Op 4 februari 2010 vond de officiële opening plaats van ‘Het Plein’ aan de Henri Dunantweg in Zutphen. Binnen ‘Het Plein’ werken de gemeenten Lochem, Zutphen en UWV WERKbedrijf samen onder de naam Werkplein Zutphen. Het Werkplein Zutphen vormt het regionale punt in de dienstverlening rond werk, inkomen en de daaraan gerelateerde zorg. Talrijke diensten worden regionaal vanuit deze centrale locatie aangeboden. Voor de gemeente Lochem heeft Rob Holter als senior adviseur namens Telengy Sociale Zekerheid de totstandkoming van ‘Het Plein’ begeleid.
Als kleine plattelandsgemeente had de gemeente Lochem al jarenlang de behoefte om samen te werken met één of meerdere omliggende gemeenten. Het operationeel houden van een moderne sociale dienst vergt immers veel van de organisatie, van zowel het bestuur als het management. Het eigen ambtenarenapparaat is voor het beperkte aantal uitkeringsgerechtigden in Lochem, relatief gezien, te duur. De bestuurlijke wens om de kwaliteit van de dienstverlening op een hoog niveau te handhaven vroeg daarom om samenwerking.
Naar een gezamenlijke identiteit?
Na een aantal gestrande regiobrede pogingen zijn de bestuurders van Zutphen en Lochem het onderling eens geworden en tekenden eind 2007 een intentieverklaring om in de toekomst te gaan samenwerken. Telengy Sociale Zekerheid adviseert en ondersteunt al langdurig zowel de gemeente Zutphen als de gemeente Lochem en is mede daarom gevraagd om namens de gemeente Lochem de totstandkoming van de samenwerking te begeleiden.
Rob Holter ging aan de slag. Zijn aanvankelijke opdracht was om, binnen de daarvoor gestelde randvoorwaarden, de gemeente Lochem te vertegenwoordigen tijdens de verkennende gesprekken. Onderzocht werd welke samenwerkingverbanden er mogelijk waren en wat die samenwerking zou betekenen voor de uit te voeren werkzaamheden.
De dienstverlening aan de klant moest, niet alleen voor de gemeente Lochem maar regionaal, kwalitatief verbeteren en de apparaatskosten dienden gelijk te blijven. Daarbij moest eveneens de vraag beantwoord worden of de gemeenten in de samenwerking elk hun eigen identiteit wilden behouden of zich konden vinden in één gezamenlijke nieuwe identiteit (en werkwijze). Landelijk kwamen inmiddels de zogenaamde werkpleinen tot stand, waarbij een nieuwe manier van werken moet leiden tot meer efficiency en effectiviteit. Daarbij komt de gemeente dan wel op meer afstand te staan. Er werd voor dit laatste gekozen.
Eén gezamenlijk doel
Voor Rob Holter was het duidelijk dat er in dit proces meer diende te gebeuren dan het tot stand brengen van een samenwerking tussen de verschillende partijen. De verschillen tussen Zutphen en Lochem dienden veel aandacht te krijgen. Verschillen in ligging, aantal inwoners, uitkeringsbestand, maar zeker ook in cultuur maakten dat het hier niet ging om een technisch snel te realiseren samenwerking. Er diende mede daarom een gezamenlijk doel geformuleerd te worden, waarbij er voor iedere partij de eigen voordelen zichtbaar waren.
Door de waan van de dag werd tijdens het traject regelmatig bij beide gemeenten dit gezamenlijke doel uit het zicht verloren. Voor Rob Holter was het als externe adviseur voortdurend zaak om de businesscase “waarom doen we dit allemaal?” duidelijk onder de aandacht te houden. Zijn frequente terugkoppeling aan de uitvoerend medewerkers bleek een goed middel om een ieder voor te bereiden op de omvangrijke veranderingen. Daarbij was zijn onafhankelijke positie uiteraard van toegevoegde waarde. Hij zorgde er telkens voor dat in zijn verbindende rol het einddoel in beeld bleef. Bestuurlijk was dit een verhoging van de kwaliteit van dienstverlening met gelijkblijvende kosten.
Afstemmen processen en cultuur
Om de samenwerking tot stand te brengen moesten de mogelijkheden voor afstemming van diverse deelgebieden op een rijtje worden gezet. Er moest onderlinge aansluiting worden gezocht op o.a. ICT-gebied, de werkprocessen, het beleid en de planning- en controlcyclus. Ook de rechtspositie van de betrokken ambtenaren kwam aan bod.
Uiteindelijk werd het geheel, waarbij beide ambtelijke organisaties actief betrokken zijn geweest, in een plan gegoten om alle processen samen te brengen op één locatie; ‘het Plein’ in Zutphen. Met één directeur, één budget, één beleid en één plek om regionaal de match te maken tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Het plan is inmiddels na bestuurlijke goedkeuring in volle uitvoering. Begin 2010 verhuisde de gehele afdeling Werk en Inkomen van de gemeente Lochem naar ‘Het Plein’ in Zutphen. Op 4 februari 2010 opende deze gezamenlijke organisatie haar deuren, waarbij het enthousiasme van de medewerkers en de overtuiging dat zij samen het verschil kunnen maken voor de klant het meest voelbaar was. Rob Holter was uiteraard ook van de partij!
