Informatie is cruciaal in onze steeds verder digitaliserende maatschappij. De continu veranderende eisen en wensen van binnen en buiten de organisatie maken de informatievoorziening van overheden tegelijkertijd steeds complexer. Dit vraagt om een informatievoorziening die efficiënt en effectief is ingericht, waarbij geen tijd en inspanning verloren gaan aan het zoeken naar informatie, het verstrekken van foutieve informatie of het bijhouden van dezelfde informatie in verschillende systemen. Kortom, om een informatievoorziening die lean is ingericht.
Lean is een manier van werken waarbij alle handelingen die niet bijdragen aan waarde voor de klant, zoveel mogelijk worden vermeden. De leanfilosofie kent vijf leidende principes: klantwaarde, waardestroom, flow, pull en perfectie. Door vanuit deze principes naar informatievoorziening te kijken en instrumenten uit de lean filosofie toe te passen, is grote winst te halen. Het leidt tot hogere kwaliteit, lagere kosten en meer flexibiliteit ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen.
Klantwaarde en waardestroom
Bij lean staat de klant centraal. De klant is in een gemeentelijke context alleen geen eenduidig begrip. De klant kan zowel een inwoner of bedrijf zijn, maar ook een medewerker, bestuurder of ketenpartner. Maar als je kijkt naar klantwaarde van informatie zou je wel kunnen stellen dat alle klanten hetzelfde willen, namelijk de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats. Informatie als water uit de kraan dus. Dat valt in de praktijk vaak nog tegen. Als je nauwkeuriger kijkt naar hoe informatie door een proces stroomt (de waardestroom) blijkt dat dit vaak gepaard gaat met handelingen die geen klantwaarde bieden.
Er zijn in leantermen zeven soorten activiteiten die niet bijdragen aan klantwaarde, de zogenaamde verspillingen. In de figuur hiernaast zijn voorbeelden opgenomen van verspillingen in de gemeentelijke informatievoorziening.
Iedereen kent waarschijnlijk wel vergelijkbare voorbeelden uit de praktijk. Het leidt ertoe dat gebruikers van informatie bezig zijn met de verkeerde dingen. Je zou dat een verspilling van talent kunnen noemen. Verspilling van talent wordt daarom ook wel als de achtste verspilling genoemd, bovenop de al eerdergenoemde zeven.
Flow, Pull en Perfectie
Het ultieme doel is dat informatie op de juiste manier door het proces stroomt (flow). Daarbij moet informatie de kwaliteit hebben die het proces op dat moment vereist en moet de informatie beschikbaar zijn op het moment dat de gebruiker het nodig heeft (pull). Dat lukt meestal niet ineens. Het streven moet daarom zijn dat iedereen die onderdeel is van de waardestroom steeds bezig is met de vraag hoe informatiestromen verder kunnen worden verbeterd (Perfectie). Maar hoe krijg je dat voor elkaar?
Schaap met vijf poten
Van oudsher heeft gegevensbeheer vooral betrekking op het beheer van specifieke gegevensbronnen van bijvoorbeeld een afdeling. Om vragen van binnen en buiten de organisatie betrouwbaar en efficiënt te kunnen beantwoorden moeten gegevens steeds meer over applicaties, afdelingen én organisaties heen kunnen worden gebruikt en uitgewisseld. Daarvoor is het nodig dat afspraken worden gemaakt, niet alleen over de inhoud van individuele gegevens, maar ook over het gebruik en de uitwisseling ervan.
Hiervoor is een integrale benadering van gegevensbeheer nodig, die ook wel wordt aangeduid met de term gegevensmanagement. Een gegevensmanager richt zich op de samenhang tussen de verschillende gegevensverzamelingen en het organisatiebrede gebruik van gegevens. Iemand die zich bezig houdt met het genereren van klantwaarde uit informatie. Daarvoor is wel een schaap met vijf poten nodig. Hij moet immers zicht hebben op gegevens, architectuur, processen, organisatie en techniek. En dan moet hij de organisatie daar ook nog in mee zien te krijgen.
De leanfilosofie biedt de gegevensmanager handvatten om deze rol op een effectieve manier in te vullen. Door inzicht in de waardestroom is hij in staat verspillingen zichtbaar te maken en kan hij samen met de organisatie (blijvend) verbeteringen doorvoeren. Het resultaat is dat medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken en dat informatie die zij daarbij nodig hebben inderdaad als water uit de kraan stroomt.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.
