medewerkers. Hun dienstverband bij de gemeente is beëindigd want ICT WBW is nu hun nieuwe werkgever. In het Sociaal Plan is beschreven hoe de inpassing van de medewerkers in het formatieplan vorm moet krijgen. Voor de medewerkers is dit een spannende periode geweest waarin de P&O-afdeling van de gemeente Moerdijk onder hoogspanning heeft gewerkt. De bestuurlijke inrichting kost ook de nodige aandacht. Een bestuur is gevormd uit de portefeuillehouders van de gemeenten en een directie uit de directeuren Bedrijfsvoering. Omdat de gemeente Moerdijk de gastheer is voor ICT WBW is ervoor gekozen om de directeur van Moerdijk een bijzondere rol te geven in de aansturing. Dit is vastgelegd in de GR-statuten en reglementen.

Op weg naar harmonisatie

Ook moest er gewerkt worden aan de relatie tussen de deelnemende gemeenten en ICT WBW. Hiervoor is een intensief periodiek overleg met de contactpersonen van de gemeenten opgericht. Ook is een DVO (dienstverleningsovereenkomst) opgesteld met daaraan gekoppeld een catalogus van producten en diensten. Voor de ontwikkeling van een goede werkwijze tussen functioneel en technisch beheer is een apart project opgezet. Het financiële aspect vraagt uiteraard de nodige aandacht. De GR moet een eigen begroting en rekening krijgen, waarin de verdeelsleutels een grote rol spelen. In eerste instantie is gekozen voor een aantal accounts maar dit zal verder verfijnd worden.

Natuurlijk is goede communicatie tussen en met alle betrokken partijen nodig. Een website (www.ictwbw.nl) en eigen intranet, periodieke medewerkersbijeenkomsten en een nieuwsbrief zijn daar elementen van. Omdat elke gemeente nog een eigen ICT-infrastructuur kent is een project gestart om te komen tot een nieuwe, uniforme infrastructuur waarop alle gemeenten aangesloten worden. Vanwege de Europese aanbesteding kent dit project een behoorlijke doorlooptijd.

Rol Telengy

Voor de vorming van ICT WBW heeft Willem Isendoorn van Telengy gedurende een jaar de rol van projectmanager vervuld. “Bij de start was de voorbereiding voor de vorming van de GR al volop in uitvoering. Ik ben gestart met een inventarisatie van alle uit te voeren activiteiten en heb deze, in overleg met de verschillende werkgroepen, in een detailplanning uitgezet. Vervolgens heb ik gekeken in welke bestuursvergaderingen over welke documenten een formeel besluit genomen zou moeten worden. Vervolgens heb ik teruggerekend wanneer bepaalde documenten gereed zouden moeten zijn voor behandeling in diverse gremia. Daarop heb ik vervolgens gestuurd.”

De voorbereiding van en deelname aan de bestuurs- en directievergaderingen gaven de gelegenheid om toelichtingen te geven en direct feeback te verkrijgen zodat de verschillende deadlines gehaald konden worden. Een belangrijke mijlpaal was dat de medewerkers op 1 januari 2016 in dienst zijn getreden van ICT WBW. Omdat de ‘winkel open moest blijven tijdens de verbouwing’ heeft Telengy-collega Frank Huijbregts in deze periode de rol van operationeel manager van ICT WBW op zich genomen.

Uitbreiding

Naast de genoemde 4 gemeenten maken ook enkele andere overheidsorganisaties gebruik van de diensten van ICT WBW. Dit zijn met name samenwerkingen waarin één of meer BERM-gemeenten al participeren. Ook hebben enkele gemeenten in de regio interesse om aan te sluiten op deze samenwerking. Dit kan de gemeenten ontzorgen, zodat ze zich kunnen concentreren op hun publieke taken.

We zijn benieuwd hoe deze samenwerking zich verder zal ontwikkelen. Directeur Eduard Kerssemakers: “Als het aan mij ligt, is de tijd rijp voor een flinke opschaling in het Brabantse ICT-landschap.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl. U kunt tevens contact opnemen met opdrachtgever Eduard Kerssemaker van ICT WBW via eduard.kerssemakers@ictwbw.nl