De Wet open overheid (Woo) vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en is een initiatiefwet uit 2012. Het doel? Meer transparantie bij overheids- en semi-overheidsorganen. Sinds 1 mei 2022 is de passieve openbaarmaking, oftewel het behandelen van Woo-verzoeken, van kracht. Nu is daar een nieuwe fase bijgekomen: de actieve openbaarmaking van documenten. Sinds 1 november 2024 moeten de eerste vijf van in totaal zeventien informatiecategorieën verplicht openbaar worden gemaakt. In de komende jaren volgen de overige categorieën in tranches. Voor overheidsorganisaties is het dus essentieel om zich hierop voor te bereiden. In dit artikel bespreken we welke documenten actief openbaar moeten worden gemaakt, waar deze openbaarmaking plaatsvindt en welke aandachtspunten er zijn bij dit proces.
Wat moeten we actief openbaar maken?
De Woo benoemt zeventien categorieën voor actieve publicatie. Deze categorieën zijn door de rijksoverheid en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) uitgewerkt in werkdefinities die meer context bieden over de te publiceren documenten, de situaties waarin dit moet gebeuren en de uitzonderingen die gelden. De eerste vijf categorieën (1a Wetten en algemeen verbindende voorschriften, 1b Overige besluiten van algemene strekking, 1d Organisatie en werkwijze, 1e Bereikbaarheidsgegevens en 2b Vergaderstukken Staten-Generaal) zijn sinds 1 november 2024 verplicht openbaar. Veel overheidsorganisaties publiceren deze documenten al grotendeels. Wil je de stand van zaken weten van jouw organisatie? Raadpleeg dan het overzicht van de eerste tranche Woo-index.
Veel organisaties hebben een Woo-index redacteur moeten aanstellen om gegevens in de Woo-index op te voeren, zoals de Woo-contactpersoon en contactgegevens. Een Woo-redacteur aanvragen kan via deze link.
De overige twaalf categorieën worden gefaseerd verplicht gesteld. Het is belangrijk om binnen uw organisatie te inventariseren welke documenten dit betreft, wie verantwoordelijk is en waar ze worden opgeslagen. Soms worden documenten niet in de daarvoor bestemde applicaties opgeslagen. De Woo benadrukt dan ook het belang van een goed georganiseerde informatiehuishouding. Dit is essentieel voor een efficiënt proces van actieve openbaarmaking en voor het opzoeken van documenten bij Woo-verzoeken.
Waar maken me de documenten openbaar?
De rijksoverheid heeft aangegeven dat de Woo-index als centrale zoekfunctionaliteit gaat dienen om organisatie-overstijgend te zoeken naar documenten binnen de zeventien categorieën. Dit betekent dat alle overheidsorganisaties per categorie een URL moeten invoeren in de Woo-index. Met de juiste technische inrichting kan de Woo-index deze URL’s doorzoeken en inzichtelijk maken. Documenten die al via KOOP worden gepubliceerd, zoals wetten en algemeen verbindende voorschriften, worden automatisch gekoppeld aan de Woo-index, zodat dubbele publicatie niet voorkomt.
De grootste uitdaging voor overheidsorganisaties is het vinden van een geschikt publicatieplatform dat de publicatie naar de Woo-index kan sturen. Er zijn diverse publicatieplatformen ontwikkeld die hierin kunnen faciliteren. Veel CMS-applicaties, zaaksysteemleveranciers en VTH-leveranciers hebben oplossingen ontwikkeld. Afhankelijk van het applicatielandschap van uw organisatie zijn er verschillende voor- en nadelen. Wij adviseren om een apart platform te ontwikkelen voor Woo-publicaties om de digitale toegankelijkheid van bestaande platformen niet te hinderen. Het is ook belangrijk om te kijken welke oplossing het beste aansluit op het publicatieproces en het bestaande applicatielandschap, aangezien koppelingen het proces aanzienlijk kunnen verbeteren.
Hoe kunnen we efficiënt openbaar maken?
Nu duidelijk is wat en waar openbaar gemaakt moet worden, is het belangrijk om te kijken hoe de publicatie verloopt. Het is raadzaam om per categorie naar het proces van openbaarmaking te kijken. Afhankelijk van waar de documenten worden opgeslagen en wie verantwoordelijk is voor de openbaarmaking, kan een proces worden vastgesteld. Hierbij zijn diverse keuzes te maken: worden documenten centraal of decentraal openbaar gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor het anonimiseren van de documenten? Is een vier-ogen principe noodzakelijk bij de openbaarmaking? Zijn er koppelingen nodig voor openbaarmaking op het publicatieplatform of gebeurt dit handmatig? Deze vragen hebben wij bij verschillende organisaties besproken om goed te kunnen adviseren over het best passende publicatieproces. Dit is situatie- en organisatieafhankelijk. In algemene zin adviseren wij om de verplichte openbaarmaking van documenten te integreren in de bestaande processen, zoals de inrichting van zaken in het zaaksysteem of VTH-systeem.
Meer weten?
Voor meer informatie kun je contact met opnemen met Rik Duijmelinck, 06 46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl, Thomas de Jong, 06 21 97 84 86, t.d.jong@telengy.nl of met Ajmal Khan Sayedi, 06 21 61 65 86, a.k.sayedi@telengy.nl.
