Regelmatig verschijnen er publicaties en blogs over de transformatie gemeentelijke informatievoorziening en digitale transformatie bij de overheid. Uit deze publicaties ontstaat inmiddels een gedeeld beeld over de toekomst. Met de Digitale Agenda 2020, Samen Organiseren en de Plus-1 gemeente wordt hard gewerkt aan deze transformatie. Bijvoorbeeld met een gemeentelijke gemeenschappelijke infrastructuur (GGI) en landelijke online diensten.

In dit artikel vertalen we de beelden en ontwikkelingen naar een blik in de toekomst: hoe kan de transformatie gemeentelijke informatievoorziening vorm gaan krijgen? Hoe kan het dan gaan werken? Zie het als een wenkend perspectief…

Een gemeenschappelijk Gemeentelijk Stelsel

Een gemeentelijk stelsel met collectieve landelijke e-voorzieningen faciliteert en ontzorgt gemeenten. Bijvoorbeeld met knooppuntdiensten voor gegevensuitwisseling en het centraal beschikbaar stellen van gegevens. Voor de omgevingswet kan dit bijvoorbeeld zijn:

• een omgevingszakenmagazijn voor samenwerking in de keten;
• e-depots voor (omgevings)documenten en –dossiers;
• een gegevensknooppunt voor veilige berichtuitwisseling (vergelijk GGK).

Ook nieuwe ontwikkelingen zoals de buitenlandse identificatiemiddelen (eIDAS) en aansluiting op het SimplerInvoicing netwerk voor e-facturering worden met een  centrale landelijke (GGI) voorziening ondersteund. Gemeenschappelijke data wordt goed beveiligd op een of meerdere centrale voorzieningen opgeslagen en ontsloten. Dat hoeven gemeenten allemaal niet meer zelf te regelen.

Het stelsel ontwikkelt zich gaandeweg door telkens nieuwe voorzieningen toe te voegen voor nieuwe wetgeving, ontwikkelingen en innovaties. Parallel aan de ontwikkeling van het stelsel kunnen gemeenten de eigen lokale voorzieningen en complexiteit afbouwen. Zo vindt de digitale transformatie gemeentelijke informatievoorziening gefaseerd plaats. Gemeenten kunnen in eigen tempo aansluiten.

Centrale integratie en koppelingen

De voorzieningen maken uiteraard maximaal gebruik van GDI-bouwstenen zoals:

• de basisregistraties;
• de stelselvoorzieningen;
• MijnOverheid;
• identificatie en authenticatie voorzieningen;
• bekendmakingen.

Al deze voorzieningen zijn maximaal onderling gekoppeld en geïntegreerd. Gemeenten hoeven dat dus ook niet meer lokaal te regelen. De centrale voorzieningen zorgen ook voor defacto standaarden. Leveranciers moeten hier wel aan koppelen om zaken te kunnen doen met gemeenten (vergelijk GGK). Hierdoor hoeven gemeenten niet langer met leveranciers te discussiëren over lokale koppelingen. De landelijke voorzieningen faciliteren ook flexibelere cloudapplicaties.  En nieuwe leveranciers kunnen hierdoor gemakkelijker nieuwe oplossingen aanbieden.

Digitale implementatie wetgeving

Nieuwe wetgeving en wijzigingen worden in toenemende mate als ‘businessrules’ (‘toepasbare regels’) centraal beschikbaar gesteld en geïmplementeerd. Vergelijk de toepasbare regels en vraagbomen voor de omgevingswet. Deze kunstmatige ‘intelligentie’ kan centraal in landelijke portalen ingezet worden. Ze kunnen echter ook in lokale applicaties worden aangeroepen. Wetswijzigingen en verbeteringen worden als nieuwe versies van ‘businessrules’ beschikbaar gesteld. Nieuwe wettelijke ontwikkelingen verplichten het gebruik van collectieve voorzieningen.

Eenduidige digitale dienstverlening

Burgers en ondernemers kunnen op een eenduidige manier producten en diensten digitaal afnemen. Bijvoorbeeld vanuit thematische digitale portalen als een omgevingsloket, zorgloket, publieksdienstenloket. Doelgroepen van burgers en ondernemers hebben zo op één plek alle gemeentelijke dienstverlening bij elkaar. Mogelijk op termijn zelfs voor de hele overheid. De portalen maken maximaal gebruik van de collectieve voorzieningen en basisgegevens. Gemeenten hoeven dit dus ook niet meer zelf te regelen en beheren. Vergelijk de digitale aangifte overlijden, verhuisservice en het omgevingsloket. Via services zijn de producten en diensten ook te integreren in eigen portalen. Voor de interactie en transactie met burgers en ondernemers wordt een ‘state-of-the-art’ CRM/casemanagement platform ingezet. Dit kunnen gemeenten zelf en desgewenst collectief inrichten. Het platform biedt ondersteuning van social media kanalen, ‘omnichannel’ oplossingen, selfservice (robotisering) en zelflerende processen.

