Gemeenten leveren meer dan tweehonderd verschillende producten en diensten aan haar inwoners en bedrijven. Dit gaat bijvoorbeeld van het verstrekken paspoorten/rijbewijzen, het onderhouden van de openbare ruimte, opstellen van omgevingsplannen tot het leveren van jeugdzorg. Totaal verschillende producten waarbij de informatiebehoefte steeds anders is. Deze informatiebehoefte wordt door de groeiende digitalisering steeds groter, en door de intensiverende samenwerking met diverse ketenpartners ook steeds complexer. Gemeenten moeten hierbij het overzicht houden en verbanden leggen binnen de eigen organisatie en met andere organisaties. Daarnaast ligt er een taak om deze informatiestromen op een veilige wijze te ontwerpen, ontwikkelen, implementeren en te onderhouden.

Leergang informatie & innovatie

Dit zijn grote vraagstukken die vragen om accurate kennis op het terrein van informatievoorziening en digitale technologieën. Voor het opbouwen en onderhouden van de benodigde kennis biedt Telengy Management & Advies de Leergang informatie & innovatie aan.

Gemeente Hoeksche Waard volgt de leergang en hebben daarbij gekozen voor een opzet met de onderstaande zes modulen[1]:

Module iGovernance

Woensdag 7 september jl. stond het onderwerp i-Governance centraal. Ger Manders bekeek samen met het team naar de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van de gemeente op informatievoorziening en automatisering.

In het tweede gedeelte is theaterwetenschapper en filosoof, Jaïr Stranders, aan de slag gegaan met het eigen gedrag van de deelnemers. Welk persoonlijk gedrag kan ik vertonen om positieve invloed te hebben op de ander.

Het vraagstuk dat centraal stond: Op welke wijze richt de gemeente Hoeksche Waard een goede i-governance in en welke randvoorwaarden zijn hiervoor nodig?

Governance is fabriekswerk

In fabrieken wordt al sinds jaar en dag gekeken op welke wijze deze goed, efficiënt en verantwoord geleid kunnen worden, kortom governance. Voor ons was er dan ook geen betere plek te bedenken om deze module te organiseren dan in onze eigen fabriek C’ park Bata Best.

De Bata fabriek is in 1934 geopend voor de productie van dames-, heren-, kinder- en sportschoenen. Ook kousen, pantoffels en rubber laarzen werden hier geproduceerd. Deze dagen is het bata fabrieksterrein een deelkantoor, waar Telengy één van de panden betrekt, maar Bata bestaat nog steeds.

Voor de senior senior adviseur kent u misschien nog het nummer uit 1929 met de geniale zin: “Zoo’n man met van die doodgewone Bata-schoenen an” Dit past weer bij ons eigen motto: Gewoon doen.

Reversed Escaperoom

De dag start met een reversed escaperoom, niet de deelnemers zijn opgesloten, maar de spreker: Ger Manders, zit ergens in de bestuurskamer vastgeketend. Na een goed speurwerk en basiskennis van I-governance wordt hij bevrijd.

In control over I&A

Ger werkt vanuit de praktijk naar de theorie met de vraag: hoe is de  i-governance geregeld voor de Hoeksche Waard? De antwoorden zijn uiteenlopend, maar men kan dan ook in control zijn op heel veel zaken: processen, producten, principes, projecten, portfolio’s, prioriteiten en i-wetgeving en bijvoorbeeld financiering. Uiteindelijk komen we tot de volgende definitie van governance:

“Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden.”

Nu weer terug naar de praktijk, in twee groepen wordt het instrumentarium van de Hoeksche Waard in beeld gebracht. Vragen die behandeld worden:

• Is het instrumentarium ontwikkeld en ingericht?
• Weet iedereen van het bestaan?
• En wordt het toegepast in de praktijk?

Het gesprek leidt direct tot actiepunten, vooral het gesprek over beleggen van taken en verantwoordelijkheden staat centraal.

Theater en governance

Het laatste deel van de middag kunnen we niet zoveel over zeggen. Het is een geheim van de kok en zonder dit geheim verlies je het verrassingseffect voor nieuwe groepen en deelnemers.

Jaïr Stranders creëert een unieke setting met werkvormen waar hij iedereen met non-verbale oefeningen uitdaagt tot reflectie. Ondanks de stilte hoor je het soms knetteren tussen mensen of knarsen in hoofden, ook voel je de spanning en het ongemak, Jaïr weet altijd een tip te geven om dat weg te nemen en de dynamiek weer andere wending te geven.

Aan de slag

De module sloot aan bij de ontwikkeling waar de gemeente Hoeksche Waard momenteel mee bezig is. Het inspireert en zet aan tot het maken van stappen. Ger heeft gezorgd voor een gezamenlijk taal met modellen als kapstok en Jaïr heeft duidelijk gemaakt dat een groot deel van de toepassing en communicatie niet op papier en in woorden ligt, maar vooral in gedrag!

Onderstaande optimisten gaan volledig in control komen.

Interesse in een eigen leergang?

Telengy adviseert gemeenten en lokale overheden al 25 jaar op het terrein van dienstverlenings- en organisatiedoelstellingen, informatievraagstukken en automatiseringsoplossingen. Deze ruime praktijkervaring vormt de basis voor de Leergang informatie & innovatie. Het is een leergang voor de lokale overheid waarbij we nadrukkelijk gebruik maken van ons netwerk. Door het proactief betrekken van andere gemeenten, hoogleraren/deskundigen, VNG en leveranciers proberen we de kennisdeling te optimaliseren. Aan het einde van de leergang:

• Kennen deelnemers de fundamenten van de gemeentelijke informatievoorziening;
• Hebben deelnemers de kennis over de laatste ontwikkelingen uit het werkveld;
• Kennen deelnemers een netwerk aan inspirerende en/of deskundige professionals;
• Werken deelnemers samen aan concrete, inspirerende en innovatieve vraagstukken van de gemeente;
• Is er een kennisbank met informatie, voorbeelddocumenten en handleidingen opgebouwd die in eigendom is van de deelnemers.

Meer weten?

Ook interesse in een leergang? Neem vooral even contact op zodat we extra informatie kunnen verstrekken en eventuele wensen en mogelijkheden kunnen bespreken: Jacob Ubbels, 06 50 43 15 78, j.ubbels@telengy.nl of Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

[1] Telengy biedt vele modulen aan in het brede spectrum van informatievoorziening, o.a. digitalisering, zaakgericht werken, datagedreven werken, e-depot, Wet open overheid, Open data, ICT-aanbesteden, (digitale) dienstverlening, Omgevingswet, basisregistraties en de Samenhangende Objecten Registratie, Common Ground, overheidsontwikkel- en managementmodellen, informatiebeveiliging, privacy en ethiek.

Een discussie van elk modern stel was welke achternaam het eerstgeboren kind gaat krijgen. Het wetsvoorstel dat op 13 september 2022 is aangenomen door de Tweede Kamer kan hier een einde aan maken. Na vaststelling door de Eerste Kamer kan het kind beide achternamen krijgen.

Discussie rond een mooie gebeurtenis

Ik ben een kersverse vader van een dochter, een mooie gebeurtenis. Voorafgaand hadden wij als ouders veel zaken om te bespreken: bevalplan, kinderopvang, geboortekaartje, voornaam en … welke achternaam ons kind krijgt. Bij ons heeft dit nogal wat discussie opgeleverd, alle argumenten konden we tegen elkaar wegstrepen:

• Jij hebt het kind al 9 maanden mogen dragen.
• Ik heb het kind al 9 maanden moeten dragen.
• Mijn ouders hebben nog geen kleinkinderen.
• Ik wil laten zien dat een vrouw gelijke rechten heeft en dat niet automatisch de man zijn naam centraal staat.
• Ik wil geen activistisch statement maken over de rug van mijn kind.
• …

Kortom wij kwamen er niet uit. Uiteindelijk kunnen we concluderen dat mijn vrouw een groter hart heeft en ons kind kreeg mijn achternaam. Nu komt er een tijdelijke overgangsregeling die een gecombineerde achternaam mogelijk maakt. Voor onze dochter maken we hier graag gebruik van en wij zijn niet de enige; uit een publiekspeiling van het ministerie van Justitie en Veiligheid van 2020 blijkt dat 32% van de mensen vindt dat het mogelijk moet worden dat ouders hun kinderen de namen van beide ouders meegeven.

