In de moderne wereld van gemeentelijke dienstverlening is technologie niet meer weg te denken. Een van de nieuwste technologieën is de inzet van Microsoft Copilots, zoals AI-assistenten en geautomatiseerde systemen. Deze kunnen de efficiëntie en effectiviteit van gemeentelijke processen sterk verbeteren. Maar hoe zorg je ervoor dat je als gemeente de copilots niet uit het oog verliest en optimaal benut? Hier zijn vijf tips om goed met Microsoft Copilots te werken, inclusief praktische voorbeelden.  

Welke Microsoft Copilots zijn er? 

1. Microsoft 365 Copilot: Deze AI-assistent werkt samen met Microsoft 365-apps zoals Word, Excel en Teams. Hij helpt bij het maken van documenten, het analyseren van data en het verbeteren van samenwerking. Denk aan het automatisch maken van rapporten, het schrijven van e-mails en het plannen van vergaderingen.
   Praktisch voorbeeld: Stel je voor dat een gemeenteambtenaar een maandelijkse rapportage moet maken over de voortgang van verschillende projecten. Microsoft 365 Copilot kan automatisch gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, een overzichtelijk rapport genereren en zelfs grafieken en tabellen toevoegen. Dit bespaart de ambtenaar uren werk en zorgt voor consistente en nauwkeurige rapporten. 
2. Power Platform Copilot: Deze copilot helpt bij het bouwen van apps, het automatiseren van workflows en het analyseren van data zonder dat je veel programmeerkennis nodig hebt. Gemeenten kunnen hiermee bijvoorbeeld snel en eenvoudig interne apps maken voor specifieke behoeften, zoals het volgen van projectvoortgang of het beheren van burgerverzoeken.
   Praktisch voorbeeld: Een gemeente wil een app ontwikkelen waarmee burgers eenvoudig meldingen kunnen doen van problemen in de openbare ruimte, zoals kapotte straatverlichting of zwerfvuil. Met Power Platform Copilot kan de gemeente snel een gebruiksvriendelijke app bouwen die meldingen automatisch doorstuurt naar de juiste afdeling en de voortgang van de afhandeling bijhoudt. 
3. Azure AI Copilot: Deze copilot biedt geavanceerde AI-mogelijkheden voor het ontwikkelen van slimme toepassingen en het analyseren van grote hoeveelheden data. Dit kan gemeenten helpen bij het nemen van datagestuurde beslissingen, zoals het optimaliseren van verkeersstromen of het voorspellen van onderhoudsbehoeften voor infrastructuur.
   Praktisch voorbeeld: Een gemeente wil verkeersstromen optimaliseren om files te verminderen. Azure AI Copilot kan verkeersdata analyseren en voorspellen waar en wanneer files waarschijnlijk zullen optreden. Op basis van deze inzichten kan de gemeente verkeerslichten aanpassen en alternatieve routes aanbevelen, wat leidt tot een betere doorstroming van het verkeer. 
4. Security Copilot: Deze copilot helpt bij het opsporen en reageren op beveiligingsincidenten, waardoor de algehele veiligheid van gemeentelijke IT-systemen wordt verbeterd. Dit omvat het automatisch herkennen van verdachte activiteiten, het beheren van beveiligingsupdates en het snel reageren op mogelijke bedreigingen.
   Praktisch voorbeeld: Stel dat er een poging wordt gedaan om in te breken in het IT-systeem van de gemeente. Security Copilot kan deze poging onmiddellijk detecteren, de verantwoordelijke IT-medewerkers waarschuwen en automatisch maatregelen nemen om de aanval te blokkeren. Dit zorgt voor een snelle en effectieve reactie op beveiligingsincidenten, waardoor de gegevens van de gemeente en haar burgers beter beschermd zijn. 
5. Microsoft Teams Copilot: Deze copilot integreert met Microsoft Teams en helpt bij het verbeteren van communicatie en samenwerking binnen de gemeente. Hij kan vergaderingen samenvatten, actiepunten bijhouden en relevante documenten delen. Dit zorgt voor efficiëntere vergaderingen en betere samenwerking tussen teams.
   Praktisch voorbeeld: Tijdens een teamvergadering worden verschillende actiepunten besproken en toegewezen aan teamleden. Microsoft Teams Copilot kan automatisch notities maken, actiepunten bijhouden en herinneringen sturen naar de betrokken medewerkers. Dit zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien en dat iedereen op de hoogte blijft van hun taken en deadlines. 

Vijf tips om goed met Microsoft Copilots te werken 

1. Begrijp de mogelijkheden en beperkingen: Zorg ervoor dat je goed begrijpt wat de Microsoft Copilot kan en niet kan doen. Dit helpt bij het stellen van realistische verwachtingen en het optimaal benutten van de technologie. Het is belangrijk om te weten welke taken geautomatiseerd kunnen worden en welke nog menselijke tussenkomst vereisen. 
2. Integreer met bestaande systemen: Een Microsoft Copilot werkt het beste wanneer deze goed geïntegreerd is met de bestaande IT-systemen van de gemeente. Dit voorkomt dat systemen los van elkaar werken en zorgt voor een soepele workflow. Overweeg bijvoorbeeld integraties met bestaande zaaksystemen, documentbeheersystemen en andere belangrijke software. 
3. Train medewerkers: Zorg ervoor dat medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van de Microsoft Copilot. Dit verhoogt de acceptatie en het effectieve gebruik van de technologie. Organiseer workshops, trainingen en doorlopende educatieprogramma’s om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de nieuwste functies en best practices. 
4. Monitor en evalueer: Houd de prestaties van de Microsoft Copilot continu in de gaten en evalueer regelmatig of de technologie nog steeds aan de behoeften voldoet. Pas indien nodig aan. Gebruik feedback van medewerkers en burgers om verbeteringen door te voeren en de copilot optimaal te laten presteren. 
5. Betrek burgers: Informeer burgers over het gebruik van Microsoft Copilots en hoe zij hiervan kunnen profiteren. Dit verhoogt de transparantie en het vertrouwen in de technologie. Overweeg het organiseren van informatiebijeenkomsten, het verstrekken van duidelijke communicatie via gemeentelijke kanalen en het aanbieden van ondersteuning bij het gebruik van nieuwe digitale diensten. 

Hoe Microsoft Copilots gemeenten helpen efficiënter te werken, minder fouten te maken en productiever te zijn 

Efficiëntie

Microsoft Copilots kunnen routinetaken automatiseren, zoals het verwerken van aanvragen, het bijwerken van gegevens en het genereren van rapporten. Dit bespaart tijd en stelt medewerkers in staat zich te concentreren op complexere taken die menselijke tussenkomst vereisen. Bijvoorbeeld, de Microsoft 365 Copilot kan automatisch vergaderingen plannen en e-mails opstellen, waardoor administratieve lasten worden verminderd. 

