Enkele jaren geleden speelde op de Waddeneilanden de vraag hoe zij met het autoverkeer moesten omgaan. Zoals u misschien weet, mogen op Vlieland en Schiermonnikoog geen auto’s komen van mensen die er niet wonen. Heeft u echter een goede reden om de auto mee te nemen, dan kunt u een ontheffing aanvragen. Deze ontheffing is uiteraard gebonden aan regels: de politie controleert voertuigen die niet op de eilanden thuishoren. En dat doet ze onder andere door het controleren van de ontheffing.

Op Terschelling mag u wel uw auto meenemen, maar u mag er niet mee op het strand. Nu is dat voor de meeste auto’s ook niet aan te raden; het zoute water en het zand zorgen er over het algemeen snel voor dat een auto in een rijdende roestbak verandert als u niet goed oplet. Maar toch zijn er diverse 4×4-rijders op het eiland, die een ontheffing aanvragen om op het strand te mogen rijden.

De ontheffing

De eilanden maken al langere tijd gebruik van een ontheffing. Op Vlieland en Schiermonnikoog voor auto’s die toch op het eiland moeten zijn. Bijvoorbeeld mensen met een handicap die zonder een auto geen mogelijkheid hebben om zich te verplaatsen. Of bedrijven. En op Terschelling, voor het ‘Strandrijden’. Het probleem was echter dat de behandeling van een aanvraag voor een ontheffing meerdere dagen in beslag nam en dat met de papieren ontheffing vrij eenvoudig kon worden gefraudeerd. Men zocht daarom naar een snellere oplossing die ook minder fraudegevoelig was.

Tijdens een overleg waarbij ook een van de Telengy-adviseurs aanwezig was, kwam het idee naar voren om eens te kijken naar de mogelijkheden die de technologie van dat moment had om dit probleem op te lossen. Dat kwam goed uit: meedenken over oplossingen is een waarde die alle Telengy-adviseurs belangrijk vinden in hun werk.

QR-code

Na wat zoekwerk kwam de QR-code als een mogelijke kandidaat naar voren. Met behulp van een softwarebouwer is toen op experimentele basis een product gemaakt dat de controle op ontheffingen ‘fraudeproof’ maakte. Bovendien werd het mogelijk om de aanvraag en verkrijging van een ontheffing terug te brengen tot minder dan een werkdag.

Inmiddels gebruiken de eilanden nu een jaar of acht een systeem op basis van een QR-code (verbonden met een beveiligde intranetsite), waarmee zowel de politie als boswachters van Staatsbosbeheer kunnen controleren of iemand een geldige vergunning heeft. Eerst op basis van het experimentele systeem – dat nog zo’n zeven jaar heeft gefunctioneerd – en sinds enige tijd op basis van het zaaksysteem dat de eilanden gebruiken.

De QR-code wordt tegenwoordig steeds meer gebruikt. En toch is de Japanse uitvinding al meer dan 25 jaar oud. Soms biedt het combineren van bestaande technieken oplossingen voor problemen waar al jaren tegenaan wordt gehikt. Het ontheffingensysteem van de eilanden is daar een mooi voorbeeld van.

Een paar ideeën

Het zaaksysteem waar de eilanden gebruik van maken, bevat nu standaard de QR-code. Dit betekent dat andere gemeenten die van hetzelfde zaaksysteem gebruikmaken ook met de QR-code aan de slag kunnen!

Maak het uzelf makkelijk: wat zou u zeggen van trouwstoeten die de ‘afgesloten’ binnenstad in moeten en die maar een beperkte lengte mogen hebben in verband met ruimte bij het gemeentehuis? Leg een sticker achter de voorruit, en het zaaksysteem laat zien of alles klopt. Of wat dacht u van bouwafvalcontainers die maar een beperkte tijd op straat mogen blijven staan? Neem een sticker met een QR-code erop, en BOA’s kunnen in het zaaksysteem checken wie de container heeft aangevraagd en wanneer hij weer weg moet zijn.

Meedenken

Telengy houdt zich al vele jaren bezig met het ondersteunen van lagere overheden op het gebied van de elektronische dienstverlening en met de inrichting en het gebruik van de digitale informatievoorziening. Daarbij denken en werken diverse adviseurs regelmatig mee met projecten die moeten leiden tot een verdere doorontwikkeling van de digitalisering van de overheid. Of het nu om EGEM ging in het vorige decennium of Common Ground nu: Telengy probeert er altijd vroeg bij te zijn.

Heeft deze blog u aan een eigen idee geholpen? Wellicht iets heel anders dan de QR-code, maar mogelijk wel een oplossing voor uw probleem. Ik denk graag mee over het concretiseren ervan. Stuur mij gerust een bericht via e.leroi@telengy.nl of bel 06 22 77 63 63.