Aanpassingen in processen

Het is misschien beroepsdeformatie, maar het eerste wat ik dacht was: wat moet er allemaal gebeuren bij gemeenten? De VNG heeft al een impactanalyse gedaan voor gemeenten:

Opstellen geboorteakte en akte van naamskeuze

In beide processen zijn beperkte wijzigingen nodig waar er nu nog twee opties zijn voor de achternaam (achternaam vader of achternaam moeder), komen er straks vier opties voor de achternaam (achternaam vader, achternaam moeder, achternaam vader + achternaam moeder of achternaam moeder + achternaam vader).

Geboorteaangifte meervoudige nationaliteit

Wanneer een kind een meervoudige nationaliteit heeft, kunnen de ouders kiezen welk van de mogelijk toepasselijke rechtstelsels wordt toegepast voor het naamrecht. Dit keuzemoment moet als een extra stap aan het proces van de geboorteaangifte worden toegevoegd.

Overgangsregeling

Als de achternaam van een kind na de geboorte wordt gewijzigd, bestaat hiervoor al een proces. In de nieuwe situatie moet wel vermeld worden dat het om een overgangsregeling gaat. Uitgaande van een inwerkingtreding op 1 januari 2024 gaat dit om gezinnen van wie het oudste kind op dat moment maximaal de leeftijd van acht jaar heeft bereikt. Deze leeftijdsgrens sluit goed aan bij de grens die in de rechtspraak al deels wordt toegepast, namelijk dat een kind vanaf acht jaar gehoord wordt in familierechtelijke zaken die de (rechts)positie van het kind betreffen. Tot de leeftijd van acht jaar is de identiteit van het kind nog niet dermate ontwikkeld dat het veranderen van de geslachtsnaam negatieve gevolgen zou kunnen hebben stelt het amendement van Ellian en Van Ginneken over verruiming van de overgangsregeling.

Een wijziging van de achternaam na de geboorte betekent ook dat eventuele paspoorten en identiteitskaarten (NIK’s) niet meer geldig zijn en opnieuw aangevraagd en uitgegeven moeten worden. De kosten hiervan zijn voor de ouders en verzorgers.

Aanpassingen in de ICT

De gemeente werkt met een burgerzakenapplicatie. Momenteel zijn er drie softwareleveranciers in het burgerzakendomein: Centric, PinkRoccade Local Government en Procura.

Deze leveranciers moeten een diverse functionaliteiten in de applicatie aanpassen. Dit kan gaan over het aanpassen van (slimme) digitale processtappen/-keuzes of informatieve ondersteuning d.m.v. een vragenboom of externe informatieve koppeling met databanken als Handboek Burgerzaken Amsterdam of VIND. Het laatste is reeds aanwezig.

Een leuk weetje om te vermelden: in het Logisch Ontwerp van de Basisregistratie persoonsgegevens is een maximale lengte opgenomen voor de achternaam die ruim voldoende is voor deze wetswijziging. De achternaam kan uit maximaal 200 tekens bestaan en lijkt voor nu ook voldoende voor de dubbele achternaam.

Een ander aandachtpunt is dat er na een aantal generaties verwarring kan ontstaan wat nou een dubbele achternaam is of een reeds bestaande dubbele achternaam, zoals  Haersma Buma of Beijersbergen van Henegouwen.

De leveranciers geven dat zij tussen de 6 en 9 maanden nodig  hebben voor het aanpassen van de applicaties.

Kosten

Wat gaat het de Nederlandse staat kosten wanneer ik mijn kind een dubbele achternaam geef? De kosten zijn sterk afhankelijk van het percentage ouders dat hiervoor kiest. De publiekspeiling van het ministerie van Justitie en Veiligheid is dat 21% van de toekomstige ouders hiervoor kiezen.

Jaarlijks

Jaarlijks zijn dit ongeveer 9.000 extra aktes van naamskeuze. De extra uitvoeringskosten daarvan liggen tussen de € 0,1 en € 0,2 miljoen per jaar.

Overgangsregeling

Wat de uitvoeringskosten worden, is nog niet exact berekend voor kinderen met de maximale leeftijd van 8 jaar. Wel is dit berekend voor kinderen kinderen jonger dan 4 jaar en kinderen jonger dan 12 jaar. Wanneer we er tussen in gaan zitten zijn de minimale kosten 12,15 miljoen euro en de maximale kosten 17,35 miljoen euro.

Kosten ICT-leveranciers

De kosten voor de wijzigingen in de softwareapplicatie zijn eenmalig. Of dit daadwerkelijk wordt doorberekend aan de gemeente, hangt af van de afspraken die over dit soort situaties zijn gemaakt met de leverancier.

Het VNG-rapport gaat voor de implementatie uit van een dagdeel voor kleine gemeenten en twee dagdelen voor middelgrote en grote gemeenten met een gemiddeld uurtarief van € 150,- per uur. De externe implementatie kosten voor alle gemeenten zijn gezamenlijk zo’n € 300.000,-.

Kosten intern

De gemeente moet capaciteit vrijmaken voor het uitwerken van processen, het trainen van ambtenaren van de burgerlijke stand en het klantcontactcentrum. Tot slot moeten alle (toekomstige) ouders geïnformeerd worden over de nieuwe mogelijkheden door de afdeling communicatie.

Conclusie

Wanneer ik dit kostenplaatje voorleg aan mijn vrouw en uitleg wat erbij komt kijken: het trainen van de ambtenaren van de burgerlijke, de overuren van communcatie-afdelingen en het aanpassen van werkprocessen en applicaties, kijkt zij mij droogjes aan en zegt: “als maatschappij moet je er wat voor over hebben om man en vrouw gelijkwaardiger te maken.”

Bronnen

• Eerste Kamer der Staten-Generaal. 35.990 Introductie gecombineerde geslachtsnaam.
• Rijksoverheid. Dubbele achternaam tijdelijk ook mogelijk voor reeds geboren kinderen.
• VNG. Impactanalyse verkrijgen van een dubbele achternaam.

Meer weten?

Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

Gemeenten leveren meer dan tweehonderd verschillende producten en diensten aan haar inwoners en bedrijven. Dit gaat bijvoorbeeld van het verstrekken paspoorten/rijbewijzen, het onderhouden van de openbare ruimte, opstellen van omgevingsplannen tot het leveren van jeugdzorg. Totaal verschillende producten waarbij de informatiebehoefte steeds anders is. Deze informatiebehoefte wordt door de groeiende digitalisering steeds groter, en door de intensiverende samenwerking met diverse ketenpartners ook steeds complexer. Gemeenten moeten hierbij het overzicht houden en verbanden leggen binnen de eigen organisatie en met andere organisaties. Daarnaast ligt er een taak om deze informatiestromen op een veilige wijze te ontwerpen, ontwikkelen, implementeren en te onderhouden.

Leergang informatie & innovatie

Dit zijn grote vraagstukken die vragen om accurate kennis op het terrein van informatievoorziening en digitale technologieën. Voor het opbouwen en onderhouden van de benodigde kennis biedt Telengy Management & Advies de Leergang informatie & innovatie aan.

Gemeente Hoeksche Waard volgt de leergang en hebben daarbij gekozen voor een opzet met de onderstaande zes modulen:[1]

Op vrijdag 13 mei 2022 stond de module Architectuur & Gegevensuitwisselingen op de agenda, waarin de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en leverancier Centric hun visie op de toekomst van Common Ground geven en waarin samen met de deelnemers een vertaling werd gemaakt naar de actuele praktijk van de gemeente Hoeksche Waard.

‘Place to be’ voor architectuur

In Nederland is er één locatie waar je naar toe kan gaan wanneer je het over architectuur wil hebben: Het Nieuwe Instituut te Rotterdam is hét museum voor Architectuur, Design en Digitale cultuur!

De opening van de dag gaat over de parallellen tussen ict-architectuur en de fysieke architectuur, het ontstaan en de ontwikkeling. Vragen die aan bod komen: welke architectuurprincipes kun je hanteren en met welk doel, hoe pas je dit toe in je dagelijks werk en hoe kun je vernieuwen binnen een bestaande architectuur?

