Gemeenten zijn inmiddels verantwoordelijk voor de meest kwetsbare groepen in onze samenleving. Zij hebben onder andere de opdracht gekregen om een (bovenlokaal) advies- en meldpunt huiselijk geweld te organiseren onder de naam Veilig Thuis (hierna te noemen: ‘VT’). De gemeenten in Zuid-Gelderland hebben ervoor gekozen om de organisatie en uitvoering van VT in handen te leggen van de GGD Gelderland-Zuid.

VT Gelderland-Zuid is een samenvoeging van vier organisaties voor kindermishandeling en huiselijk geweld in de regio: het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK), Jeugdbescherming Gelderland (voorheen Bureau Jeugdzorg), Moviera en het Meldpunt Bijzondere Zorg (MBZ), dat al ondergebracht was bij de GGD. VT Gelderland-Zuid is laagdrempelig, toegankelijk en 24/7 gratis bereikbaar via diverse kanalen voor publiek en professionals. Door één meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling ontstaat er meer samenhang in de aanpak. VT Gelderland-Zuid werkt systeemgericht en volgens de inmiddels welbekende principes: ‘één gezin, één plan, één regisseur’ en ‘eigen kracht, samen kracht’.

De opdracht

In april 2015 zijn adviseurs Annemarie van Kranenburg (NCOD) en Roald Schel (Telengy) gestart als projectleiders informatie- en procesmanagement VT bij GGD Gelderland-Zuid. De opdracht omvat de aanbesteding, inrichting en implementatie van de nieuwe registratie- en ondersteuningsapplicatie voor VT. In de nieuwe applicatie worden zorgmeldingen en adviezen geregistreerd en is het primaire proces van meldingsafhandeling ondergebracht. Een tweede aspect van de opdracht is het faciliteren en verder optimaliseren van de huidige processen, ICT en informatievoorziening, totdat de nieuwe applicatie geïmplementeerd is en deze taken door de interne organisatie overgenomen worden. Deze optimalisatieslag is van belang, aangezien de huidige werkwijze niet efficiënt is. De nieuwe VT-organisatie werkt voorlopig met de vier huidige registratiesystemen van de samengevoegde organisaties, met stand-alone koppelingen (GBA-V, CORV) en processen en IT-voorzieningen die nog niet volledig op orde zijn. Hierdoor gaat veel kostbare tijd van medewerkers verloren; tijd die nodig is om het groeiende aantal zorgmeldingen af te kunnen handelen. Er is daarom sprake van een behoorlijke tijdsdruk voor de aanschaf en implementatie van de nieuwe applicatie, want hiermee zullen bovengenoemde knelpunten voor een groot deel opgelost worden.

Hoe staan we er nu voor?

Wat de huidige manier van werken complex maakt, is dat de medewerkers van VT formeel (nog) in dienst zijn bij hun eigen organisaties en vanuit daar worden gedetacheerd aan de nieuwe organisatie. Gevolg is dat niet alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde IT-faciliteiten (hardware, netwerk, beveiliging, mailomgeving), de mailboxen waar zorgmeldingen binnen komen en de afgeschermde delen van de vier bestaande applicaties waarin geregistreerd en geraadpleegd wordt. Aangezien er in de keten van organisaties gewerkt wordt met diverse beveiligde verbindingen, verschillende autorisatieniveaus en privacygevoelige (cliënt)gegevens, bleek deze barrière lastig op te heffen. Dit is opgelost door het opstellen van een convenant tussen Jeugdbescherming Gelderland en GGD Gelderland-Zuid, op initiatief van projectleiders Annemarie van Kranenburg en Roald Schel. “In het convenant zijn heldere afspraken gemaakt op bestuurlijk niveau, welke ervoor zorgen dat alle VT-medewerkers over dezelfde middelen en de juiste autorisaties beschikken om hun werk beter en een stuk efficiënter uit te kunnen voeren, tot de nieuwe applicatie is geïmplementeerd”, licht Roald Schel toe.

“Parallel aan het convenant is met name gefocust op het aanbestedingstraject voor de VT-applicatie. Daarbij is in eerste instantie geïnventariseerd of het mogelijk was om een gezamenlijke aanbesteding op te zetten met andere VT-organisaties in Nederland. Dit bleek niet haalbaar, omdat een deel van de organisaties inmiddels een keuze voor een applicatie had gemaakt, aangezien er bij alle organisaties veel tijdsdruk op de aanschaf stond. Ook de uitgangssituaties (bijvoorbeeld de organisatievorm van VT en het huidige applicatielandschap) en wensen van de organisaties lagen teveel uit elkaar”, vertelt Annemarie van Kranenburg. Als afsluitend onderdeel van het aanbestedingstraject is een referentiebezoek georganiseerd bij VT Noord-Holland Noord; een organisatie die al in productie is met de applicatie van de leverancier die uit de aanbesteding als beste naar voren is gekomen. Het bezoek diende mede als ‘proof of performance’ voor de applicatie in de praktijk. De aanbesteding is inmiddels succesvol afgerond. Op 1 september 2015 is samen met de leverancier gestart met de implementatie, die volgens planning tot medio november zal duren. Vanaf dat moment zal met de nieuwe applicatie gewerkt gaan worden.

Resterende uitdagingen

“Het is de verwachting dat de functionele inrichting van de applicatie vanaf dat moment nog wel verder geoptimaliseerd en op maat gemaakt moet worden, aangezien de VT-taken nieuw zijn voor zowel de VT-organisaties als de softwareleverancier(s)”, zo stelt Roald Schel. De conversie c.q. migratie van de gegevens uit de vier oude applicaties zal na de implementatie plaatsvinden. Deze gegevens moeten inzichtelijk zijn voor de VT-medewerkers, want bij nieuwe meldingen moet immers gecontroleerd kunnen worden of een cliënt al bekend is binnen de organisatie. De conversie heeft onder andere betrekking op cliëntgegevens, de inhoudelijke dossiers en de gegevens van organisaties en medewerkers. Roald Schel: “Wanneer de implementatie van de registratieapplicatie is afgerond, is het conversieproject slechts één van de volgende uitdagingen die de nieuwe VT-organisatie te wachten staat. Een andere uitdaging is het toewerken naar de optimale formatie en bezetting van de nieuwe organisatie, nu steeds meer duidelijk wordt welke taken en werkzaamheden er behoren bij een VT-organisatie en hoe dit in het geval van Gelderland-Zuid het beste ingevuld kan worden. Daarnaast vindt per 1 december een verhuizing plaats van de VT-organisatie naar een nieuwe fysieke locatie in Nijmegen. Een project dat de nodige voeten in aarde heeft en goede afstemming vereist tussen alle betrokkenen.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roald Schel, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 28 42 18 62 of via e-mail: r.schel@telengy.nl.