Minder fouten

Door het automatiseren van repetitieve en gegevensintensieve taken, verkleinen Microsoft Copilots de kans op menselijke fouten. Power Platform Copilot kan bijvoorbeeld gegevens automatisch bijwerken en controleren op inconsistenties, wat de nauwkeurigheid van de gegevens verbetert en fouten minimaliseert. 

Productiviteit

Microsoft Copilots verhogen de productiviteit door medewerkers te ondersteunen met slimme tools en inzichten. Power Platform Copilot stelt medewerkers in staat om snel en zonder programmeerkennis apps te bouwen die specifieke werkprocessen ondersteunen. Dit versnelt de ontwikkeling en implementatie van nieuwe oplossingen, waardoor de algehele productiviteit toeneemt. 

Door deze tips te volgen en de voordelen van Microsoft Copilots te benutten, kunnen gemeenten hun dienstverlening verbeteren, efficiënter werken en een hogere mate van nauwkeurigheid en productiviteit bereiken. We zien dagelijks de voordelen van goed geïntegreerde copilots en de positieve impact die ze kunnen hebben op gemeentelijke processen. Laten we samen de toekomst van gemeentelijke dienstverlening vormgeven met behulp van deze innovatieve technologieën. 

Met de juiste aanpak kunnen Microsoft Copilots een revolutie teweegbrengen in hoe gemeenten werken, waardoor ze efficiënter, responsiever en beter in staat zijn om aan de behoeften van inwoners en ondernemers te voldoen. Het is een spannende tijd voor gemeentelijke technologie, en de mogelijkheden zijn eindeloos. 

Meer weten?

Benieuwd hoe jouw gemeente kan profiteren van Microsoft Copilots? Voor meer informatie kun je contact met opnemen met  Frank Huijbregts,  06 21 81 29 02 of f.huijbregts@telengy.nl of met Ajmal Khan Sayedi, 06 21 61 65 86, a.k.sayedi@telengy.nl.

Terug naar de nieuwsbrief Overheid in Beweging 

De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) biedt gemeentelijke organisaties talloze kansen om diensten te verbeteren en processen te optimaliseren. Maar hoe zorgen we ervoor dat AI op een veilige en verantwoorde manier wordt ingezet bij de gemeente? 

Belang van veiligheid en privacy

Bij de toepassing van AI is het essentieel om de veiligheid en privacy van burgers te waarborgen. Gemeenten verwerken vaak gevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie en financiële gegevens. Het is daarom van cruciaal belang dat AI-systemen robuust zijn tegen cyberaanvallen en dat de privacy van individuen wordt beschermd. Dit kan worden bereikt door middel van geavanceerde encryptiemethoden, regelmatige beveiligingsaudits en het implementeren van strikte toegangscontroles. 

Transparantie en verantwoording

Een ander belangrijk aspect is transparantie. Gemeenten moeten duidelijk communiceren over hoe en waarom AI wordt ingezet. Dit omvat uitleg over de data die wordt verzameld, hoe deze wordt verwerkt en welke beslissingen door AI worden genomen. Bovendien moeten burgers de mogelijkheid hebben om vragen te stellen en bezwaar te maken tegen beslissingen die door AI zijn genomen. Dit bevordert niet alleen het vertrouwen van de burgers, maar zorgt er ook voor dat de gemeente verantwoording aflegt over haar handelen.  

Ethische overwegingen

AI-systemen kunnen onbedoeld vooroordelen bevatten, gebaseerd op de data waarmee ze zijn getraind. Het is van groot belang om deze vooroordelen te identificeren en te corrigeren om discriminatie te voorkomen. Gemeenten moeten dus werken aan inclusieve algoritmes die representatief zijn voor de diverse doelgroepen die zij bedienen. 

Kennis en vaardigheden 

Het implementeren van AI vereist ook een goed begrip van de technologie. Gemeenten moeten investeren in de opleiding en training van medewerkers om ervoor te zorgen dat zij de nodige kennis en vaardigheden hebben om AI op een veilige en effectieve manier te gebruiken.  

Samenwerking en richtlijnen

Tot slot is samenwerking tussen verschillende overheidsinstanties, technologiebedrijven en maatschappelijke organisaties essentieel om best practices te ontwikkelen en te implementeren. Het opstellen van duidelijke richtlijnen en standaarden voor het gebruik van AI kan helpen om een consistente en veilige benadering te waarborgen. Gemeenten kunnen hierbij gebruikmaken van bestaande frameworks zoals de Europese AI Act en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Conclusie

De toepassing van AI biedt gemeenten veel kansen om hun dienstverlening te verbeteren en efficiënter te werken. Echter, het waarborgen van de veiligheid, privacy en ethiek is van cruciaal belang om het vertrouwen van de burgers te behouden en de maatschappelijke impact van AI positief te laten zijn. Door transparantie, ethisch verantwoord gebruik, adequate training en samenwerking kunnen gemeenten AI op een veilige en verantwoorde manier implementeren. 

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact met opnemen met  Frank Huijbregts,  06 21 81 29 02 of f.huijbregts@telengy.nl of met Ajmal Khan Sayedi, 06 21 61 65 86, a.k.sayedi@telengy.nl.

Het aanbesteden van een nieuwe Software as a Service (SaaS) applicatie is een grote stap. Een belangrijk punt om over na te denken, is dat de data die de organisatie in de applicatie opslaat, altijd beschikbaar moet zijn. 

Een van de doelstellingen bij het aanbesteden van een SaaS-applicatie, is om ervoor te zorgen dat de data die opgeslagen wordt, altijd kan worden gedeeld met andere applicaties of een datawarehouse. En dit moet kunnen zonder hulp van de leverancier van de SaaS-applicatie.  

Maar wat moet een leverancier doen om deze data beschikbaar te maken en te houden? Hier zijn een paar belangrijke punten: 

1. Open API’s: De leverancier moet open API’s hebben. Dit zijn manieren om data te delen tussen de SaaS-applicatie en andere systemen.
2. Data operabiliteit: De leverancier moet ervoor zorgen dat de data makkelijk kan worden verplaatst in een standaardformaat. Zo kan het in andere systemen worden gezet als dat nodig is. 
3. Data beveiliging: De leverancier moet goede beveiliging hebben om de data te beschermen tegen mensen die het niet mogen zien of verlies van data. 
4. Betrouwbaarheid: De leverancier moet ervoor zorgen dat de data altijd beschikbaar is als het nodig is. 
5. Ondersteuning: De leverancier moet snel en goed kunnen helpen als er problemen zijn met de beschikbaarheid van de data. 