VNG over GEMMA en Common Ground

Paul Jansen van de VNG geeft in het eerste gedeelte een introductie op het thema en specifiek op GEMMA. Wat visualiseert een architect, welke methodes en talen zijn er, wat is de Nederlands Overheid Referentie Architectuur en welke kernwaarden, doelen en principes horen hierbij?

In het tweede gedeelte behandelt Paul de informatiekundige visie Common Ground en de bijbehorende implementatie strategieën.

De gemeente Hoeksche Waard wordt daarbij gevraagd om te kijken naar haar eigen positie in de adoptiecurve en te bedenken of en op welke wijze zij gebruik gaan maken van de adoptiecurve van Common Ground. Op deze wijze wordt er een link gemaakt naar de praktijk. De gemeente heeft vragen voorbereid die gezamenlijk worden beantwoord.Tot slot kijkt Paul met alle deelnemers naar hun veranderende rol wanneer Common Ground een onderdeel wordt van hun dagelijkse praktijk.

MVRDV (architectenbureau)

Na een gezonde lunch is een rondleiding gepland op de zesde verdieping van het architectuurmuseum: MVRDVHNI: The Living Archive of a Studio, het archief van het wereldberoemde architectenbureau MVRDV (o.a. de markthal in Rotterdam). De vraag die in de rondleiding centraal staat is welke kernwaarden je meeneemt bij het ontwerpen van een gebouw. Dit blijkt prima te vertalen naar welke waarden je meeneemt bij het ontwerpen van de informatievoorziening van een gemeente. Het uitzicht op het Boijmans van Beuningen depot is trouwens fantastisch!

Lagerhuis Hoeksche Waard

De vergaderzaal wordt vervolgens voor een moment omgetoverd tot de belangrijkste kamer van Hoeksche Waard, het Lagerhuis. Een Witteman en een Van Dam begeleiden de discussie, waaraan iedereen mondig deelneemt.

Centric-perspectief Common Ground

Eddy van de Werken is productowner bij Centric en neemt binnen de organisatie de leiding als het gaat om Common Ground. Hij legt uit dat Common Ground alleen gaat werken wanneer er een sterke verbinding is tussen de leveranciers en gemeenten met een stevige waarschuwing. Als er niet wordt vastgelegd dat deze nieuwe informatiekundige visie de nieuwe standaard wordt, gaat de leverancier niet ontwikkelen. Dat gemeenten al op weg zijn naar deze nieuwe standaard, blijkt wel uit het bestuurlijk commitment: het VNG-Bestuur heeft in 2020 de Meerjarige Transitiestrategie Common Ground vastgesteld. Tot slot laat Eddy enkele voorbeelden zien waar principes van Common Ground zijn toegepast.

Met een actievraag het weekend in

Twee deelnemers van de leergang worden gevraagd om de volgende vraag te beantwoorden voor de eindpresentatie in 2023: Hoe maak ik de transitie van mijn huidige architectuur naar een nieuwe flexibele en schaalbare architectuur?

Een dag vol abstracte begrippen die we gezamenlijk vertaald hebben naar de praktijk in Hoeksche Waard.

Interesse in eigen leergang?

Telengy adviseert gemeenten en lokale overheden al 25 jaar op het terrein van dienstverlenings- en organisatiedoelstellingen, informatievraagstukken en automatiseringsoplossingen. Deze ruime praktijkervaring vormt de basis voor de Leergang informatie & innovatie. Het is een leergang voor de lokale overheid waarbij we nadrukkelijk gebruik maken van ons netwerk. Door het proactief betrekken van andere gemeenten, hoogleraren/deskundigen, VNG en leveranciers proberen we de kennisdeling te optimaliseren. Aan het einde van de leergang:

• kennen deelnemers de fundamenten van de gemeentelijke informatievoorziening;
• hebben deelnemers de kennis over de laatste ontwikkelingen uit het werkveld;
• kennen deelnemers een netwerk aan inspirerende en/of deskundige professionals;
• werken deelnemers samen aan concrete, inspirerende en innovatieve vraagstukken van de gemeente;
• is er een kennisbank met informatie, voorbeelddocumenten en handleidingen opgebouwd die in eigendom is van de deelnemers.

Meer weten?

Ook interesse in een leergang? Neem vooral even contact op zodat we extra informatie kunnen verstrekken en eventuele wensen en mogelijkheden kunnen bespreken: Jacob Ubbels, 06 50 43 15 78, j.ubbels@telengy.nl of Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

[1] Telengy biedt vele modulen aan in het brede spectrum van informatievoorziening, o.a. digitalisering, zaakgericht werken, datagedreven werken, e-depot, Wet open overheid, Open data, ICT-aanbesteden, (digitale) dienstverlening, Omgevingswet, basisregistraties en de Samenhangende Objecten Registratie, Common Ground, overheidsontwikkel- en managementmodellen, informatiebeveiliging, privacy en ethiek.

De gemeenteraadsverkiezingen zijn voorbij en colleges vormen zich. Tijd om één van de belangrijkste vraagstukken uit de samenleving op de agenda te zetten: ons digitaal bestuur. Digitalisering heeft een ingrijpende consequentie voor onze publieke waarden. We kunnen hier alleen collectief op reageren en er bestaat hiervoor geen beter orgaan als de gemeenteraad.

Nog weinig aandacht

De taak van gemeenteraadsleden is (ethische) kaders stellen en kritische vragen stellen bij de uitvoering van het digitaliseringsbeleid. Nu hebben raadsleden het vaak druk, wachten op landelijke wet- en regelgeving en beschouwen digitalisering als een ambtelijke verantwoordelijkheid. Het Rathenau Instituut (2020) stelt de volgende redenen vast waarom er weinig aandacht is voor digitalisering:

• Raadsleden zien digitalisering vaak als een ingewikkeld en technisch thema en krijgen er moeilijk vat op. Hun primaire interesse ligt bij maatschappelijke thema’s.
• Wethouders vinden de betrokkenheid van raadsleden belangrijk, maar willen niet dat raadsleden op de stoel van de wethouder gaan zitten. Vaak zien zij digitalisering als beleidsuitvoering, en daar gaan zij over.
• Raadsleden zijn zich weinig bewust van de impact van digitalisering. Het ontbreekt hen aan inzicht in de mogelijke effecten.

Kortom, raadsleden zijn nog niet voldoende toegerust om met deze nieuwe vragen om te gaan.

Digitale technologie in de praktijk

Gemeenten hebben te maken met de opkomst aan een cluster van technologieën zoals robotica, kunstmatige intelligentie, algoritmen en big data, digitale platformen, biometrie, persuasieve technologie, augmented reality en virtual reality. Inwoners en ondernemers maken gebruik van deze digitale technologieën. Uit analyse van Rathenau Instituut blijkt dat de onderlinge beïnvloeding van technologie en onze leefwereld zorgt voor bedreiging van onze publieke waarden en mensenrechten.

Enkele voorbeelden om dit te demonstreren:

Slimme apparaten versus privacy

Slimme apparaten komen onze gemeente binnen. Deze apparaten, ook wel smart connected devices of internet of things (IoT) genoemd leggen gewoontes vast en voorspellen gedrag van inwoners. De gemeente Enschede besloot in 2017 om via sensoren de drukte in de binnenstad te gaan meten, met het zogeheten wifitracking. Meetkastjes in de winkelstraten vingen de wifisignalen op van de mobiele telefoons van passerende mensen. Elke telefoon werd apart geregistreerd, met een unieke code. Door te tellen hoeveel telefoons er op een bepaald moment rond een meetkastje zijn, weet je hoe druk het is. Houd je over een langere periode bij welke telefoon langs welk meetkastje komt, dan verandert dit ‘tellen’ in het volgen van mensen. Uit onderzoek van de Autoriteit Persoonsgevens (AP) bij de gemeente Enschede blijkt dat dit aan de hand was. De privacy van burgers was dus niet goed gewaarborgd, omdat zij konden worden gevolgd zonder dat dit noodzakelijk was. Gemeente Enschede kreeg een boete van € 600.000,-.

