Op 23 en 24 maart 2017 was er een goedbezochte bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling, dit keer bij de gemeente Urk. Het thema luidde: “Zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente”.

Adviezen uit de praktijk

Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken leidde het onderwerp in op donderdagmiddag. Hij gaf de deelnemers een aantal lessen mee uit zijn inmiddels 35-jarige praktijk (waaronder het begeleiden van de zelfsturing bij Buurtzorg Nederland). Enkele van zijn adviezen:

• Echt vertrouwen is essentieel.
• Zelfsturing moet vooral van onderaf komen.
• Zelfsturing moet je niet opleggen.
• Teams (professionals) weten echt wel wat ze moeten doen!
• Zittende managers vinden loslaten erg lastig.
• Teams hebben wel coaching nodig (maar alleen als ze daar zelf een beroep op doen).
• Trainingsprogramma’s zijn verspilde energie, tenzij de teams er zelf om vragen.
• Gewoon doen!;
• Met elkaar opgestelde en vastgestelde kaders (voor de teamprestaties) zijn essentieel.
• Stafafdelingen moeten écht faciliterend zijn in plaats van voorschrijvend en controlerend.

Ben gaf verder aan dat is aangetoond dat zelfsturing zowel bij klanten als medewerkers een hogere tevredenheid oplevert.

Zelfsturing Buurtzorg en gemeente Nijkerk

Donderdagavond kwamen Buurtzorg en gemeente Nijkerk toelichting geven op hoe zij met zelfsturing omgaan.

Arend Jan Zwart gaf een kijkje in de keuken bij Buurtzorg Nederland. Een thuiszorgorganisatie sinds 2007 met 75.000 cliënten in de zorg met 10.000 medewerkers in circa 850 kleine zelfsturende teams, gericht op het primaire proces. De cliënten in de wijk staan in alles centraal. Teams hebben erg veel handelingsvrijheid (vergelijkbaar met de wijkzuster van vroeger) en doen nagenoeg alles zelf, van plannen en roosteren tot werving en selectie. De stafafdelingen vormen minder dan 10% van het personeelsbestand. Bijzonder van Buurtzorg is dat de organisatie als een zelfsturende organisatie is gestart en dat alle teams vergelijkbaar zijn in wat ze doen. Dat het succesvol is blijkt uit het feit dat de cliënten Buurtzorg een 9 geven, de medewerkerstevredenheid 8,5 is en ze al 5 keer beste werkgever van Nederland zijn.

Erwin Donga en Henri Kasteel (Nijkerk) namen ons mee op hun pad van zelfsturing. Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. De aanleiding voor zelfsturing was een andere dan bij Buurtzorg. Er moest namelijk stevig bezuinigd worden. De 28 zelfsturende teams zijn gevormd en er werd ‘gesneden’ in het management. Zelfsturing is dus ingevoerd in een staande organisatie en niet van begin af aan zoals bij Buurtzorg. Dat is lastiger, omdat oude gewoontes, bestaande structuren, werkverdeling e.d. allemaal ‘op de schop’ moesten. Dat is een moeizaam proces, waar een sterke overtuiging in het geloof voor succes noodzakelijk is. In Nijkerk is die transformatie nog in volle gang. Frequent vinden er nog aanpassingen plaats. Uit evaluaties blijkt wel dat de meeste medewerkers niet meer terug willen naar de ‘oude’ structuren en werkwijzen.

Verdieping op zelfsturing

In het derde dagdeel hebben de 15 deelnemers in kleinere groepen met elkaar besproken of hun eigen organisatie zelfsturing kent, of er plannen zijn, wat valkuilen en hobbels zijn. Gevoed met de inzichten van de sprekers en ondersteund door een ingevulde meetlijst teamontwikkeling leverde dat een mooie verdieping op.

Volgende Kennisplatform

Op 14-15 september 2017 (startend met lunch op 14 september en eindigend met een lunch op 15 september) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Hattem. Het thema met werktitel is dan: het gebruik van open en big data binnen gemeenten en de relatie met privacy en ethiek.

Meer weten?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl. Als u voortaan uitgenodigd wil worden voor de Kennisplatformbijeenkomst, stuur dan een mail aan info@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.