Sinds 2008 begeleidt senior-adviseur Frank Huijbregts vele gemeenten bij het aanbesteden met als de scope van aanbesteden bijvoorbeeld Cloud transities, Microsoft 365 of kernapplicaties die steeds meer als SaaS-applicatie worden afgenomen (denk hierbij aan vth, belastingen, financiën, zaaksystemen, mor, DMS en zaaksysteem). Daarnaast komen steeds vaker ook andere ICT- en informatiebeleid gerelateerde diensten voor die als een SaaS-variant worden aangeboden. Een veelvoorkomende worsteling daarbij is: op welke manier borg ik dat mijn data die ik straks in de nieuwe SaaS-applicatie heb opgeslagen, beschikbaar is voor hergebruik, bijvoorbeeld voor datagedreven werken of in een data warehouse? 

Dit is een terechte vraag, want data is een waardevolle bron voor elke organisatie. Data kan inzicht geven in de prestaties, de behoeften en de kansen. Data kan ook helpen om betere beslissingen te nemen, processen te verbeteren en innovatie te stimuleren. Maar om dit te kunnen doen, moet je data wel toegankelijk en bruikbaar zijn. 

Daarom is het belangrijk om bij het kiezen van een SaaS-applicatie te letten op de bovengenoemde punten. Zo zorg je ervoor dat je data niet alleen veilig en betrouwbaar is, maar ook makkelijk te delen en te analyseren is. Zo kun je je data optimaal benutten. 

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact met opnemen met  Frank Huijbregts,  06 21 81 29 02 of f.huijbregts@telengy.nl. Hij helpt je graag verder met je vragen en uitdagingen! 

Telengy-collega’s Frank Huijbregts, Wouter Le Febre en Tim van der Pol nemen je mee tijdens een online college van de AI & ChatGPT Summer Academy van SkillsTown. Je kunt je nog aanmelden.

Vooruitlopend geeft Frank Huijbregts 10 tips in het gebruik. Overigens zijn de tips multifunctioneel.

1. Vraag duidelijk en beknopt

Zorg ervoor dat je vragen duidelijk formuleert en vermijdt overbodige informatie. Houd het kort en bondig.

2. Specificeer het gewenste resultaat

Geef duidelijk aan welk antwoord of welke informatie je verwacht.

3. Geef context

Wanneer je een vraag stelt waarvoor je achtergrondinformatie nodig hebt, zorg er dan voor dat je de relevante context gebruikt zodat je ChatGPT/BARD/Microsoft Copilot helpt te begrijpen wat je precies zoekt.

4. Wees geduldig

Wees geduldig en probeer verschillende formuleringen of benaderingen als je niet tevreden bent met het antwoord.

5. Stel vervolgvragen

Wanneer je meer informatie nodig hebt, of wilt inzoomen op een bepaald onderwerp, aarzel dan niet om vervolgvragen te stellen. Gebruik de informatie die je al als antwoord hebt gekregen om de volgende vraag beter “te sturen”.

6. Begrenzing van de respons

Als je wilt dat de respons binnen een bepaald kader blijft, geef dit dan duidelijk aan. Bijvoorbeeld: “Geef vier redenen waarom…” of “Beschrijf de stappen van… om…”.

7. Vraag om verduidelijking

Als het antwoord van ChatGPT/BARD/Microsoft Copilot niet duidelijk is of wanneer je meer context nodig hebt, vraag dan om verduidelijking. Soms worden er aannames gedaan die niet overeenkomen met wat je eigenlijk bedoelde.

8. Wees voorzichtig met gevoelige informatie

Vermijd het verstrekken van persoonlijk identificeerbare informatie of andere gevoelige gegevens tijdens de conversatie.

9. Maak gebruik van systeemberichten

ChatGPT/BARD/Microsoft Copilot kunnen systeemberichten gebruiken om suggesties, vragen of opmerkingen te geven. Je kunt hierop reageren om te sturen of om aan te geven welke informatie je nog nodig hebt.

10. Experimenteer en geniet ervan

Wees niet bang om te experimenteren met verschillende soorten vragen en conversaties. ChatGPT/BARD/Microsoft Copilot zijn bedoeld als een hulpmiddel om je te helpen, dus maak er gebruik van! Geniet en leer van de interactie!

Meer weten?

Houd er rekening mee dat ChatGPT/BARD/Microsoft Copilot voorspellingen maken en een krachtige hulpmiddelen zijn. Blijf dus kritisch bij het controleren van de gepresenteerde antwoorden en controleer indien nodig de antwoorden met andere betrouwbare bronnen. Voor meer informatie kun je contact met opnemen met  Frank Huijbregts,  06 21 81 29 02 of f.huijbregts@telengy.nl.

De lokale overheid transformeren met generatieve AI. Telengy-collega’s Frank Huijbregts, Wouter Le Febre en Tim van der Pol nemen je mee tijdens een online college van de AI & ChatGPT Summer Academy van SkillsTown. Je kunt je nu aanmelden.

Met alle drukke agenda’s is het als organisator van een meeting niet altijd eenvoudig een geschikte datum en tijd te vinden waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Wanneer het om een meeting gaat met enkel collega’s uit je eigen organisatie, dan wil je de Outlook “planningsassistent” graag gebruiken. Die zoekt op basis van de beschikbaarheid in de agenda’s en houdt geen rekening met onvolledige agenda’s of de voorkeur van de genodigden.

Complexer wordt het wanneer je een meeting wilt organiseren met zowel collega’s als externen. Misschien gebruik je graag een extra (web)applicatie waarmee het eenvoudiger is om een geschikte datum en tijd te prikken en rekening te houden met de voorkeur van de genodigden.

Sinds kort is het mogelijk om dat rechtstreeks vanuit Outlook te doen! De meest eenvoudige manier is gebruik te maken van Outlook Webaccess (https://outlook.office.com/mail/). Voor de Windows of MacOS Outlook client is het mogelijk om de invoegtoepassing “FindTime” te installeren, terwijl die standaard aanwezig is in de Outlook Webaccess omgeving.

Omdat niet alle organisaties toelaten om zelf een invoegtoepassing in de Outlook client te installeren, leg ik hieronder uit hoe het werkt in de Outlook 365 Webaccess omgeving:

1. Open de Outlook webaccess omgeving via https://outlook.office.com
2. Log in wanneer dat niet automatisch gaat
3. Ga naar Agenda
4. Maak een “Nieuwe gebeurtenis” aan
5. Voeg de genodigden voor deze meeting toe
6. Kies uit het menu voor “Planningspeiling”

7. Aan de rechterzijde veschijnt een kader waarin je een of meerdere datums en tijdstippen kunt selecteren waaruit de genodigden kunnen kiezen.
8. Wil je meerdere data selecteren dan doe je dat door naar die datum te bladeren.

Herhaal deze stap om meerdere datums en tijdstippen te selecteren.
9. Wanneer je alle dagen en tijdstippen hebt geselecteerd klik je op “Volgende”.

Je krijgt nu het overzicht te zien van de door jou voorgestelde tijden en data. Je kunt hier nog de laatste wijzigingen doorvoeren. Weghalen doe je door te klikken op het icoontje prullenbak. Het toevoegen van een extra datum en tijdstip doe je door helemaal linksonder op de knop <- Terug te klikken. Daarmee ga je naar het vorige scherm. Voeg je voorgestelde tijd en datum toe en klik weer op Volgende.