Robots in het sociaal domein versus autonomie & menselijke waardigheid

Er zijn grote tekorten in het sociaal domein, er wordt hard gewerkt aan een oplossing en daarvoor wordt ook naar digitale innovaties gekeken, zoals robots en software.

De urgente vraag is wat we aan robots willen overlaten en wat de minimale menselijke betrokkenheid is. Mag een robot bijvoorbeeld zelf bepalen wanneer er zorg nodig is of moet er altijd toestemming zijn van een zorgverlener of patiënt? In welke omstandigheden en in hoeverre mag de persoonlijke autonomie van mensen aangetast worden? Waar blijft de ruimte voor eigen beslissingen?

Een ander effect van het inzetten van digitale technologie is emotionele en daardoor ook morele afstand tussen de actie en de ethische implicaties van die actie. Wanneer robots worden ingezet ter vervanging van de verzorger om bijvoorbeeld kosten te besparen, bestaat het risico dat zorg gedehumaniseerd wordt. In het geval dat robots taken zoals voeden en optillen overnemen, kunnen patiënten zich als objecten voelen. Het ethische bezwaar kan ‘objectivering’ zijn.

Raadsleden kunnen kaders bedenken welke rol digitale technologie mag spelen in de zorg binnen het sociaal domein en het perspectief van de inwoner centraal zetten.

Datacenters versus machtsverhoudingen

De meeste grote computerberekeningen vinden plaats in datacenters. Nederland is door zijn infrastructuur een interessant land voor de bouw van deze datacenters. In 2020 meldde gemeente Zeewolde vol trots dat zij een datacentrum ging bouwen binnen de gemeentegrenzen. Meta, het moederbedrijf van Facebook, had het contact gelegd met de gemeente. De raadsleden stonden daarmee opeens voor enorme vraagstukken:

Om een goed maatschappelijk bedrijf te zijn maken multinationals graag gebruik van groene stroom, omdat zij een enorme afnemer zijn betalen zij vaak minder en betalen zij geen, opslag op hun energierekening voor duurzame energie, zoals de Nederlandse burger. Hierdoor ontstaat een scheve verhouding tussen de inwoners en de multinationals.

Daarnaast heeft deze technologie invloed op de energiestrategie van een gemeente, een groot datacentrum gebruikt ongeveer 1% van het totaal van energie dat heel Nederland verbruikt inclusief alle havens, huishoudens, industrie, etc.  Daardoor ontstaan er vraagstukken over wie als eerst gebruik mag maken van energie wanneer er schaarste ontstaat. In de huidige afspraken zijn dat nu de datacenters. Dit is een vraagstuk waar u direct of indirect mee instemt als raadslid.

Tot slot is nog te vermelden dat de CO2-voetafdruk van de infrastructuur van computerberekeningen gelijk is aan de luchtvaartindustrie. De inzet van technologie die veel gebruik maakt van computerberekening moet verantwoord gebeuren en heeft invloed op de energiestrategie en daarmee op de fysieke wereld.

Efficiency versus discriminatie

“Zeker 25 gemeenten maken gebruik van voorspellende systemen en algoritmes om bijvoorbeeld bijstandsfraude op te sporen, te voorspellen waar mogelijk ondermijnende criminaliteit plaatsvindt en om burgers met schulden op tijd te kunnen helpen. Specifiek bij deze 25 gemeenten worden burgers en gebieden ingedeeld op profielen, soms om ze sneller te kunnen helpen, maar ook om bijvoorbeeld de kans dat ze fraude plegen te bepalen. In sommige gevallen gaat het nog om experimenten en pilots.”

NOS, J. Schelvis

Wanneer uw gemeente gebruikt maakt van algoritmes wordt u gewaarschuwd door critici voor het risico van discriminatie. Slimme algoritmes worden ontwikkeld, ingericht en getraind met observaties van mensen van vlees en bloed. De vooroordelen van de mensen en de mensen die de systemen ontwikkelen komen terug in de algoritmes. Hierdoor kan onbedoeld gediscrimineerd worden.

Raadsleden moeten zich goed laten informeren over welke data wordt gebruikt, wat de toepassing is van het algoritme en wat de mogelijke effecten zijn op burgers.

Tijd voor verandering

Raadsleden dienen zich te oriënteren op de vraag, hoe zij op hun terrein praktisch vanuit hun huidige mandaat invulling kunnen geven aan nieuwe ethische en maatschappelijke digitaliseringsvraagstukken. Het is tijd om de gemeenteraad richting te geven door:

1. Raadsleden te informeren over het effect van digitaliseringsprojecten/technologieën en het belang van het afwegen van publieke waarden.
2. Raadsleden te ondersteunen met instrumenten, methodieken, waardensets en zienswijzen.
3. Het borgen van kennis, afspraken en verantwoordelijkheden.

De eerste stap: een kennissessie

Graag laten wij u kennis maken met de vraagstukken van digitalisering binnen uw gemeente. Dit doen wij door u te informeren over de laatste ontwikkelingen in de digitale ethiek en dit te vertalen naar de praktijk van uw gemeente.

Het verkrijgen van politiek draagvlak begint met het meenemen van de raad in de ‘waarom-vraag’.

Na onze eerste kennissessie zijn raadsleden op de hoogte van:

• hun taken en verantwoordelijkheden om digitale grondrechten en publieke waarden te beschermen en transparant te maken;
• de bestuurlijke inrichting die nodig is voor goed digitaal openbaar bestuur;
• de technologische ontwikkelingen die de komende jaren invloed hebben op gemeenten;
• de functie van een ethisch kader en hoe deze toegepast wordt;
• concrete vragen die zij kunnen stellen en uitzoeken;
• de betekenis van data en ethiek rond kunstmatige intelligentie en waar de focus van raadsleden zou moeten liggen in het evalueren van digitaliseringsprojecten in termen van data en ethiek rond kunstmatige intelligentie;
• de belangrijkste ondersteunende methodieken en instrumenten, bijvoorbeeld de waardenset Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur, de DataWijzer, dialoogmodellen en ethische toetsen zoals de Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmes.

Wie zijn wij?

Vanuit drie organisaties, rollen en perspectieven herkennen wij de urgentie om aandacht te geven aan dit vraagstuk. Wij zijn overtuigd dat we vanuit onze samenwerking u een goed beeld kunnen geven van de vraagstukken die digitale technologie met zich meebrengt.

Liesbeth Hazebroek is ethicus in het gebruik van technologie en specifiek het gebruik van kunstmatige intelligentie bij organisaties. Haar achtergrond stelt haar in staat op een heldere manier uit te leggen wat het effect is van digitale technologie op publieke waarden.

Linda van Duiven is informatiemanager bij gemeenten. Zij kent de interne processen van de ambtelijke organisatie en weet hoe beleid vertaald wordt naar de praktijk. Linda ziet de kansen van digitale technologie, maar weet ook waar de knelpunten zitten bij de organisatie daarvan.

Roel Ottens richt zich als adviseur op digitaliseringsvraagstukken. Hij kan theorie en wetgeving goed vertalen naar de digitale praktijk van gemeenten.

Meer weten?

Graag ondersteunen wij u bij dit maatschappelijk thema. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl.

“Je gaat het pas zien als je het doorhebt.”
Johan Cruijff

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

Datagedreven werken biedt veel kansen, maar datagebruik brengt ook risico’s met zich mee. Toezicht houden zorgt voor risicobewustzijn en kan het veilig gedrag van medewerkers positief beïnvloeden. Toezichthouders kunnen complimenteren, waarderen, maar ook corrigeren en sanctioneren. Zij gaan in ieder geval in gesprek met de datagedreven organisatie.

In dit vierde artikel staat grip op datagedreven werken door toezicht houden centraal.

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

Grip door toezicht houden

In de gemeenten moeten toezichthoudende rollen de onderlinge samenhang van data projecten gaan zien en daarin privacy, ethische, kwaliteits- en beveiligings- standaarden beoordelen.

Er bestaat een bepaalde gelaagdheid in de verdeling van toezichthoudende rollen. Geïnspireerd op het rapport van Deloitte, Gemeente Governance Handboek Risicomanagement, omschrijf ik in figuur 1 de volgende toezichthoudende rollen die van toepassing zijn op het datagedreven werken binnen gemeenten.

