Toekomstige ontwikkelingen vragen meer en meer regie van een gemeente, maar is uw organisatie daar wel klaar voor? Een vraag waar veel gemeenten mee worstelen en waar ook geen pasklaar antwoord op mogelijk is, want dé regieorganisatie bestaat niet; het vraagt maatwerk. In haar afstudeeronderzoek in het kader van de Executive Master of Business Administration concludeert Herma Oosterhof dat regievoeren dé corebusiness van de gemeente wordt.

De gemeentelijke organisaties zijn volop in beweging. Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen vragen om het verbeteren van de dienstverlening, participatie en samenwerking met burgers, bedrijven en andere maatschappelijke organisaties. Samenwerking en het werken in ketens (denk aan de RUD’s en de transities in de zorg) vraagt om een andere gemeentelijke organisatie waarbij zowel de politiek, bestuur als ambtenaren anders zullen moeten gaan werken. De gemeente moet hierbij haar plaats en positie in de keten echter goed bepalen en de ‘regie nemen’.

Wat vraagt een regieorganisatie?

Oosterhof geeft in haar onderzoek antwoord op cruciale vragen die van belang zijn voor een regiegemeente in de dop:

• Welke strategie en inrichting (principes) is passend voor een regiegemeente?
• Hoe zorgt de gemeente dat zij proactief invloed kan uitoefen op de beleidsprocessen, kwaliteit van dienstverlening?
• Hoe kunnen kosten beheerst worden en kan invloed uitgeoefend worden op de kwaliteit en continuïteit van de geleverde diensten?
• Hoe wordt de gemeente een gelijkwaardige samenwerkingspartner?
• Hoe kan het bestuur krachtig naar buiten treden, welke rol vraagt dit van bestuurders?

Conclusies voor toekomstige regieorganisatie

Gemeenten hebben verschillende rollen bij samenwerking en uitbesteding; die van zowel eigenaar, klant als leverancier. Zij kunnen de soevereiniteit niet overdragen en blijven altijd verantwoordelijk voor de producten en diensten die door de samenwerkingspartners, leveranciers en/of via SSC worden uitgevoerd. Dit maakt voor hen regievoeren complex.

Regie is te definiëren als: “Het beïnvloeden en sturen in een complexe omgeving”. De regieorganisatie functioneert op strategisch- en tactisch niveau en stoot de operationele, uitvoerende taken af. De regieorganisatie is de smeerolie tussen vraag en aanbod, schakel tussen klantorganisatie en de productie (leverancier) en vervult een adviserende én sturende rol.

Richten van de regieorganisatie

Het mag helder zijn dat er specifieke eisen worden gesteld aan de richting (strategie) en inrichting van een regieorganisatie. Door de strategie ‘inside out’ te richten kan gefocust worden op de uiteindelijke corebusiness; het voeren van regie. Een bindende visie mag natuurlijk niet ontbreken en helpt de gehele organisatie in positie te brengen. Zo neemt ook de bestuurskracht toe. Om de uiteindelijke doelen te behalen wordt van bestuur en management een doorgedreven inspanning vasthoudendheid verwacht en is consensus van de gehele organisatie van belang. De bedrijfsvoering dient efficiënt en effectief te worden ingericht, waarbij gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijke kwaliteit en continuïteit, tegen zo laag mogelijke kosten. De regieorganisatie dient verbinding te houden met de klant, de leverancier én samenwerkingspartners, zodat er effectief gestuurd kan worden. Dit alles met als doel de dienstverlening aan te laten sluiten op de vraag en wensen van de klant.

 Inrichting regieorganisatie

Succesvol regie voeren vraagt bij de inrichting van de organisatie om alignment en het doorvoeren van de regiewerkwijze op alle niveaus. Een organisatie die in control is (governance), een kaderstellende leiding, een marktgerichte cultuur, adequate verantwoordings- en sturingsinformatie, goede communicatie- en overlegstructuur en bijpassende (nieuwe) competenties.

De structuur is beperkter van omvang en kent weinig hiërarchische niveaus met hoog geschoold personeel, die kennis hebben van de inhoud en vaardig zijn sturing te geven aan de leveranciers. De hoofdprocessen zijn accountmanagement, leveranciersmanagement, performancemanagement en projectmanagement. Regie voeren vraagt ook om good governance, waarbij goed opdrachtgeverschap en het in control zijn (intern en extern) voorwaardenscheppend zijn. De gemeente dient zich te richten op de nieuwe competenties passend bij de regieorganisatie. De oude competenties zijn hierbij ondersteunend, maar worden op termijn vervangen voor nieuwe.

Regie vraagt voorbereiding

Een succesvolle regieorganisatie schenkt aandacht aan de volgende aspecten:

• Draag zorg voor draagvlak bij zowel bestuur als management en geef hen een prominente rol en mandaat. Het bestuur en leidinggevenden vervullen een cruciale rol in de verandering. Zij moeten verantwoordelijk gesteld worden voor het veranderingstraject en vasthoudendheid tonen, zodat de strategische doelen gehaald kunnen worden;
• Draag zorg voor een goede communicatie, zowel intern als extern;
• Houdt de gekozen koers en kaders vast, durf te kiezen (kiezen is kappen) om te voorkomen dat er geen resultaten worden behaald. Toon lef, doorzettingskracht en transparantie, dit biedt duidelijkheid en zekerheid;
• Laat de strategie leven onder de medewerkers door storytelling, metaforen en zeepkistsessies en betrek hierbij medewerkers die reeds successen hebben geboekt;
• Betrek zoveel mogelijk stakeholders bij het gehele veranderingsproces, zodat optimale afstemming mogelijk is, maar blijf slagvaardig;
• Draag zorg voor een toereikend budget. Maak hierbij een risicoanalyse en zorg voor beheersmaatregelen;
• Draag er zorg voor dat verbeteringen consolideren (geborgd worden en beklijven) en vier de successen;
• Maak een opleidings- en trainingsplan en start tijdig met het ontwikkelen van competenties en HRM strategie.

Over Herma Oosterhof

Herma Oosterhof is een bevlogen manager/adviseur bedrijfsvoering. Zij heeft vele jaren ervaring opgedaan als manager/directeur in de bedrijfsvoering in zowel de zorg als rijks- en lokale overheid. Haar drive om veranderingen in een organisatie te bewerkstelligen is groot. Met haar authenticiteit en betrokkenheid brengt zij een organisatie in beweging en enthousiasmeert ze medewerkers. Wilt u meer weten over regievoering voor uw organisatie, Herma helpt u graag op weg.

Herma Oosterhof
Tel: 06-20130842