Hoe maak je een succes van een aanbesteding? Helemaal als je je er als organisatie eenmaal van bewust bent dat een aanbesteding niet vrijwillig gaat maar een verplichting is. Maar hoe doe je dat dan? De volgende 5 stappen maken het eenvoudiger.

Tip 1: Neem de tijd

Ik ervaar nog te vaak dat organisaties een langdurige termijn gebruiken om te besluiten om al dan niet over te gaan tot aanbesteden en na dat besluit ineens heel veel haast hebben. Een hele lastige en onwenselijke situatie, zeker wanneer het om aanbesteden gaat. Behalve dat we met aanbesteden gebonden zijn aan wettelijk vastgestelde minimale termijnen, is het voor een succesvolle procedure noodzakelijk om al vóór aanvang voldoende tijd te besteden aan zaken als:

• Het samenstellen en voorbereiden van een goed team;
• De marktverkenning;
• De marktconsultatie;
• Het bepalen van de inkoopstrategie;
• Het bepalen van de planning;
• Het voorbereiden en beschikbaar stellen van de standaard documenten waarmee de aanbestedingsprocedure doorlopen wordt.

Aanbesteden doe je er dus niet even bij…  Alle aanbestedingsprocedures kenmerken zich door het werken met verplichte vaste minimale termijnen. Daardoor zijn de werkzaamheden redelijk goed in te plannen en kan er in elke agenda rekening gehouden worden met de ‘piekmomenten’ waarin de claim op de volledige agenda van de betrokkene wordt gelegd. Toch komt het in praktijk maar al te vaak voor dat daar juist de ‘pijn’ ontstaat. Aanbestedingen lopen naar mijn mening te vaak dwars door de dagelijkse ‘wirwar’ van allerlei andere, natuurlijk ook heel belangrijke, planningen heen. Daardoor kunnen betrokkenen zich niet volledig richten op de werkzaamheden tijdens de voorbereidingen en de aanbestedingsprocedure. Deze situatie levert in praktijk maar al te vaak te spanningen op bij de deelnemers. Wil het bestuur/de directie de aanbesteding succesvol laten verlopen? Dan is het stellen van prioriteit voor de aanbestedingsprocedure een must. Doe je dat als directie niet, dan gaat dat altijd ten koste van de kwaliteit. Gevolg: kans op her-aanbestedingen, ‘verkeerde’ of te weinig aanbiedingen of bijvoorbeeld protest uit de markt. Aanbesteden is professioneel inkopen. Je vraagt als organisatie de markt een zo goed mogelijk passende aanbieding te leveren op basis van een gedegen bestek/programma, met daarin de functionele eisen en wensen bepaald door de eigen organisatie. Afhankelijk van het onderwerp van aanbesteden kies je de best passende aanbestedingsprocedure. Allemaal hebben ze hun eigen kenmerken, maar ook gemeenschappelijke kenmerken. Een goede voorbereiding is het halve werk, een slechte uitvraag levert immers slechte aanbiedingen op. Het is voor de organisatie heel kostbaar en spijtig om pas bij de ingekomen aanbiedingen te ontdekken dat de uitvraag niet de gewenste aanbiedingen opgeleverd heeft, of dat er maar één aanbieding binnen komt terwijl je verwachtte een gedegen keuze te kunnen maken. Neem dus de tijd!

Tip 2: Formeer een goed team

Denk eraan dat leveranciers die deelnemen aan een aanbestedingsprocedure véél geld investeren en hoge risico’s nemen. Meestal is er maar één aan wie de opdracht gegund wordt. Ik pleit voor het selecteren van vakspecialisten, management, inkopers, juridische ondersteuning. Zorg ook voor voldoende vakspecialisten. Los van het feit dat je hiermee een gedegen onderbouwing kunt geven, krijgt de markt het signaal dat je als organisatie/aanbestedende dienst serieus omgaat met het opstellen van de uitvraag en met voldoende kennis de ingekomen aanbiedingen beoordeelt.

Tip 3: Één op één kopiëren van een bestek lijkt ontzettend handig, maar doe het niet!

Hoe handig is het tegenwoordig om via een van de aanbestedingsplatformen (bijvoorbeeld tenderned.nl, aanbestedingenkalender.nl) een bestek te downloaden voor eigen gebruik. Dat scheelt je als organisatie een hoop tijd, typewerk en denkwerk. De tegenstelling is echter de waarheid! Gaat het bij dergelijke praktijken niet al tijdens het beantwoorden van de nota van inlichtingen of bij het voorlopig gunnen mis (met juridische consequenties), dan volgt daarna nog de grote kans dat ‘de implementatie’ van de winnende aanbieding niet aan de verwachtingen van de organisatie voldoet. De vraag is dan alleen of dit aan de kwaliteit van de aanbieding of aan de kwaliteit van de uitvraag heeft gelegen…

Tip 4: Besef wat je aan de markt vraagt om een inschrijving te doen

Het inschrijven op een aanbesteding kost leveranciers veel geld. Het inschrijven op een  modernisering kantoorautomatisering zal de leverancier tussen de € 15.000 en € 25.000 kosten en een Mid- en Frontoffice aanbesteding zal de voor de leveranciers een veelvoud aan investeringen kosten. Naast het feit dat alle leveranciers die deelnemen het recht hebben op een goede motivatie waarom zij helaas geen winnaar zijn geworden, is mijn ervaring ook dat leveranciers hier mede door de beperkte kansen in de markt steeds vaker om die motivatie vragen.

Tip 5: Plan om de vakanties en feestdagen heen!

In de praktijk blijkt dat leveranciers het als zeer onhandig ervaren wanneer de planning van de aanbesteding zo is opgezet dat de tijd voor het uitwerken van de aanbieding voor het grootste gedeelte in een vakantieperiode valt. Leveranciers hebben dan onvoldoende resources beschikbaar om tijdig te kwaliteit te leveren die je als klant mag verwachten. Gevolg is dat leveranciers er steeds vaker voor kiezen om dan maar niet in te schrijven. Of je daar als organisatie mee geholpen bent, is de vraag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.