Figuur 1 Toezichthoudende verantwoordelijkheden en rollen binnen de gemeenten

Privacy en beveiliging

Om toezicht te houden op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) in dataprojecten is het van belang dat de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG)/ Privacy Officer (PO) een vaste rol krijgen binnen datagedreven projecten. Zij zorgen ervoor dat de maatregelen zijn geïncorporeerd en geïmplementeerd in de dagelijkse bedrijfsvoering (processen en systemen).

Samenhang

Het college B&W en het management is verantwoordelijk voor het identificeren en managen van samenhang in de datagedreven veranderingen, door informatiebehoefte te identificeren en maatschappelijke doelstellingen te verbinden aan datagedreven toepassingen. Daarnaast richten zij processen en procedures in om datagedreven initiatieven te prioriteren. Zij houden toezicht op basis van een aantal criteria waarbij het startpunt ligt bij de verwachte toegevoegde waarde ten opzichte van de benodigde inspanning.

Ethiek

De gemeenteraad stelt de kaders op waarbinnen deze datagedreven projecten ingezet mogen worden en welke invloed het mag hebben op de samenleving. Verschillende gemeenten kiezen ervoor om digitale ethische commissies aan te stellen. De commissie adviseert aan het college B&W over ethische aspecten van bijvoorbeeld datagedreven projecten. De commissie kan daarnaast een bijdrage leveren aan de deskundigheidsbevordering van de ambtelijke organisatie op het gebied van technologie-ethiek en de ethische kwaliteit van de operationele dataprojecten.

Doelmatigheid

De rekenkamer helpt de gemeenteraad bij het stellen van kaders. De rekenkamercommissie controleert door het uitvoeren van onderzoek de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur en dit kan dus ook het uitgevoerde datagedreven beleid zijn. In onderzoeken beantwoordt de rekenkamer de vraag of het geld van de gemeente zinnig, zuinig en zorgvuldig is besteed.

Efficiëntie en effectiviteit

Om niet alleen de samenhang te zien van de dataprojecten, maar ook de effectiviteit en de efficiëntie te kunnen beoordelen moet een gemeente, voor de toezichthouders, de volgende vragen kunnen beantwoorden:

Bronnen

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte: Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte: Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tom Kronenburg, Ton Monasso, Ellen Boschker, Marcel Thaens: Waarde van open data.
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer
• Handreiking open data
• Digitaal burgerschap
• Coalitie van steden voor Digitale Rechten
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De waarde van open data Keuzes en effecten van open-datastrategieën voor publieke organisaties

Meer weten?

“Transparantie zorgt ervoor dat burgers voor hun rechten kunnen opkomen.”

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

Uiteindelijk organiseert een gemeente datagedreven werken voor de ondersteuning bij publieke taken waarvoor data van inwoners wordt gebruikt. Transparantie zorgt er onder andere voor dat inwoners voor hun rechten kunnen opkomen. Alleen met goed inzicht in datagedreven projecten, producten en diensten kunnen interne en externe stakeholders controleren of deze in lijn zijn met wat zij belangrijk vinden. Het is geen passieve, maar juist een proactieve houding waaraan gemeenten zich dienen te committeren.

In dit derde artikel staat grip op datagedreven werken door transparantie centraal.

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

Grip door transparantie

Datagedreven werken is veelal digitaal en valt onder de Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Waarden uit de code zijn bijvoorbeeld:

• “Het bestuur legt actief, aan de samenleving en politiek, verantwoording af over digitaal bestuur.”
• “De overheid betrekt burgers actief en in een open gesprek bij besluitvorming rondom en inzet van digitale middelen in bestuur.”
• “De overheid of gerelateerde organisatie respecteert autonomie en zelfbeschikking van burgers, ook in relatie tot hun data.”

Op basis van deze waarden kan een gemeente specifieke acties en afspraken ontwikkelen voor inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden, bijvoorbeeld:

Digitaal burgerschap

Iedere inwoner zou het recht moeten hebben op toegang tot begrijpelijke en accurate informatie over technologie, de algoritmes en de kunstmatige intelligentiesystemen die zijn of haar leven beïnvloeden, evenals de mogelijkheid om oneerlijke, bevooroordeelde en discriminerende systemen te betwisten en te veranderen.

Een inwoner moet nogal wat digitale vaardigheden hebben om dit te bewerkstelligen. Bibliotheken nemen hier een rol in door digitaal burgerschap te versterken bij inwoners. Digitaal burgerschap betekent dat mensen zich actief, vaardig en weerbaar kunnen bewegen in de online informatiesamenleving. De nationale ai-cursus is een ander mooi voorbeeld; zij proberen zoveel mogelijk Nederlanders goed voor te bereiden op een toekomst met kunstmatige intelligentie (AI).

Vaardige inwoners kunnen naar de data kijken en deze beoordelen. Met behulp van diverse feedbackmechanismen kunnen inwoners input geven op de kwaliteit van de data. Op die manier vindt een extra externe controle plaats en kan de kwaliteit van de data verbeteren. Verbetering van de eigen datakwaliteit kan hierdoor ook een verbetering geven aan het voeren van datagedreven beleid.

Gemeenten kunnen digitale participatie en feedback verhogen door actief in te zetten op digitaal burgerschap.

Open data

De enorme mogelijkheden om data te verzamelen en beschikbaar te maken leiden tot nieuwe eisen aan de openheid. De eisen voor openheid zijn veelal vastgelegd in wetgeving als de Wet hergebruik overheidsinformatie en Wet openbaarheid van bestuur (wat de Wet open overheid wordt). Niet alleen wetgeving kan gemeente motiveren tot openheid, want openheid heeft ook andere voordelen. In het artikel Actualisatie Wet hergebruik overheidsinformatie beschreef ik al de economische en sociale meerwaarde van open data.

Volgens onderzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties leidt het delen van data ook tot meer grip. Het beschikbaar stellen van data geeft de inwoners de optie om de gemeente beter controleren op de uitvoering van haar taken. Door de openheid van de gemeente te vergroten wordt ook indirect de legitimiteit van de gemeente vergroot. Tot slot kunnen inwoners, de gemeenteraad en ondernemers verifiëren of datagedreven middelen het doel dienen waarvoor ze zijn ontwikkeld.

Data tafel

Wie aan tafel zit, kan een geluid laten horen. Een goede vorm om interne en externe stakeholders mee te nemen is een centraal georganiseerde data tafel. Aan deze data tafel zitten de verantwoordelijke bestuursleden, ambtelijke eindverantwoordelijken, de datagedreven programma- of projectmanagers en de stakeholders waarvoor dataprojecten, producten en diensten worden georganiseerd.

Wanneer we datagedreven werken op deze betrokken wijze ontwikkelen en implementeren, kunnen we waarden, belangen, verwachtingen en zorgen beter in het ontwerp meenemen. Bovendien draagt participatie van de interne en externe stakeholders bij aan hun begrip van de technologie (en bijbehorende regelgeving). Dit verstevigt de kennis van beleidsmakers en ontwikkelaars en bevordert de acceptatie en legitimiteit van gemeentelijke beslissingen over het onderwerp datagedreven werken.

Bronnen

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Risico Management meer dan de som der delen.
• Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tom Kronenburg, Ton Monasso, Ellen Boschker, Marcel Thaens: Waarde van open data.
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer
• Handreiking open data
• Digitaal burgerschap
• Coalitie van steden voor Digitale Rechten
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De waarde van open data Keuzes en effecten van open-datastrategieën voor publieke organisaties

Meer weten?

Grip houden op het daadwerkelijk datagedreven werken betekent het organiseren van de processen, procedures, afspraken en maatregelen.

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

Het eerste artikel van deze reeks richtte zich op sturen, visie, missie en de datastrategie om op hoofdlijnen te bepalen op welke wijze de gemeente maatschappelijke opgaven wil oplossen met behulp van data. Grip houden op het daadwerkelijk datagedreven werken betekent het organiseren van de processen, procedures, afspraken en maatregelen.