Samen organiseren

Collectieve voorzieningen kunnen bewezen oplossingen zijn van gemeenten, samenwerkingsorganisaties en private partijen. Zo wordt maximaal gebruik gemaakt van de innovaties en creativiteit bij overheidsorganisaties en in de markt. Gemeenten hoeven dus niet alles zelf uit te vinden, zelf te ontwikkelen of aan te besteden. Waar nodig en gewenst kunnen voorzieningen uiteraard ook in opdracht ontwikkeld worden. De collectieve voorzieningen kunnen onder regie en opdrachtgeverschap van een publieke partij worden beheerd en doorontwikkeld. Bijvoorbeeld VNG/KING kan hierbij een rol vervullen als vertegenwoordiger van gemeenten. Het stelsel van voorzieningen kan leiden tot een soort van app-store. Deze stelt de door gemeenten (VNG/KING) ‘goedgekeurde’ services en applicaties beschikbaar. Gemeenten kunnen die apps als (cloud) dienst afnemen.

Gemeenschappelijke processen

Landelijke voorzieningen kunnen leiden tot uniforme processen en functionaliteit voor medewerkers. Bijvoorbeeld om een standaard (aanvraag)proces af te handelen of voor de inkomensprocessen (GBI). Daarvoor is dan geen lokale applicatie meer nodig. Dat kan voor bijvoorbeeld de vele diensten rondom persoonsregistratie en identiteitsbewijzen, en standaard vergunningen. Via de landelijke voorziening kunnen deze rechtstreeks aansluiten op de basisregistratie personen.

Alleen waar dat nog nodig of wenselijk is worden nog gemeentelijke applicaties van private partijen ingezet. Die moeten dan wel gebruik maken van dezelfde centrale collectieve voorzieningen en (basis)gegevens. Er kunnen dus nog steeds meerdere applicaties worden aangeboden waar gemeenten uit kunnen kiezen. Er is dus ook nog marktwerking en aanbieders kunnen zich onderscheiden en innoveren. Ze moeten echter wel aansluiten op de collectieve voorzieningen en services. Daardoor zijn toepassingen uitwisselbaar. Dat biedt gemeenten flexibiliteit bij het inzetten van deze applicaties en de markt betere mogelijkheden om innovaties in te brengen.

Architectuur, beveiliging en privacy by design

Om de ontwikkelingen te sturen is een visie en bovenliggende architectuur nodig. Specifiek gericht op collectieve voorzieningen en randvoorwaarden. Beveiliging en privacy worden zoveel mogelijk centraal en ‘by design’ geregeld in de landelijke voorzieningen. Gemeenten hoeven hierdoor nog zo min mogelijk zelf dingen te regelen. Zij kunnen zich concentreren op de minstens zo belangrijke veranderkundige implementatie in de eigen organisatie.

Aan de slag

Gemeenten moeten deze ontwikkeling gaan adopteren. Zij moeten die immers vanuit hun eigen opdrachtgeverschap uiteindelijk implementeren. Het is goed om de markt bij deze ontwikkelingen te betrekken. Zij kunnen hun producten en diensten dan goed en tijdig aan laten sluiten. Ook kunnen ze bijdragen aan versnelling van de ontwikkeling van het stelsel. Landelijke voorzieningen kunnen ook vanuit de huidige applicaties gebruikt worden. Gemeenten kunnen vooralsnog dus eigen applicaties blijven gebruiken. Daardoor zijn flexibele migratiescenario’s mogelijk voor zowel gemeenten als leveranciers. Zij kunnen hun eigen migratiepad uitstippelen voor de overstap naar collectieve voorzieningen. Naarmate meer collectieve alternatieven beschikbaar komen wordt overstappen uiteraard aantrekkelijker.

Zie ook de eerdere publicaties over dit onderwerp:

• Op weg naar innovatieve e-gemeenten
• Een andere kijk op dienstverlening: waar is de klant gebleven
• Centrale of decentrale informatievoorziening: codewoord is ‘ontzorgen’
• Innovatieve informatievoorziening bij de overheid: koersvast!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.