Weghalen van het tijdstip.

Geef eventueel de locatie op. Standaard staat de optie Teams-vergadering aan.

Geef je voorkeurinstellingen aan. Houd je muis boven de tekst van de optie, dan verschijnen de details van deze instelling.

Klaar? Klik dan op “Poll maken”

De uitnodiging is klaar.
Door de e-mail te verzenden ontvangen de genodigden een email met de stemknop.
De ontvanger ontvangt de email. Wanneer de ontvanger de “Stemmen” knop gebruikt wordt, verschijnt er een nieuw venster. De ontvanger selecteert zijn naam.

Er verschijnt een volgend venster. Je kunt hier kiezen om met je Microsoft account aan te melden of met een code.
Eenmaal aangemeld kan de ontvanger stemmen en een Voorkeur aangeven.

Met de stemknop wordt de organisator geïnformeerd over de selectie.
In dit geval is de afspraak van Maandag 19 juni om 9:00am gepland. De deelnemers krijgen automatisch een uitnodiging voor deze afspraak.

Een planningspeiling maken

De organisator kan meerdere tijdsopties verzenden via planningspeiling en de back-and-out-e-mailberichten over planning minimaliseren.

Opmerking: Als u hulp nodig hebt bij het vinden van de toegangspunten voor planningspeiling voor de Outlook-client die u gebruikt, raadpleegt u Planningspeiling openen.

Een poll maken

1. Selecteer de vergaderingsinstellingen.

a. Al uw polls weergeven: klik op deze koppeling om alle polls die u hebt gemaakt weer te geven en te beheren.
b. Tijdzone: selecteer de vervolgkeuzelijst tijdzone om de tijdzone voor de vergadering te wijzigen.

Opmerking: De gebruikte tijdzone wordt opgehaald uit de instellingen van uw organisator, maar u kunt een nieuwe selecteren in de lijst. Zomertijd wordt overwogen en vergaderingen na de jaarlijkse switch tonen de juiste tijd.

c. Duur: selecteer een duur van de vergadering in de lijst.
d. Vergaderuren: controleer of u de voorgestelde vergadertijden wilt beperken tot alleen werkdagen en werkuren.

Opmerking: De standaardwerktijden worden opgehaald uit de instellingen van uw organisator (indien beschikbaar) of anders worden uw Exchange-instellingen gebruikt. Ze worden standaard ingesteld op 8.00 tot 17.00 uur als er geen instellingen worden gevonden.

e. Datumkiezer: Met de datumkiezer kunt u verschillende datums kiezen om de beschikbaarheid van de tijd te bekijken. U kunt tijden van verschillende datums toevoegen aan een poll. U kunt ook de pijl-links en pijl-rechts gebruiken om naar de vorige of volgende dag te gaan en het agendapictogram (tussen de pijlknoppen) gebruiken om terug te gaan naar vandaag.

2. Planning Poll bekijkt de planningen van de deelnemers (indien beschikbaar) en stelt een lijst met geschikte vergadertijden voor. Factoren die worden gebruikt om de beste opties te bepalen, zijn onder andere hoeveel deelnemers vrij zijn, hoeveel vereiste versus optionele deelnemers vrij zijn, of conflicterende deelnemers voorlopig of bezet zijn in hun agenda.

Opmerking: Planningspeiling gebruikt uw Microsoft 365 zakelijke account voor toegang tot uw agenda en de agenda’s van deelnemers in uw organisatie om de beschikbaarheid te bepalen. Agenda’s die niet zijn gekoppeld aan een Microsoft 365-account, tonen de beschikbaarheid van de deelnemer als onbekend.

a. Mensen Pictogrammen: Als u de muisaanwijzer boven het persoonspictogram houdt, wordt de beschikbaarheid van de deelnemers weergegeven en of ze verplicht of optioneel zijn.

I. Onderstreept: Organisator
II. Groen: beschikbaar
III. Rood: Bezet
IV. Paars: afwezigheid
V. Grijs: onbekend

b. Knop Uitvouwen/samenvouwen: hiermee kunt u een gedetailleerde lijst zien van de beschikbaarheid van deelnemers en of ze vereist of optioneel zijn voor een bepaalde tijdsuggestie.

3. Selecteer een paar geschikte vergadertijden. De knop Volgende wordt ingeschakeld als u een of meer opties selecteert.
4. Klik op Volgende. U krijgt de lijst met geselecteerde tijden en poll-instellingen te zien voordat u de poll kunt voltooien.

a. U kunt nu alle geselecteerde vergadertijden verwijderen door te klikken op het pictogram Verwijderen in de lijst Geselecteerde tijden.
b. U hebt de mogelijkheid om een vergaderlocatie toe te voegen.
c. Onlinevergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectievakje Onlinevergadering in om deze uit te schakelen. De naam van de instelling wordt bijgewerkt, afhankelijk van de standaard vergaderprovider die door uw organisatie is geselecteerd. U kunt de provider van de vergadering wijzigen in uw Outlook-instellingen.
d. Gebruik de knop Uitvouwen/samenvouwen om opties weer te geven onder Poll-instellingen beheren.

1. 1. 1. 1. Plannen wanneer deelnemers consensus bereiken: een agendagebeurtenis wordt automatisch gepland als alle vereiste deelnemers voor een specifieke tijdsoptie hebben gestemd. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, wordt de vroegste optie gepland.
         2. Geselecteerde tijden in mijn agenda bewaren: er wordt een voorlopige gebeurtenis in uw agenda geplaatst voor elke optie die u voorstelt. Alle bewaringen worden verwijderd wanneer de vergadering is gepland of de poll wordt geannuleerd.
         3. Houd me op de hoogte van poll-updates: u ontvangt een e-mail wanneer een deelnemer stemt. Het bericht bevat de huidige poll-status en een optie om te plannen.
         4. Deelnemers verplichten hun identiteit te verifiëren: om anonieme stemming te voorkomen, moeten deelnemers zich verifiëren voordat ze kunnen stemmen.
         5. Poll voor deelnemers vergrendelen: deelnemers kunnen geen nieuwe tijden voorstellen of andere deelnemers bewerken.

Opmerking: Tenantbeheerders kunnen sommige van deze instellingen ook op organisatieniveau bijwerken met behulp van de juiste cmdlets. Ga voor meer informatie naar de volgende instellingen in Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled en FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled.

5. Selecteer Poll maken. Met de planningspeiling worden de pollgegevens ingevoegd in de hoofdtekst van uw e-mail, met een koppeling naar de stempagina en een koppeling naar alle polls die u tot nu toe hebt gemaakt.
6. Selecteer Verzenden om het e-mailbericht te verzenden en het stemproces te starten.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

De ‘cloud’ is een fenomeen waar steeds meer overheden van gebruik maken. Zijn overheden momenteel in staat om goede en verantwoorde afspraken te maken met cloud leveranciers? Roel Ottens in gesprek met Frank Huijbregts.