In dit tweede artikel staat grip op datagedreven werken door organiseren centraal:

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

Grip door organiseren

Om grip te houden moet er veel ingeregeld worden op alle niveaus van de organisatie. Het ministerie van Justitie en Veiligheid stelde het onderstaande raamwerk samen voor een organisatie die datagedreven werkt.

Figuur 1 Ministerie Justitie en Veiligheid

De organisatie

Een gemeente heeft een buitengewoon complexe organisatiestructuur. De keuze waarop datagedreven werken ingebed wordt, is cruciaal voor het vormen van een datagedreven gemeente. Veel gemeenten kiezen voor één centraal team, bijvoorbeeld het CDO (Chief Data Office), dat in sterke verbinding staat met verschillende decentrale uitvoeringsteams. Dit zorgt voor meer samenwerking en uitwisseling. Gedecentraliseerde vormen kunnen zorgen voor verschillende werkwijzen binnen de organisatie en uiteindelijk tot tegenstrijdigheid leiden.

Het CDO kan het beste werken volgens een vaste methodologie met de juiste technologie bij elk project. Zodat de werkzaamheden aansluiten bij de vastgestelde doelstellingen. Datagedreven werken leent zich voor een iteratieve werkwijze. Het kortcyclisch werken geeft ruimte om projecten aan te passen naar de behoefte van de organisatie of de eindgebruiker. Daarnaast kan er bijgestuurd worden wanneer een project niet binnen de uniforme voorwaarden en standaarden lijkt te blijven of zijn maatschappelijke doelstellingen niet lijkt te halen.

Infrastructuur

Door de technologische vooruitgang is het steeds beter en eenvoudiger mogelijk om een infrastructuur te bouwen die flexibel en schaalbaar is. Om een snel en effectieve gegevensuitwisseling te organiseren, te voldoen aan de privacywet en efficiënt om te gaan met data kunnen gemeenten werken via het Common Ground principe. Voor het uitwisselen van gegevens richt dit principe zich op het loskoppelen van data van werkprocessen en applicaties en het bevragen van data bij de bron. Waardoor gegevens voor de gemeenten en andere bevoegde partijen effectief toegankelijk zijn.

Data- en informatiemanagement

CDO’s hebben het meeste grip als ze de data governance hebben ingericht op bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel niveau.

De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid omschrijft data governance als een set aan (besluitvormings)processen, waarmee de belangrijkste ‘data-assets’ gestuurd, gecoördineerd en beheerst worden en waarmee tevens de kwaliteit van de data gegarandeerd kan worden. De kwaliteit van de datagedreven producten zijn direct afhankelijk van de kwaliteit van de data. De data zal nooit 100% zijn, dit is ook niet nodig om waarde uit de data te halen, maar het moet wel duidelijk zijn wat de kwaliteit is om vervolgens reële conclusie te kunnen trekken uit de analyses. Het ministerie van Justitie en Veiligheid benoemde de volgende hoofdthema’s die voor datagovernance verder uitgediept moeten worden om goed met data om te gaan.

Figuur 2 Ministerie Justitie en Veiligheid

Inzichten gedreven besluitvorming

Wanneer een gemeente de keuze maakt om meer datagedreven te werken moet er niet alleen maar met data gewerkt worden, maar deze data moet ook omgezet worden naar inzichten en gebruikt worden voor beleids- of besluitvorming. Dit proces van waarderealisatie kan geborgd worden, door afspraken te maken met de eindgebruiker over:

• waarom informatie essentieel is voor betere besluiten of beter beleid;
• waar in het besluit- of beleidsvormingsproces de inzichten uit de activiteit gebruikt gaan worden;
• op basis van welke factoren een besluit gaat plaatsvinden;
• welke inzichten zijn er nodig om het besluit- of beleidsvormingsproces goed te ondersteunen.

Uiteindelijk moet de datagedreven activiteit waarde opleveren voor de eindgebruiker en de belanghebbende.

Datavakmanschap

Er is datavakmanschap nodig van CDO-medewerkers die een primaire rol hebben in het datagedreven proces. Onder datavakmanschap wordt de kennis en kunde verstaan om inzichten te verkrijgen uit data- en informatieproducten, op de hoogte zijn van wet- en regelgeving en instrumenten in handen hebben om hier aan te kunnen voldoen en bewust en verantwoord om te gaan met het gebruik van data. Het CDO is multidisciplinair en bestaat uit medewerkers met soms meerdere rollen en verschillende expertises en specialisaties. Rollen in het team kunnen variëren op basis van het project of manier van werken.  Afhankelijk van de omvang en de datavolwassenheid van de gemeente kunnen onderstaande rollen onderscheiden worden.

Figuur 3 Stichting ICTU

Goed opgeleide medewerkers kunnen niet alleen hun taken verantwoord en efficiënt uitvoeren, zij kunnen gemeente breed meedenken, zij begrijpen de implicaties van hun werkzaamheden en kunnen anticiperen wanneer er risico’s dreigen te ontstaan.

Competentie ontwikkeling

Tot slot kan de gemeente alleen grip houden op datagedreven werken in een databewuste cultuur. Hiermee wordt bedoeld dat medewerkers nadenken op welke wijze datagedreven werken invloed heeft op de organisatie en de organisatiedoelstellingen. Hiervoor moeten zij datageletterd zijn, datageletterdheid wordt vaak omschreven als de vaardigheid om effectief met data te kunnen werken. Dit geldt voor alle medewerkers die datagedreven werken, inclusief de medewerkers die werken met de informatie uit dit proces.

Bronnen

De inspiratie voor de serie Grip op datagedreven werken heb ik gehaald uit de presentatie van Ger Manders over Governance in Samenwerking en Paul Jansen over Architectuur, GEMMA en Common Ground. Beide presentaties waren onderdeel van de Telengy Academy.

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte. Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte. Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rijksoverheid. NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• U.S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer

Meer weten?

Het GPS-systeem werd in 1978 gelanceerd door het Ministerie van Defensie van de Verenigde Staten. In 1983 werd GPS vrijgegeven voor het publiek waardoor het aantal toepassingen enorm is toegenomen, denk aan GPS in de auto, het vliegverkeer en apps op de telefoon. Ook als we ’s ochtends op onze telefoon kijken wat voor weer het wordt die dag, maken we gebruik van meteorologische informatie gefinancierd door de overheid.

Op basis van overheidsinformatie kunnen nieuwe producten en diensten met sociale of economische doeleinden worden ontwikkeld. Dat stimuleert de lokale economie en het levert meerwaarde op voor de burgers en bedrijven die de toepassingen gaan gebruiken. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan visualisaties op internet van informatie met een ruimtelijke component en apps.

De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) is bedoeld om de openheid en het hergebruik van gegevens, die door o.a. gemeenten worden beheerd, te verbeteren.

Actualisatie 2022

De Europese Richtlijn (PSI-richtlijn), basis van de Who, is geëvalueerd en herzien in 2019, met het idee de snel ontwikkelende en vooral het potentieel van data in de vorm van big data-analyse en artificiële intelligentie beter te benutten. De nationale actualisatie van de Who vindt medio 2022 plaats. Het doel van deze wijziging is om overheidsdata beter en sneller beschikbaar te krijgen en toegankelijker te maken en de regelgeving in de lidstaten van de EU te harmoniseren. Het herzieningsvoorstel heeft voor gemeenten betrekking op onder meer:

• Richtlijnen voor verzoeken om hergebruik van data.
• Het beschikbaar stellen van dynamische en realtime data, inclusief onderzoeksdata.
• Het vaststellen van een gemeenschappelijke lijst van high value datasets.

Praktische toepassing voor gemeenten

Om het gebruik van open data te bevorderen en innovatie in producten en diensten te stimuleren, stelt deze herziene Who een pakket minimumvoorschriften vast voor het hergebruik en de praktische regelingen om het hergebruik te faciliteren. Praktisch zou dit het volgende voor de gemeenten kunnen betekenen.

Verzoeken

Verzoeken moeten wanneer mogelijk en passend langs elektronische weg plaatsvinden. Er kunnen termijnen gebonden zijn aan verzoeken, zo noemt de Europese richtlijn 20 werkdagen bij een uitgebreid of ingewikkeld verzoek. Ook moet de gemeente bij een afwijzing, de mogelijkheid bieden tot herziening door een onpartijdige herzieningsinstantie die over de nodige deskundigheid beschikt.

