Informatie- en automatiseringsbeleidsplannen

Telengy houdt zich al jaren bezig met de informatievoorziening van gemeenten. Informatie- en automatiseringsplannen zijn al meerdere malen samen met gemeenten op papier gezet. Plannen die hielpen en helpen bij het versterken en moderniseren van de informatievoorziening. Maar veelal toch met een accent op de ontwikkelingen in de digitale wereld. De vraag is of ze in de ‘oude’ vorm nog passen bij de behoefte die gemeenten op dit vlak hebben? Tijd om daar weer eens mee aan de slag te gaan.

De rol van de digitalisering

Als we terugkijken naar de plannen die ooit zijn gemaakt, dan zie je dat de motor achter het op papier zetten van informatiebeleid vaak samen op ging met de ontwikkelingen op het gebied van de digitalisering. En nog steeds zie je dat veranderingen in de informatievoorziening in gemeenten vaak ‘technology-driven’ zijn.
Eigenlijk vreemd. Gemeenten zijn al eeuwen ‘informatiefabriekjes’ en veranderingen en de behoefte aan beleid op dit gebied zou eigenlijk al heel lang op de agenda moeten staan. Niet vanuit de digitaliseringsontwikkeling, maar vanuit de visie die je als gemeente moet hebben op je informatievoorziening.

Blijven veranderen

Wellicht ligt de verklaring bij het tempo waarin veranderingen zich voordeden en -doen. Gemeenten passen zich door hun structuur minder snel aan veranderingen aan. Toen alles nog op papier werd verwerkt, waren die veranderingen minder goed voelbaar dan nu.
We hebben in de laatste 40 jaar sprongen gemaakt die we eerder niet voor mogelijk hielden. De digitalisering dwong gemeenten om na te denken over haar informatieverwerking en -voorziening. En vooral over de weg die zij daarbij wilden volgen. En hoe we het ook wenden of keren, die weg ziet er steeds anders uit.

Grip krijgen. Daar gaat het om. En informatiebeleidsplannen helpen daarbij. Alleen speelt de vraag of de aanpak niet anders moet?

Een I-visie

Zeker is dat de behoefte aan beleid op het terrein van de informatievoorziening dit moment nog steeds groot is. En daarbij is het van belang dat er naast op de uitvoering gericht beleid ook expliciet aandacht is voor een visie op de informatievoorziening. Een visie die niet zozeer gekoppeld is aan plannen en perioden, maar aan de stip op de horizon.
In onze analyse van de informatiebeleidsplannen van de afgelopen jaren, zie je dat iedereen worstelt met de vorm, de omvang, het jargon, de inhoud en bijvoorbeeld de mate waarin de techniek een rol speelt.

In onze ogen is het van belang dat een gemeente een visie heeft op de wijze waarop zij haar informatievoorziening inricht, onderhoudt en verbetert. Een I-visie. Een I-visie die aansluit op de beelden die het bestuur van een gemeente heeft over de wijze waarop zij zich wil presenteren en aansluit op de wijze waarop de gemeentelijke organisatie wil werken.

Van O-visie naar I-visie

We hebben geconstateerd dat het expliciet formuleren van een I-visie die los staat van de digitale ontwikkelingen erg moeilijk is. Toch is juist de keus om naast een O-visie ook een afgeleide I-visie te formuleren hard nodig. Zeker om een goede verbinding te leggen tussen dat wat het bestuur wil en dat wat de organisatie kan bieden op het gebied van de informatievoorziening. En dat staat los van de digitalisering.
In de praktijk blijkt namelijk dat de bestuurlijke beelden van de dienstverlening en de bijbehorende informatievoorziening niet altijd sporen met de wijze waarop de ambtelijke organisatie daar tegenaan kijkt. Uiteraard stelt iedereen de inwoner en ondernemer centraal in de informatievoorziening. Maar een bestuurder kijkt hierbij naar buiten, terwijl de ambtelijke organisatie meer naar binnen kijkt.

Dat laatste zullen veel ambtenaren niet altijd her- en erkennen, maar als je bij gemeenten projectenportfolio’s vergelijkt met bestuurlijke plannen, dan blijkt daar toch heel vaak een gat te zitten tussen de behoeften van de bestuurders en die van de ambtelijke organisatie.

Dat betekent dan ook dat de I-visie moet aansluiten bij de vraag: “Hoe willen wij als gemeente werken voor haar inwoners en ondernemers, en hoe willen wij daarbij onze informatievoorziening laten aansluiten?”

En als dat bij u ook een vraag is die steeds weer terugkomt, dan willen wij graag eens met u van gedachten wisselen over het spanningsveld tussen de visie op de informatievoorziening en de wijze waarop de digitalisering zich daar steeds weer doorheen wringt.

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met Eric Leroi, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl.