Afgelopen week werd opnieuw duidelijk hoe eensgezind de Nederlandse gemeenten zijn in hun vrees voor de geplande bezuinigingen op hun budget. Onder aanvoering van de VNG gaan ze komende weken de strijd aan, zo nodig via de rechter. Dat het zo hoog oploopt komt voort uit de gezamenlijke vrees dat gemeenten hun taken niet meer kunnen uitvoeren. Dat tekorten dreigen, is al enige tijd aanleiding voor gemeenten om kritischer te kijken naar de noodzaak en uitvoering van projecten. Tel hier een andere marktomstandigheid, de voortdurende tekorten op de arbeidsmarkt, bij op en je begrijpt waarom gemeenten in toenemende mate aan de slag zijn hun project- en portfoliomanagement goed in te richten. Want richt je dit goed in, dan dragen de beperkte capaciteit en middelen optimaal bij aan de beoogde doelen.   

Groter aanbod van systemen

Dat het aantal gemeenten, dat werkt aan haar project en portfoliomanagement, toeneemt zie je inmiddels ook terug in het aanbod van systemen die hierin kunnen ondersteunen. Steeds meer aanbieders breiden hun systemen voor projectmanagement uit met mogelijkheden om sturing te geven aan het geheel van projecten binnen een organisatie(onderdeel). Waar het eerder vooral van belang was dat er strakke projectplanningen en dynamische takenlijstjes gemaakt konden worden, daar moeten projecten nu ook langs afwegingskaders gehaald kunnen worden en moet inzichtelijk zijn wat de optimale planning en samenstelling van het portfolio is gelet op de beschikbare capaciteit en middelen. 

Een middel, geen doel op zich

Maar heb je hier wel echt een apart systeem voor nodig en zo ja, wanneer is het nodig? We weten immers allemaal: een middel moet niet het doel zijn. Persoonlijk zie ik vooral de meerwaarde van een dergelijk systeem zodra er behoefte is om onderbouwd te kunnen (bij)sturen op het geheel aan projecten. Projecten op zichzelf kunnen over het algemeen prima gemanaged worden met de vaak al beschikbare Microsoft applicaties. Overzicht en inzicht op het geheel is complexer. Natuurlijk kan ook dat met behulp van een combinatie van applicaties als Excel, PowerBI, Teams en service management software. Een groot nadeel hiervan is dat de veelvoud aan verschillende systemen het voor de gebruiker nog complexer maakt. Eén toegespitst systeem neemt deze complexiteit weg en maakt het eenvoudiger om grondige analyses uit te voeren op het gecreëerde overzicht. Wanneer dit nodig is, is afhankelijk van de aanpak die je als organisatie kiest.  

Als middel voor het verhogen van de kwaliteit 

Je bent al gestart met het verkrijgen van een actueel overzicht en richt processen en methoden in om te komen tot inzichten op resources, strategische bijdrage en afhankelijkheden. Zo ben je er zeker van dat een project- en portfoliomanagementsysteem de juiste input krijgt en van meerwaarde kan zijn. Het systeem kan ingericht worden naar reeds bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden. Maar nu komt het allemaal samen op één plek en kan de informatie gebruikt worden om analyses en doorrekeningen uit te voeren met behulp van slimme technieken. 

Als middel om een verandering te forceren

Aan de andere kant zijn er ook gemeenten die worstelen met het borgen van de processen en met de complexiteit van portfoliomanagement. De echte meerwaarde wordt pas gevoeld zodra er ook echt (bij)gestuurd wordt aan de hand van verkregen inzichten. Echter, er is tijd en veel voorwerk nodig om tot dat punt te geraken. In de fase voordat er echt (bij)gestuurd kan worden, ervaart men nog niet de positieve effecten van de verandering. Dit maakt het extra lastig de nieuwe werkwijze toch te borgen. Zo blijft er vaak een aanjager nodig die een ieder scherp houdt op procesafspraken, rollen, taken en verantwoordelijkheden. Naast aanjagen is er dan ook iemand nodig voor het creëren van overzicht over de juiste informatie en een vertaling naar de juiste inzichten. Het lukt in deze fase niet om de stap naar analyseren en doorrekenen te maken. In gebruik nemen van één systeem hiervoor kan dan fungeren als een kapstok waar processen en methoden aan opgehangen kunnen worden. Met als bijkomend voordeel dat het een stuk makkelijker wordt om informatie te analyseren en doorrekeningen uit te voeren met behulp van slimme technieken. Natuurlijk zal de input van informatie in het begin nog te wensen over laten en de kwaliteit van inzichten daarmee ook. Wel maak je hiermee de stip op de horizon concreet en is nut en noodzaak voor iedereen een stuk duidelijker. Zo ontstaat draagvlak en is het niet langer alleen het feestje van de aanjager.  

Kortom

Loop je vast in de implementatie van doelgericht project en portfoliomanagement? Kom je ondanks herhaaldelijk het net opgehaald te hebben, niet tot daadwerkelijk (bij)sturen? Of mag de kwaliteit van analyses en adviezen wel wat omhoog? Dan biedt een project- en portfoliosysteem wellicht de oplossing. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Thomas de Jong via de contactpagina.