Steeds meer gemeenten maken gebruik van clouddiensten. Uit onderzoek van Autoriteit Consument & Markt (ACM) blijkt dat in 2021 de markt wereldwijd, in Europa en in Nederland met 20 à 30 procent is gegroeid. Hoogstwaarschijnlijk zet deze groei door met de toenemende digitalisering en het groeiende belang van het verwerken en analyseren van data.

Naast de al bekende softwareleveranciers bij de overheid neemt een aantal van de grootste bedrijven ter wereld deel in deze markt. Elke aanbieder heeft zijn eigen randvoorwaarden en standaarden voor het gebruik van hun cloud. Daardoor is het lastig om samen te werken met andere aanbieders en het recht op het overdragen van gegevens wordt belemmerd. De ACM ziet dan ook het risico dat: “de toenemende consolidatie in combinatie met de overstapdrempels en gebrekkige interoperabiliteit vergroten de afhankelijkheid van gebruikers van slechts een paar verticaal geïntegreerde cloud aanbieders.”

Die afhankelijkheid belemmert de concurrentie. Na het eerste keuzemoment voor een aanbieder ontstaan er risico’s voor prijs, kwaliteit en innovatie. Een voorbeeld hiervan zijn de stijgende tarieven en het gebrek aan motivatie bij aanbieders om te vernieuwen of maatwerk oplossingen te bieden.

De Europese Unie denkt na over ‘data soevereiniteit’ en plaatst dit op de politieke agenda. Door bijvoorbeeld meer te investeren in het ontwikkelen van Europese alternatieven om zo de afhankelijkheid van grote Amerikaanse technologiebedrijven te verlagen en wetten te ontwerpen als de EU Data Act.

Op 29 augustus 2022 is het Rijksbreed cloudbeleid 2022 aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal verstuurd: “een uitwerking van de nieuwe visie op gebruik van publieke clouddiensten door de Rijksoverheid”. Onder het cloudbeleid gelden voor het gebruik van de cloud 11 voorwaarden, waar organisaties zelfstandig activiteiten moeten ontwikkelen om de afweging te maken.

Een vraag is of overheidsdiensten momenteel in staat zijn om afspraken te maken met de cloud leverancier over interoperabiliteit en data-eigenaarschap. Dit vraagt o.a. om specifieke aanbestedingskennis, servicemanagement en het opstellen van cloud strategie en leveranciersmanagement.

Wat zijn de redenen om over te stappen naar cloud?

Er is geen reden meer om niet naar de cloud te gaan. Corona heeft gezorgd voor de grootste Proof of Concept ooit. In een aantal weken werden oplossingen als  Zoom en Microsoft Teams grootschalig uitgerold. Voor sommige organisaties was het de eerste ervaring met de kansen van een cloud gebaseerde oplossing. De oplossingen zijn gebouwd en worden beheerd.  Dat maakt het mogelijk om de oplossing in één à twee weken in te richten en uit te rollen voor de hele organisatie. De cloud biedt kansen: veiligheid, beschikbaarheid, schaalbaarheid en flexibiliteit zijn voor overheden zeer aantrekkelijk.

Wordt de organisatie met cloud ontzorgd?

Cloud ontzorgt tot op zekere hoogte, maar denk niet dat je na de implementatie lekker achterover kunt leunen. Organisaties gaan een overeenkomst aan waarbij zij de opdrachtgever zijn en blijven. Dit vergt regie en goed opdrachtgeverschap. Het lijkt eenvoudig maar blijkt een behoorlijk lastige taak voor de meeste organisaties.

Hoeveel kan een organisatie besparen?

De veronderstelling dat cloud goedkoper zal zijn, is misschien wel de grootste valkuil. Het transitiejaar, waarin ICT verplaatst wordt van de lokale datacenter naar de cloud, vraagt 1,5 keer de kosten van een modernisering in je eigen datacenter. Daarna is het mogelijk om aan knoppen te draaien waarmee je de kosten beperkt.

Wat is dan het voordeel?

Organisaties moeten innoveren. Nieuwe wetten, nieuwe omstandigheden vragen om flexibiliteit en snelheid. Met een cloud oplossing is dat mogelijk. Informatieveiligheid moet omhoog. Elk jaar komen er berichten dat t.o.v. het voorgaande jaar er opnieuw een toename is van 20%-30% aan overheidsinstanties die slachtoffer zijn geweest van cybercriminaliteit. Voor een groot deel wordt die veroorzaakt door menselijke fouten, maar het wordt ook steeds complexer om als overheid te wapenen tegen nieuwe technologie waarmee hacks en diefstallen worden gepleegd. De budgetten voor een gedegen informatiebeveiliging zijn vaak niet of niet op tijd beschikbaar. Wanneer de applicatie uit de cloud wordt gehaald zijn de kosten van het technisch beheer maar ook de informatieveiligheid inclusief. Wanneer je je legacy omgevingen nog niet kunt uitfaseren en ze in de cloud plaatst, dan zijn de cloud leveranciers in staat om je een betere informatieveiligheid te bieden. Je betaalt daar immers gezamenlijk met alle andere klanten voor informatieveiligheid waardoor beschikbare budgetten vele malen groter zijn.

Wat zijn afspraken die een organisatie maakt met een cloudleverancier?

Slaat de organisatie data op in de cloud, dan worden er in de overeenkomst ook afspraken gemaakt over het moment waarop besloten wordt de clouddienst niet langer af te nemen. Die afspraken worden vastgelegd in de exit-strategie.

In tegenstelling tot de traditionele implementaties van systemen en applicaties in eigen datacenters, waar Service Level Agreements (SLA) vaak jaren niet uit de kast komen totdat er een escalatie ontstaat, zal bij cloud oplossingen de opdrachtgever het initiatief zelf moeten nemen en regie blijven houden. Eén van de belangrijkste taken is misschien wel om de SLA’s gedurende de overeenkomst gezond te houden door ze aan te passen aan de behoefte van de organisatie en de situatie van vandaag. Samen met de cloud leverancier werkt de organisatie gedurende de hele overeenkomst aan de best passende cloud oplossing voor de organisatie.

Wanneer de organisatie een clouddienst afneemt, blijft de organisatie altijd eindverantwoordelijk voor de informatieveiligheid. Daarom staat er in de SLA afspraken over het proces bij datalekken, het beveiligingsniveau en de geografische ligging van het datacenter waaruit de organisatie de clouddiensten geleverd krijgt.

“Cloud leveranciers leveren diensten.”

De hoofdvraag: kunnen overheden zelfstandig afspraken maken met cloud leveranciers?