Gemeenten zullen regelingen moeten treffen en capaciteit vrij moeten maken om een Who-verzoek te faciliteren en in behandeling te nemen. Voor de opgevraagde informatie kan alleen een terugvordering worden gerekend voor de marginale kosten. Dit kan bijvoorbeeld kosten zijn voor de  anonimisering van persoonsgegevens en voor maatregelen ter bescherming van commercieel vertrouwelijke informatie.

Beschikbaarheid datasets

Datasets moeten beschikbaar worden gesteld indien mogelijk en passend, elektronisch, in formaten die open, machinaal leesbaar, toegankelijk, vindbaar en herbruikbaar zijn en samen met hun metadata. Zowel het formaat als de metadata dienen zo veel mogelijk aan formele open standaarden te voldoen.

Daarnaast is het goed vindbaar maken van data, zodat bijvoorbeeld collecties goed doorzocht kunnen worden een speerpunt. Verschillende gemeenten stellen hun data al actief openbaar beschikbaar.  Neem bijvoorbeeld eens een kijkje op de open dataportalen van de gemeenten Amsterdam, Arnhem, Nijmegen of Rotterdam. Daarbij heeft het de voorkeur om de data via passende API’s of in de vorm van een bulksgewijze download aan te bieden.

High Value Datasets

Nederland wordt verplicht om overzichtslijsten van de belangrijkste documenten met relevante metagegevens te maken, die het zoeken naar beschikbare herbruikbare documenten vereenvoudigen. De overzichtslijst bestaat uit de volgende thematische categorieën: geospatiale data, aardobservatie en milieu, meteorologische data, statistiek, bedrijven en eigendom van bedrijven, mobiliteit. De gemeenten hebben data in handen over deze thema’s. De kans is groot dat zij zogenoemde high value datasets beschikbaar moeten gaan stellen. Aan de high value datasests worden de volgende eisen gesteld:

1. kosteloos beschikbaar;
2. zijn machinaal leesbaar;
3. worden via API’s beschikbaar gesteld, en
4. worden, in voorkomend geval, in de vorm van bulksgewijze downloads verstrekt.

De gemeente kan al voorspellen welke datasets hiervoor in aanmerking komen, dit gebeurt namelijk op basis van de beoordeling van hun potentieel om:

1. belangrijke sociaal-economische of ecologische baten en innovatieve diensten te genereren;
2. een groot aantal gebruikers, met name kleine en middelgrote ondernemingen, ten goede te komen;
3. bij te dragen aan het genereren van inkomsten, en
4. gecombineerd te worden met andere datasets.

Aan de slag in 2022

Wanneer gemeenten bezig zijn met data kunnen zij alvast voorsorteren op het hergebruik van overheidsinformatie:

• De Who verplicht overheden een actieve bijdrage te leveren aan hergebruik door zo veel mogelijk relevante informatie als open data beschikbaar te stellen. De gemeente kan een analyse maken welke databronnen hergebruikt kunnen worden, bijvoorbeeld data uit de openbare ruimte, geografische data, statistieken over de bevolking en over toekomstige ontwikkelingen. Prioriteer daarbij welke datasets vermoedelijk High Value Datasets worden en stel hier extra eisen aan.
• Wanneer er in andere projecten data ontsloten wordt, zorg ervoor dat de informatie zo wordt gepresenteerd dat gebruikers deze meteen en vrij, in een ‘open standaard’, kunnen toepassen.
• Voor data die in Cloud oplossingen of extern staan, maak afspraken met de betreffende leverancier om de gewenste data structureel beschikbaar te stellen.
• Verschillende gemeenten experimenteren al met toegangsportalen en beheerunits om deze datasets beschikbaar te stellen. Ontwerp en ontwikkel deze dienst en denk o.a. na in het ontwerp over de informatieveiligheid, privacy en het beschikbaar stellen van data via API’s.

Tot slot

Graag wil ik meegeven hoe waardevol hergebruik van informatie kan zijn. Als gemeente kunt u werkelijk een wezenlijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling van uw gemeente en Nederland, net zoals u dat doet in andere maatschappelijke taken die u vervult. De Who is geen last, maar een kans voor transparantie, innovatie en ondersteuning van de lokale inwoners en ondernemingen.

Bronnen

• Overheid.nl. Wettenbank. Wet hergebruik van overheidsinformatie
• VNG Realisatie. Wet hergebruik van overheidsinformatie
• VNG Realisatie. Handreiking. Wet hergebruik van overheidsinformatie
• RICHTLIJN (EU) 2019/1024 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
• Data Community Open Data

Meer weten?

“De Nederlandse overheid doet veel met data. Alleen komt de overheid vaak nog niet ver genoeg: de juiste randvoorwaarden ontbreken vaak zowel technisch, ethisch als wettelijk, en weinig pilots halen opschaling naar de praktijk. Het wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden. Weinigen staan op de schouders van anderen, omdat ieder project en iedere organisatie in isolatie lijkt te staan”

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Al werken we al jaren met data, het gaat er nu om dat we dit proces automatiseren, optimaliseren en dat we steeds meer verschillende data samenvoegen. Bij veel gemeenten zien wij dat er op verschillende plekken in de gemeente gestart wordt met een pilot of een project met data. Voor ambtenaren, raadsleden en burgers is het vaak niet te achterhalen welke datagedreven projecten zich allemaal ontplooien bij gemeenten, of data verantwoord gebruikt en verwerkt wordt en of beoogde maatschappelijke doelstellingen bereikt worden.

Waarborgen onderlinge samenhang

Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

In dit artikel een eerste aanzet vanuit verschillende perspectieven om grip te krijgen en te houden op de samenhang van dataprojecten in gemeenten waar datagedreven werken wordt ontwikkeld. Deze invalshoeken proberen zoveel mogelijk aan te sluiten bij reguliere gemeentelijke processen en structuren. In de komende reeks van artikelen beschrijf ik de volgende perspectieven:

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

In dit artikel staat grip op datagedreven werken door richting centraal.

Grip door sturen

CDO-office

 “De CDO is aanvoerder van de databeweging en draagt data als belangrijke ‘asset’ van de organisatie uit, zowel intern als extern.”

Onderzoek van ICTU naar de Chief Data Officer

Data is niet alleen technisch of alleen operationeel bruikbaar, data spelen een zodanig grote rol voor het vervullen van maatschappelijke opgave dat deze belegd dient te worden in een strategisch functie, de Chief Data Officer. Het aanstellen van deze rol gaat gepaard met het ontwikkelen een Office of the Chief Data Officer (OCDO). Een volwassen CDO-office is in staat om de behoeften vanuit de primaire processen te verbinden met de data, analyse en IT-skills van een gemeente, zonder de verantwoordelijkheid van een van deze ‘afdelingen’ over te nemen. Kortom één van de eerste stappen voor grip bij datagedreven werken.

Bestuurlijk draagvlak

In het artikel Democratisch Datagedreven Beleid geef ik aan dat bestuurlijk draagvlak onmisbaar is om een datagedreven beleid mogelijk te maken. Gemeente die vooroplopen met datagedreven werken, hebben vrijwel altijd een ambassadeur op bestuurlijk niveau. De directie kan op verschillende wijze bijdragen aan grip op datagedreven werken:

Daarnaast geeft het onderzoek van ICTU aan dat Chief Data Officers het meest succesvol zijn wanneer ze de volledige steun hebben van hun bestuurlijke en ambtelijke eindverantwoordelijken. Immers, het datagedreven werken is een organisatieverandering waarvoor de bestuurlijke en ambtelijke leiding verantwoordelijk voor is.

Bestuurlijke steun, een spraakmakend organisatiebesluit en -mandaat geeft de CDO-office meer grip en geloofwaardigheid in de datagedreven transitie.

Datastrategie

Voor een gemeente is het van belang dat het vanaf het begin duidelijk is hoe er datagedreven wordt gewerkt. Een datastrategie schetst op hoofdlijnen hoe de gemeente kansen om maatschappelijke opgaven met data op een effectieve manier aan te gaan vaker en beter kan realiseren, waarbij risico’s van datagebruik goed worden afgewogen. Een strategie zorgt ervoor dat we handelen vanuit één gezamenlijke idee voorbij ongestructureerd data- pilots en projecten. In de strategie staan gedeelde voorwaarden om zowel experimenten uit te kunnen voeren als op te schalen.

