Het is 3 jaar geleden dat ik mijn afstudeeronderzoek over herindelende gemeenten voor de Radboud universiteit heb afgerond en aan de slag ben gegaan als adviseur bij Telengy. Inmiddels ben ik vanuit Telengy voor ruim tien organisaties werkzaam geweest waar ik bij heb mogen dragen aan diverse projecten en uitdagingen. Momenteel ben ik werkzaam als projectleider voor de implementatie van het nieuwe VTH-systeem binnen de Bevelandse gemeenten. Daarnaast ben ik deelprojectleider besluitvorming en digitale ondertekening voor de gemeente Hoeksche Waard en coördineer ik in het project van de Veiligheidsregio Noord-Oost-Gelderland de realisatie van diverse sjablonen voor de omgevingswet. In dit artikel wil ik graag enkele tips delen die de afgelopen jaren waardevol voor mij zijn geweest.
Zorg voor een goed (project)team en betrek de juiste mensen
Het spreekt voor zich dat er binnen een project gezocht wordt naar de juiste mensen om een projectteam op te zetten. In veel van de projecten waar ik bij betrokken ben geweest was er zeker een goed team met veel kennis en expertise samengesteld. Bij diverse projecten heb ik echter ervaren dat het betrekken van mensen buiten het projectteam ook van grote toegevoegde waarde kan zijn.
Door het project breder te trekken dan uitsluitend binnen het projectteam voorkom je dat het project het ‘speeltje’ wordt van een klein groepje mensen. Juist de mensen die met de applicatie/nieuwe processen/etc. moeten gaan werken betrek ik zoveel als mogelijk in een vroegtijdig stadium. Door de (praktijk)ervaring wordt er vaak goede input gegeven en ook de onboarding bij de uitrol verloopt veel soepeler. Tot slot is me opgevallen dat het belangrijk kan zijn om mensen met besluitvormende functies te betrekken en structureel mee te nemen in de voortgang van een project. Dit zorgt ervoor dat wanneer er besluitvorming nodig is voor een deel van het project dit snel kan verlopen en eventuele vertraging van het project voorkomen kan worden.
Blijf jezelf ontwikkelen en sta open voor input en feedback
Terugkijkend naar de afgelopen jaren is me opgevallen dat continue ontwikkeling van kennis en persoon van grote toegevoegde waarde is in de diverse opdrachten en projecten. Nieuwe wetten, continue ontwikkeling van de maatschappij en de snelle digitalisering geven daar voldoende reden toe. Naast interne themasessies en kennissessies binnen Telengy heb ik afgelopen zomer deelgenomen aan de lean-opleiding Green belt. Al deze nieuwe kennis geeft mij veel tools om de uitdagingen binnen projecten en opdrachten te voorzien van een passende oplossing.
Naast concrete kennis is me in veel organisaties opgevallen dat open staan voor feedback van grote meerwaarde kan zijn voor het project waar je bij betrokken bent. Het kan lastig zijn om op een juiste manier om te gaan met positieve en/of negatieve feedback, maar juist die input en feedback zorgt ervoor dat het projectresultaat geoptimaliseerd kan worden. Daarom tracht ik feedback zo goed mogelijk mee te nemen en te gebruiken om het eindresultaat te verbeteren.
Een project loop nooit af…
Projecten waar ik me de afgelopen tijd veel mee bezig heb gehouden voor o.a. de gemeente Hoeksche Waard, Gemeente Beekdaelen en de veiligheidsregio Noord-Holland-Noord hadden betrekking op het besluitvormingsproces. Gemeenten hebben, ondanks een vergelijkbare organisatie, de processen rondom besluitvorming vaak verschillend ingericht. Op het gebied van digitalisering en optimalisatie van deze processen is veel winst te behalen. Zo is voor de gemeente Beekdaelen het gehele proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd waar mogelijk. Tot slot is ook een digitale ondertekening in het besluitvormingsproces mogelijk gemaakt. Deze opdracht kwam op 1 juni 2021 ten einde. Desondanks heb ik in november 2021 voor de gemeente Beekdaelen nog een dag uitleg en advies mogen geven.
Tot slot wil ik meegeven dat een digitaliseringsproject eigenlijk nooit echt af is. Digitalisering en optimalisatie van processen is een continue proces. Organisaties zouden processen periodiek moeten evalueren en waar nodig optimaliseren. Ondanks dat dit voor veel organisaties bekend is, blijft het een uitdaging om de PDCA-cyclus ook daadwerkelijk structureel toe te passen.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 66 18 71 of via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.