Met een beetje hulp is dat goed mogelijk. Afspraken worden niet alleen bij het sluiten van een overeenkomst gemaakt, de organisatie houdt de regie waardoor ze onder het standaard onderhoud vallen. Cloud leveranciers leveren diensten. Ga niet op de stoel zitten hoe een cloud leverancier die moet leveren, neem wel de regie over welke diensten ze moeten leveren tegen de condities zoals in de overeenkomst beschreven.

Wat is een beetje hulp?

Waarschijnlijk heeft iedereen een idee wat er nodig is voor een aanbouw, toch huren we een constructeur in voor het ontwerp en de berekening. Cloud is een containerbegrip. Het is dus van groot belang dat de organisatie haar definities van cloud bepaalt en die in elk gesprek deelt met de gesprekspartners. Wanneer de organisatie geen ervaring of capaciteit beschikbaar hebt om de cloudstrategie te ontwikkelen, laat de organisatie dan ondersteunen bij het opstellen van de eisen over o.a. de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid, integriteit en exit-strategie (interoperabiliteit en data-eigenaarschap).

“Ook het begeleiden van de transitie is vaak een opdracht die, naast een bestaande rol, veel energie en kennis vraagt.”

Wie moeten hierbij betrokken worden?

Ik merk dat het voor de overheidsorganisaties en voor de leveranciers fijn is om een transitiemanager aan te stellen om de transitie namens de overheidsorganisatie naar de cloud te begeleiden. Wanneer de transitie afgerond is, gaat de organisatie de beheerfase in. Dat is het moment dat er een eigen cloudregisseur wordt aangesteld. De cloudregisseur is een combinatie van een servicemanager en ICT-architect die stuurt op het nakomen van de interne- en extern gemaakte afspraken. Samen met de leverancier worden de afspraken gedurende de overeenkomst geoptimaliseerd. Een jaar voor het beëindigen van de overeenkomst start het gesprek met de latende leverancier over de exit procedure.

Tot slot horen de Chief Information Security Officer en Functionaris Gegevensbescherming betrokken te worden bij strategische keuzes. De traditionele IT-coördinator zal breder en groter moeten gaan denken vanuit zijn rol en daarmee meer de samenhang gaan zien.

Welke tips heb je voor overheden wanneer zij met een cloud leverancier willen gaan samenwerken?

Manage de verwachtingen intern wanneer het gaat om de kosten en doorlooptijd. Een transitie naar de cloud levert meestal meer kwaliteit en flexibiliteit maar kost ook meer. In de beheerfase kan de organisatie sturen op kosten. Maar zolang de organisatie niet alle applicaties heeft versaasd, worden de kosten niet per definitie lager.

Let op dat je richting geeft aan de leverancier. Hiervoor zijn goede afspraken nodig over opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Vul deze rollen stevig in binnen de eigen organisatie met voldoende capaciteit en kennis.

Bronnen

• Rijksoverheid. Werken ‘in de cloud’ wordt mogelijk voor  Rijksoverheid
• Ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Rijksbreed cloudbeleid 2022
• ACM. Markstudie Clouddiensten
• Financieel Dagblad. Ook in de cloud voelen we de dominantie van big tech

Meer weten over dit onderwerp of over Frank?

Frank is een ervaren adviseur die zich inzet voor de lokale overheid om o.a. de transitie naar de cloud goed te begeleiden. Naast de cloud transitie kent Frank de overheidsorganisatie van binnen als ICT-manager, projectleider en aanbestedingsadviseur. Voor meer informatie kunt u contact met Frank Huijbregts opnemen, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

1. Overige mappen in OneDrive

Microsoft heeft recent handige nieuwe functionaliteit toegevoegd in OneDrive. Waar je voorheen via MS Teams of de Startpagina van SharePoint bestanden bewerkte, is dit met de nieuwe functionaliteit ook rechtstreeks via OneDrive mogelijk. Je ziet nu in een oogopslag al jouw Microsoft Teams kanalen waar vervolgens de bestanden kunt bewerken.

Hoe doe je dat?

Ga naar de web versie van OneDrive. Dat kan door het OneDrive icoontje aan te klikken. Het OneDrive menu wordt geopend en daar kies je voor “Online weergeven”.

1. Vervolgens zie je onder Snelle Toegang de nieuwe toevoeging “Meer plaatsen… ”
2. Wanneer je daarop klikt verschijnt een overzicht met alle Teams waar jij lid van bent.
3. Ook vind je de Teams waar jij recent in hebt gewerkt.

Door een van de Mappen onder “Uw Teams” of “Recent” aan te klikken open je de documentenstructuur die binnen het Team is aangemaakt. Vanuit daar kun je bestanden bewerken via de Office365 web apps of de Office365 desktop apps.

2. Editor functie in MS Word 365

Misschien heb je het icoontje   wel gezien maar nog niet gebruikt? Het is een handige functie waarmee je MS Word een check laat uitvoeren op spelling en grammatica. Daarnaast helpt de Editor functie je om de teksten beknopt te houden en moderne woorden te gebruiken. Klik hiervoor op het Editor icoon en een nieuw menuvenster wordt geopend. Klik op grammatica en of spelling en Editor zal je tekst controleren en aanbevelingen doen.

3. Live ondertitelen van MS Teams video vergaderingen

Microsoft heeft ondertiteling als functionaliteit toegevoegd aan het video vergaderen. Deze functionaliteit activeer je als volgt:

Klik op de … in het menu. Er verschijnt een menu met een nieuwe functie “Livebijschriften inschakelen”. Standaard wordt de taal zoals je die hebt ingesteld geselecteerd. Mocht de taalinstelling niet juist zijn, bijvoorbeeld Engels in plaats van Nederlands, dan wijzig je dat als volgt:

Rechts onder in het menu klik je op  … Er verschijnt nu een menu “Gesproken taal wijzigen”

Scrol met de muis naar Nederlands (Nederland)

Bevestig je keuze om de live ondertiteling in het Nederlands te zien.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Microsoft 365 biedt vele mogelijkheden tot samenwerking. Maar wanneer je al die handige Microsoft 365 APPS eenmaal geïnstalleerd hebt, op welke manier ga je dan eigenlijk samenwerken? De meest gebruikte APPS uit de Microsoft 365 bundel zijn: OneDrive for Business, MS SharePoint Online en MS Teams. Alle 3 de APPS beschikken over onderling vergelijkbare maar tegelijkertijd ook unieke functionaliteit.

OneDrive for Business

OneDrive for Business is een persoonlijke online locatie voor de opslag van privé bestanden. Het biedt gebruikers een centrale plek waardoor opgeslagen (privé)documenten altijd en overal (dus ook mobiel) toegankelijk zijn. Alle bestanden die worden opgeslagen in OneDrive for Business zijn alleen voor deze gebruiker beschikbaar. De gebruiker kan vanuit OneDrive for Business een of meerdere bestanden delen met een collega of externe. OneDrive for Business geeft gebruikers eenvoudig inzage welke documenten zijn gedeeld en met wie.

