In de 30 jaar dat ik bij gemeenten werk, heb ik meerdere keren meegemaakt dat men niet tevreden was over de in gebruik zijnde software. Of het nu ging om burgerzaken, belastingen, openbare ruimte, documentmanagement, zaakafhandeling of andere werkvelden, men zou het liefst overstappen naar een ander product. En daarbij dus overstappen van softwareleverancier. Wat daarbij regelmatig opviel was dat het product dat de buren gebruikten vaak beter werd gevonden. Met andere woorden: Het gras bij de buren lijkt een stuk groener. Maar voor hetzelfde geld zijn zij ook niet tevreden over de software die zij gebruiken en is in hun ogen juist het gras bij u groener.

Laat het duidelijk zijn: Soms is de keus om over te stappen naar een ander product en andere leverancier heel terecht. Nieuwe ontwikkelingen en functionaliteiten zijn bijvoorbeeld regelmatig een belangrijke drijfveer om over te stappen. Daarnaast zijn gebruikers ontevreden over de leverancier. Hij heeft bijvoorbeeld ooit een slecht product geleverd, loopt achter op ontwikkelingen, is schreeuwend duur of heeft een abominabel slechte dienstverlening. Allemaal goede redenen om eens goed te kijken naar de bestaande situatie, maar…… de valkuil is het groene gras van de buren. Overstappen naar een ander product en/of andere leverancier moet echt een intrinsieke keuze zijn op basis van eigen kennis en ervaring. Soms kan het helpen om eerst een pas op de plaats te maken en de keus om over te stappen wat te objectiveren.

Hierbij enkele tips die u kunt gebruiken bij het maken van de keus om wel of niet over te stappen naar een ander product en/of een andere leverancier:

1: Breng klachten in beeld

Breng eerst concreet in beeld wat de daadwerkelijke klachten zijn over de in gebruik zijnde software en/of leverancier. Maak daarbij een goed onderscheid tussen klachten over de kwaliteit van de software en de dienstverlening van de softwareleverancier.

2: Maak een lijst met eisen

Maak een lijst met eisen waaraan de software minimaal moet voldoen en toets of de huidige software hier nu wel of niet aan voldoet. Kijk daarbij ook expliciet naar nieuwe eisen die u heeft, want deze kunnen het beeld vertroebelen.
Belangrijk hierbij is dat u toetst of de nieuwe wensen wellicht ook met enige creativiteit met de bestaande applicatie in te vullen zijn. Dit kan u veel kosten schelen (o.a. voor aanschaf, migratie/conversie, implementatie en opleiding).

3: Analyse van de organisatie

Ga na in hoeverre de organisatie zelf voldoende energie heeft gestoken in de inrichting en het gebruik van de huidige software. Zijn de klachten niet (voor een deel) door de eigen organisatie veroorzaakt? Is de software wel goed ingericht? Kent u het pakket eigenlijk wel goed? Nut u de software wel voldoende uit?

4: Betrek de applicatiebeheerder erbij

Betrek altijd de applicatiebeheerder bij het opstellen van de eisenlijst. Hij/zij kent de huidige software meestal het beste en weet vaak precies aan te geven waar eventuele problemen zitten.

5: Breng het softwarelandschap in kaart

Laat de afdeling ICT in beeld brengen op welk platform de huidige software draait en welke koppelingen er zijn met interne en externe systemen (wat uitstekend kan in de Softwarecatalogus van KING). Een overstap heeft in technische en financiële zin vaak behoorlijke consequenties, zeker als de nieuwe software op een geheel ander platform draait.

6: Voer een marktconsultatie uit

Breng via een marktconsultatie goed in beeld wat concurrerende systemen zeggen te bieden en schat in wat hun echte toegevoegde waarde is.

7: Zorg voor voldoende menskracht

Zorg dat u de overstap aan kunt. De ‘winkel’ moet open blijven, terwijl ondertussen een nieuw systeem moet worden geïmplementeerd. Heeft u voldoende menskracht die kan worden vrijgemaakt voor de klus? Stopt u te weinig tijd in het project, dan steken de ‘oude’ problemen waarschijnlijk later de kop weer op.

8: Converteer oude data

De data uit het oude systeem moet worden geconverteerd naar de nieuwe software. Als u het goed aanpakt kan dit veel toegevoegde waarde bieden voor de toekomst, omdat u ‘schoon’ kunt beginnen. Realiseert u zich echter dat dit een klus is die veel energie en tijd van de eigen organisatie vraagt. Weegt dit op tegen een overstap?

9: Denk aan beveiliging en privacy

Veel nieuwe software wordt aangeboden via ‘de cloud’. Houd rekening met extra consequenties, met name rond de onderwerpen informatiebeveiliging en privacybescherming.

10: Reflecteer

Ga met uw eigen inventarisatie in de hand met uw buren praten en toets uw eisen aan het product en de leverancier dat zij gebruiken.

Wellicht is het gras bij u is toch een beetje groener dan u in eerste instantie dacht. Maar het kan ook helpen bij uw keus om een overstap beter te onderbouwen. Telengy heeft veel ervaring op dit terrein. Wij begeleiden regelmatig vervangings- en implementatietrajecten. En haalbaarheids- en risicoanalyses, marktoriëntaties, selectie- en onderhandelingstrajecten vormen een belangrijk deel van ons werk. Als u dus hulp nodig hebt bij het uitwerken van de tips, dan weet u ons te vinden!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.