Er was eens…

… een prachtig historisch stadje aan de IJssel in het oosten van het land. Doesburg, trotse Hanzestad met welgeteld zo’n 11.000 inwoners en ondernemers. Met honderdduizenden bezoekers per jaar is het een bruisende stad met een gemeentelijk bestuur dat graag zijn eigen boontjes dopt. De gemeente wil er zijn voor álle inwoners en ondernemers: zowel jong als oud, digitaal vaardig of niet. Als kleine gemeente heb je niet de luxe om altijd voorop te lopen. De digitale ontwikkelingen gaan razendsnel. Het trekken van een sprintje om die ontwikkelingen bij te benen is daarom soms nodig. En tegelijk best slim: omdat je met een eenmalige forse inspanning weer bij bent. Daarmee breng je de dienstverlening direct weer op een hoog niveau en bespaar je flink op je bedrijfsvoeringskosten. Daarna is het gemakkelijker op niveau te blijven. Zo ook in de jaren 2019 tot 2020, toen het programma ‘Digitaal werken en dienstverlenen’ van start ging, en waarmee een geweldige inhaalslag gemaakt werd.

Trackrecord

In het programma werden drie projecten gedefinieerd: één project richtte zich op het verbeteren van de interne digitale samenwerking, een ander project gaf een boost aan de digitale dienstverlening en het laatste project leidde tot een digitaliseringslag in het sociaal domein. Dit resulteerde in onderstaand trackrecord:

• Verbeterde processen (leerlingenvervoer, invordering, evenementenvergunning, meldingen openbare ruimte) aan de hand van de methode ‘klantreizen’. Daarbij wordt er geluisterd naar wat de inwoners en ondernemers écht willen van de dienstverlening van de gemeente.
• Compleet nieuwe, servicegerichte en toegankelijke website met een modern en onderhoudsvriendelijk beheersysteem.
• Ingebruikname van een digitaal platform en app voor meldingen openbare ruimte.
• Sjablonentool met geïntegreerde huisstijl en relevante koppelingen.
• Boost aan het digitaal en zaakgericht werken: (papieren) aanvragen en verzoeken worden direct (geautomatiseerd) in het zaaksysteem gebracht, en meer processen worden door medewerkers digitaal geregistreerd, afgehandeld en gearchiveerd.
• Koppeling van het zaaksysteem met verschillende vakspecifieke applicaties (OpenWave, SIM e-formulieren, MensCentraal, Suite4SociaalDomein) voor automatische archivering.
• Verdere uitrol en gebruik van Office 365 en Teams (inclusief de raad).
• Uitbreiding van e-formulieren en e-diensten. Deze geven een impuls aan de selfservice voor inwoners en ondernemers.
• Beveiligde inlogmogelijkheden met e-Herkenning voor bedrijven en DigiD voor de inwoners.
• Ingebruikname van een Persoonlijke Internet Pagina voor alle inwoners (Mijn Doesburg) om informatie gepersonaliseerd en transparanter te maken.
• WhatsAppen met de gemeente.
• Papieren correspondentie omgezet naar digitale verzending via Mijn Overheid Berichtenbox.
• Belasting betalen met iDeal of een QR-code.
• Vernieuwd bestuurlijk besluitvormingsproces en koppeling voor automatische archivering.
• Applicatie voor elektronisch ondertekenen; afstappen van de geschreven handtekening in 90% procent van de werkprocessen.
• Alle archiefwaardige documenten automatisch opgeslagen in centraal documentmanagementsysteem.
• Inzage in alle persoonlijke dossiers en documenten van cliënten voor Werk en Inkomen, Jeugdzorg en WMO via een persoonlijke en goed beveiligde internettoegang.
• Volledig geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen samenwerkende partijen in de zorgketen.
• Een ondersteunende app voor werkzoekenden.

Goed getimed

Precies toen het coronavirus iedereen begin 2020 noodzaakte om digitaal te gaan werken was het programma afgerond. In nog geen twee jaar tijd heeft de organisatie op dit vlak enorme stappen gezet. Het programma creëerde een momentum, waardoor de overgang naar thuiswerken voor veel ambtenaren soepel is verlopen. Immers, de voorzieningen waren al beschikbaar. Dit is een mooi voorbeeld voor andere gemeenten hoe in korte tijd een forse digitale stap voorwaarts gezet kan worden!

De kracht van Doesburg

Hoewel Doesburg zich als kleine gemeente qua financiële kracht en omvang niet kan meten met grote gemeenten, heeft zij met deze digitaliseringslag toch een prestatie van formaat neergezet. Dat is gelukt door meerdere factoren:

• Een bestuur dat bereid is geweest alle financiële middelen beschikbaar te stellen en steeds het programma te steunen.
• Een kritische maar krachtig ondersteunende stuurgroep. Waarin directie en burgemeester het programma strak volgden maar tegelijkertijd het programma alle ruimte gaven om zelfstandig keuzes te maken en vaart te maken. En die er steeds was als er door zware tegenvallers om escalatie gevraagd werd.
• Enthousiaste en hardwerkende eindgebruikers, applicatiebeheerders en projectleden die voor een gemeente van deze omvang een hoog kennis- en ervaringsniveau hadden.

Voor medewerkers van Telengy een fantastische omgeving om in te werken en om resultaten mee neer te zetten. Een vruchtbare bodem waarin zaaien ook veel oogst oplevert!

Telengy’s trots

Met veel plezier zijn diverse adviseurs van Telengy in Doesburg actief geweest in één of meer van onderstaande rollen:

• Opzetten en uitvoeren programmamanagement;
• Projectleiding geven aan onderliggende projecten;
• Inbrengen van innovatieve kennis en veranderkundige ervaring;
• Strak sturen op inzet IT-leveranciers;
• Opzetten van een sturend architectuurteam;
• Zorgen voor werkdrukvermindering binnen teams.

Allen hebben de samenwerking met de gemeente altijd als zeer prettig ervaren. Het wandelingetje van De Bleek door het mooie straatje naar het Stadhuis wordt gemist. We kunnen wel zeggen dat Doesburg een speciaal plekje heeft in ons hart.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl. Ook kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.