OneDrive for Business is daarmee het best te gebruiken in de situatie dat:

• alleen door de gebruiker aan een document wordt gewerkt;
• documenten alleen voor de gebruiker beschikbaar mogen zijn;
• document(en) tijdelijk gedeeld moeten worden met specifieke personen.

SharePoint Online

SharePoint Online is in de eerste plaats een documentenbeheer- en intranetplatform. Het biedt functionaliteiten voor het opzetten van sites voor informatie-uitwisseling maar ook voor het online samenwerken binnen een groep/afdeling of organisatie. SharePoint Online kent twee typen sites: Team sites en Communication sites.

• Teamsite

Je kiest voor een Teamsite als je een plek wilt creëren waar de leden van een werkgroep of projectteam kunnen samenwerken aan projectresultaten, een evenement kunnen plannen, de status kunnen volgen of ideeën kunnen uitwisselen. In een teamsite zijn alle leden auteurs van de content.

Microsoft geeft functionaliteit van een teamsite weer als een plek waar je als team verbindt, samenwerkt en creëert. In Team sites wordt gewerkt volgens een vooraf vastgesteld format.

In tegenstelling tot OneDrive for Business richten Team sites zich op het samenwerken, verbinden en creëren in groepsverband. De SharePoint Online startpagina brengt de beschikbare teamsites samen. Microsoft 365 brengt voor elke gebruiker het nieuws van alle teamsites waarvan ze lid zijn overzichtelijk in beeld.

SharePoint Online Teamsites zijn ideaal voor bijvoorbeeld:

• het samenwerken aan documenten;
• het delen van bestanden die belangrijk zijn voor een organisatieonderdeel/afdeling/project;
• het gebruik van een geautomatiseerde workflow voor de goedkeuring van documenten;
• het opslaan van alle documenten en informatie over een het project of onderwerp op één centrale locatie;
• een omgeving om samen te werken met een partner/externe partij.

• Communication site

je kiest voor een Communication site wanneer je wilt “zenden”. Het is ideaal om je verhaal te vertellen, inhoud te delen (niet bewerkbaar door anderen). In een Communication site is het standaard geregeld dat alleen de eigenaar van de site de auteur van de inhoud van die site is. De Communication site is niet bedoeld om samen te werken. Kenmerkend is dat een Communication site meer lezers dan auteurs heeft, vergelijkbaar met het traditionele intranet.

SharePoint Online Communication sites zijn ideaal voor bijvoorbeeld:

• het delen van nieuws van afdelingen of organisatie;
• het delen van documenten die zijn vastgesteld en beschikbaar voor een grote groep of de organisatie;
• het delen van beleid;
• het delen van huisstijlen;
• het delen van een “smoelenboek”.

Microsoft Teams

Wanneer het om samenwerken gaat, is Microsoft Teams waarschijnlijk de meest bekende APP. Microsoft Teams draait als het ware bovenop SharePoint Online. Microsoft positioneert het als “de hub om samen te werken”. In basis werkt de Microsoft Teams APP op elk apparaat hetzelfde.

Microsoft Teams is ontwikkeld om digitale samenwerking tussen leden van teams onderling te verbeteren. Je kunt personen lid maken van een team, maar het is ook mogelijk projectgroepen, afdelingen of een hele organisatie lid te maken. Binnen een team worden kanalen aangemaakt. Een kanaal is een gesprek in een team, dat gewijd is aan één afdeling, project of onderwerp.

T.o.v. de SharePoint teamsite functionaliteit biedt Microsoft Teams de mogelijkheid te chatten (1:1 of met een heel team via “@mentions”), via video te vergaderen en berichten te voorzien van een “like”, gif, emoji of memes als expressie.

Bij het aanmaken van een team binnen MS Teams wordt op de achtergrond een SharePoint Online teamsite aangemaakt voor de opslag van de documenten. Via “ Bestanden” is het mogelijk om openen in SharePoint Online te gebruiken. Hierdoor wordt de SharePoint Online teamsite geopend. Vanaf hier is de SharePoint Online functionaliteit beschikbaar.

Het is mogelijk om functionaliteit van verschillende APPS aan een team toe te voegen. Inmiddels beschikt de APPS catalogus binnen MS Team over tientallen te integreren applicaties. Voorbeelden zijn Tasks en OneNote. Maar ook van andere leveranciers zijn vele applicaties beschikbaar die integreren met de interface van MS Teams. Ze zijn te gebruiken via de tabbladen in chats en in kanalen. Deze manier van integratie maakt het gebruik laagdrempelig en eenvoudig.

Microsoft Teams biedt als het ware extra functionaliteit bovenop een teamsite van SharePoint Online. Microsoft Teams gebruik je wanneer:

• er meer functionaliteit gewenst is dan de standaard SharePoint intranet- en bestandsopslag functionaliteiten;
• meerdere gebruikers op een veilige manier samenwerken in een centrale omgeving;
• functionaliteiten van de door de organisatie gebruikte applicaties uit APPS geïntegreerd moeten worden in de samenwerkingsomgeving;
• documenten snel toegankelijk moeten zijn en tegelijk veilig zijn opgeslagen;
• video-vergaderen, agenda, oproepen, delen van bestanden, chatten, status meldingen en feeds onderdeel moeten zijn in een digitale samenwerkingsomgeving.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Teams is voor veel organisaties de standaard voor het op afstand vergaderen geworden. De applicatie biedt tal van functies die het werken op afstand aangenaam en eenvoudig hebben gemaakt. Onderstaand drie handige opties:

Kanaal agenda’s

1. Kanaal agenda’s: Het is mogelijk om vergaderingen te plannen met de “gedeelde kanaal agenda” Hierdoor is het mogelijk alle kanaalgebeurtenissen te bekijken en toe te voegen aan jouw eigen persoonlijke agenda. Hoe doe je dat:

• Selecteer Een tabblad toevoegen paars plusteken boven aan het kanaal.

• Selecteer de kanaalagenda in de lijst met beschikbare apps.

• Selecteer Toevoegen en geef de agenda een naam.

Nu heb je een gedeelde agenda en kun je vergaderingen toevoegen waar alle leden binnen dat kanaal aan kunnen deelnemen. Let op: Gasten (extern) kunnen deze kanaal agenda niet meteen bekijken, je moet ze hiervoor uitnodigen. Het toevoegen van onderwerp, deelnemers, locaties en tijden werkt zoals met Outlook.

Aparte vergaderruimten

2. Even brainstormen in kleiner comité: Hiermee is het mogelijk om grote groepen in kleinere groepen in te delen. Een hele handige functie om tijdens een vergadering even met een kleiner groepje te overleggen of aan een opdracht te werken. Ben je klaar met dat overleg in kleiner comité , dan stop je de vergadering en keer je automatisch terug naar de oorspronkelijke vergadering.

• Hoe maak je een spreekkamer aan. Start de vergadering.
• Selecteer de optie Aparte vergaderruimten.

Er wordt een venster geopend waarin je kunt aangeven hoeveel extra vergaderruimten je nodig hebt. Het aantal deelnemers per vergaderruimte wordt door Teams voorgesteld, maar je kunt dat ook handmatig doen waarbij je de groep deelnemers zelf kunt samenstellen.

De Organisator kan nu bepalen wanneer de deelnemers AUTOMATISCH volgens de indeling in de aparte vergaderruimten worden geplaatst. Kies “Start vergaderruimten”. Eenmaal gestart dan word het icoon “open” getoond.

Deelnemers of de Organisator kunnen automatisch terugkeren naar de oorspronkelijke vergadering door de optie “Sluit vergaderruimte” te kiezen.

Deelnemers krijgen de melding dat zij na 10 seconden automatisch worden teruggeleid naar de oorspronkelijke vergaderruimte.

Snel hand opsteken

3. Sneltoetsen om je Hand op te steken: Het “Handje opsteken” is inmiddels bij velen bekend. Handig voor deelnemers en de Organisator om gesprekstijd te vragen. Daarnaast kun je ook via de “live reactie” je emotie delen. De door jou gekozen reactie wordt een paar seconden zichtbaar op het scherm. Daarvoor klik je op het icoontje “Live reactie” en selecteer je vervolgens het handje.

Maar via een de sneltoetsen kan het sneller: Gebruik om je “hand op te steken” Ctrl+Shift+K en wanneer je een (Macbook gebruikt Command+Shift+K ). Gebruik je de sneltoetsen opnieuw dan “haal je handje” ook weer omlaag.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Bij het vele digitale thuiswerken biedt Microsoft teams vanaf december nieuwe functionaliteit, onderstaand vind je een overzicht.

Look and feel

Vanaf 1 december zal “de look and feel” (details) van Microsoft Teams worden aangepast. Diegene die de nieuwe versie van Outlook 365 gebruiken herkennen deze nieuwe opmaak.

Spotlightfunctie

Hiermee bepaal je als organisator van een Teams-meeting wie er wanneer tijdens de sessie in beeld moeten zijn en blijven.

Notificaties

Er komen nieuwe notificatiemogelijkheden (te vinden onder je eigen avatar/foto rechtsboven, daarna instellingen kiezen).

Opnames van meetings

Opgenomen Teams vergaderingen worden NIET meer in Streams maar in OneDrive of SharePoint opgeslagen i.v.m. afwijkende informatieveiligheid en privacy instellingen t.o.v. de rest van de Office 365 applicaties. Voordeel is dat de opnames meteen ook eenvoudiger te delen zijn met anderen. Volgens Microsoft zijn er geen uitbreidingen van licenties noodzakelijk i.v.m. de extra opslag die de opnames vergen…

Taken

Werk je nu met taken in Outlook of via de “ToDo” Webapp of app van Microsoft, dan zie je die taken straks ook terug in Microsoft Teams.

Bestanden

Het delen en bewerken van bestanden is nu ook vanuit Microsoft Teams eenvoudiger te doen. Er komt een betere OneDrive/SharePoint integratie, waardoor je eenvoudiger andere gebruikers die deelnemen aan een kanaal direct rechten kunt toewijzen voor het raadplegen en bewerken van bestanden die opgeslagen zijn in OneDrive/ SharePoint.

Chatten

Het is mogelijk om als organisator van een meeting de chatfunctie te beperken. Je kunt de functie om te chatten aan- en uitzetten, en het mogelijk maken om alleen tijdens de meeting te chatten. Beëindig je de online meeting dan is de chatfunctie niet meer beschikbaar.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.

Teams is voor veel organisaties de standaard voor het op afstand vergaderen geworden. De applicatie biedt tal van functies die het werken op afstand aangenaam en eenvoudig hebben gemaakt. Natuurlijk is er naast Teams een aantal concurrerende applicaties met elk hun eigen kenmerken en voordelen. Echter, de ontwikkeling van Teams heeft binnen Microsoft nog meer prioriteit gekregen. De komende periode mei – juli worden o.a. de volgende nieuwe functionaliteiten met de updates uitgerold. Interessant voor elke organisatie die met Teams werkt of experimenteert.

1. Het wordt mogelijk om een teams-vergadering vanuit een los venster te starten

Handig wanneer je wilt multitasken!

2. De besturingsknoppen voor een teams-vergadering komen bovenaan het Teams-venster

Dit zorgt ervoor dat de organisator eenvoudiger de vergadering kan beheren en begeleiden.

3. Het wordt mogelijk om 9 deelnemers tegelijk “te zien” tijdens de teams-vergadering

Dit komt in de plaats van de huidige 3 deelnemers tegelijk. Het scherm wordt hiermee opgebouwd in een 3×3 indeling. Meer gezichten, meer plezier.

4. Het wordt mogelijk om direct vanuit een “kanaal” een teams-vergadering te starten met de deelnemers in dat kanaal

Handig bij een “dag-start” of “dag-afsluiting”.

5. Deelnemers die zijn uitgenodigd voor een teams-vergadering, krijgen straks een standaard keuzevenster met de keuze of zij deze willen bijwonen vanuit de browser of de Teams-app

Inclusief een knop om de Teams-app direct te installeren.

6. Gebruikers kunnen een eigen achtergrond voor het video vergaderen uploaden en gebruiken

Dit is leuk voor het opfleuren van de meeting. Beheerders kunnen – wanneer wenselijk – instellingen toepassen waarmee bepaald wordt óf en welke achtergronden gebruikt mogen worden. Beheerders zijn tevens in staat om met instellingen te bepalen welke achtergrond er altijd automatisch gebruikt wordt.

7. Je kunt bepalen of medewerkers uit de eigen organisatie altijd toegelaten worden in een georganiseerde Teams-vergadering

Gebruikers buiten de organisatie die wel als “Gast” toegang hebben tot teams worden automatisch naar de “lobby” geleid. De organisator van een meeting kan al deze instellingen voor die meeting vooraf naar eigen behoefte instellen/aanpassen.

8. Er komt een integratie met Yammer. (sociaal intranet)

De app Yammer wordt als het ware toegevoegd als te koppelen applicatie.

9. Apple / OSX gebruikers die Office 365 installeren krijgen nu automatisch ook de Teams-app geïnstalleerd

De Teams-app is dus volop in ontwikkeling (zie hiervoor ook mijn artikel over het wachten in de lobby.) Input vanuit de eindgebruikers is heel belangrijk, wanneer het om nieuwe maar ook te verbeteren functionaliteit gaat.

Meer weten?

Heeft u iets aan deze tips gehad? Laat het mij weten. Ook voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen: Frank Huijbregts, via tel. nr. 06 21 81 29 02  of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.