Kaderstelling

Wanneer datagedreven werken genoemd wordt is de reactie al snel: risico’s. De gemeenteraad dient te worden gevraagd welk risico’s zij durft te nemen met het middel datagedreven werken om de gestelde doelstellingen te bereiken. Uit onderzoek van het Rhatenau Instituut blijkt dat de gemeenteraad goede voorlichting kan gebruiken wanneer het om digitaliseringsvraagstukken gaat.

Bij het vormen van een kader kunnen gemeenteraden gebruik maken van het instrument van de Utrechtse Dataschool: de DataWijzer. Op deze manier kunnen raadsleden en daarmee partijen een beeld-, oordeel, en besluitvormen over de kaders waarbinnen datagedreven werken mag en kan plaatsvinden.

Bronnen

De inspiratie voor de serie Grip op datagedreven werken heb ik gehaald uit de presentatie van Ger Manders over Governance in Samenwerking bij de Telengy Academy. Daarnaast heeft Ger extra bijgedragen met een scherpe blik en constructieve feedback.

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte. Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte. Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rijksoverheid. NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• U.S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer

Meer weten?

“Diverse maatschappelijke ethische vragen, bijvoorbeeld over inzicht in algoritmen of een eerlijke data-economie, staan veel nadrukkelijker op de agenda… Op andere terreinen zijn thema’s wel geagendeerd, maar nog niet vertaald naar concrete beleidsmaatregelen.”

Kool, L., E. Dujso, en R. van Est (2018).

Het is een zoektocht op welke wijze datagerelateerde (ethische) vraagstukken vertaald kunnen worden naar beleid. Er kunnen verschillende oorzaken aangedragen worden waarom dit lastig is: gebrek aan kennis, ontbrekende wet- en regelgeving, een andere focus of diffuse verantwoordelijkheid. Voor datagedreven werken waar inwoners en publieke waarden centraal staan, is democratisch datagedreven beleid essentieel. In dit artikel staat een aantal aanbevelingen om dat te organiseren.

Hoofdrolspelers in beleid

Bestuurlijk draagvlak is onmisbaar om een democratisch datagedreven beleid mogelijk te maken. Organisaties die vooroplopen met datagedreven werken, hebben vrijwel altijd een ambassadeur op bestuurlijk niveau. Een ambassadeur kan vanuit een maatschappelijke vraag betrokken zijn bij een dataproject. Hij/zij kan de andere bestuurders en de samenleving voorlichten wat de meerwaarde van een datagedreven project is. Voor de ambtelijke organisatie is dit vaak de portefeuillehouder. Hij of zij is verantwoordelijk voor het verbinden van datagedreven werken aan beleidsdoelen en daarmee maatschappelijke vraagstukken. Hierdoor wordt het onderwerp meer grijpbaar voor de hele organisatie.

De tweede groep die geïdentificeerd kan worden, zijn de belanghebbenden. Wanneer we datagedreven werken op een democratische wijze willen ontwikkelen en implementeren, kunnen we hun waarden, belangen, verwachtingen en zorgen beter in het ontwerp meenemen. Bovendien draagt participatie van gebruikers bij aan hun begrip van de technologie (en bijbehorende regelgeving). Dit verstevigt de kennisbasis van beleidsmakers en ontwikkelaars en bevordert de acceptatie en legitimiteit van overheidsbeslissingen.

De gemeenteraad, zoals ik in mijn vorige artikel bepleitte, is verantwoordelijk voor de ethische kaders van datagedreven werken bij gemeenten. In de volgende paragraaf hoe de raad ondersteund kan worden tot het komen tot kaders.

Volksvertegenwoordigers aan zet

Het onderwerp moet duidelijk op de kaart staan. Bij de gemeente Kapelle was de aanleiding een  beeldvormende informerende sessie waarin de rol van de volksvertegenwoordigers centraal stond in het bewaken van de publieke waarden bij datagedreven plannen van de gemeente. Bij de gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch ontstond urgentie door de volgende vragen van de rekenkamer:

1. Bent u als raad voldoende op de hoogte op welke beleidsterreinen (welke) data analyses worden uitgevoerd, wat het doel is van deze analyses, en in hoeverre geautomatiseerde beslisregels (algoritmen) worden gebruikt?
2. Onderschrijft u de stelling dat er kaders ontbreken op basis waarvan het college tot politiek gedragen uitvoering kan komen waar het de toepassing betreft van complexe data analyses en algoritmen m.b.t. de realisatie van beleidsdoelstellingen? Bent u het met de rekenkamercommissie eens dat er een verantwoordelijkheid voor de raad is om kaders te stellen aan het gebruik van data-analyses en algoritmen door de gemeente?
3. Onder welke voorwaarden vindt u het acceptabel dat er voor de uitvoering en ontwikkeling van beleid gebruik wordt gemaakt van complexe data-analyses en algoritmen? Wat vindt u echt niet acceptabel en wat wel?Eventuele hulpvragen hierbij:
   • Welke eisen moeten gesteld worden aan algoritmes die worden gebruikt?
   • In hoeverre heeft de burger zicht en invloed op de gegevens die over hem/haar worden verzameld door de gemeente?
   • Met wie mag de gemeente data delen?
   • Onder welke voorwaarden mogen data van externe partijen (die misschien de grenzen van het mogelijke opzoeken) worden gebruikt?
4. Vindt u, met ons, dat u voor de invulling van uw kaderstellende en controlerende taken, op dit onderwerp, inzicht nodig heeft in:
   • Welke gemeentelijke data-projecten er lopen?
   • Waarom deze projecten lopen (oftewel: wat is de initiële doelstellingen en waarom wordt hiervoor gebruik gemaakt dan data)?
   • Welke data er, op hoofdlijnen, gebruikt worden in deze projecten?

Denkramen, kaders en controlemechanieken

Bovenstaande vragen verplaatsen het gesprek van het ingewikkelde en technisch thema naar de juiste vragen stellen en maatschappelijke vraagstukken. Om deze vraagstukken goed te beantwoorden hebben raadsleden denkramen, controlemechanieken en het ethische kaders nodig. Zij kunnen bijvoorbeeld gewezen worden op:

• Het denkraam van het Rhatenau Instituut gepresenteerd in het rapport Raad weten met digitalisering;
• De DataWijzer voor gemeenteraadsleden van de Utrechtste Data School en de rekenkamercommissie van ’s-Hertogenbosch.

Uiteindelijk moeten kaders, al dan niet met hulp, ontwikkeld en vastgesteld worden. Digitalisering en datagedreven werken blijven uitermate complexe thema’s. Om het college en de gemeenteraad gevraagd en ongevraagd te ondersteunen, start een aantal gemeenten experimenten met een ethische adviescommissie. Gemeente Utrecht, Eindhoven, Amersfoort en Enschede geven hier op verschillende wijze invulling aan. Sommige gemeenten werken bijvoorbeeld met hoogleraren en andere met experts uit het werkveld.

Datagedreven projecten staan voor veel gemeenten nog in de beginfase. De komende jaren zullen deze projecten en de bijbehorende technologie exponentieel groeien. Een analyse van de gemeenteraad voor elk project is in de toekomst niet werkbaar en tijdrovend.  De raad moet bij de ontwikkeling van datagedreven werken en de bijbehorende nieuwe technologieën een waardenkader afwegen, zodat het college en de ambtelijke organisatie dit kan vertalen naar beleid en de raad vervolgens de uitvoering kan controleren.

 Invloed op datagedreven werken

Een krachtig mechanisme van de gemeenteraad is zeggenschap over de financiële middelen. De gemeenteraad kan eisen aan projecten stellen aan datagedreven projecten en alleen middelen beschikbaar stellen wanneer maatschappelijke meerwaarde en oog voor maatschappelijk ethische kwesties is bewezen.

Grotere gemeenten ontwikkelen nu al strategieën en visies op gebruik van data. Een goed voorbeeld hiervan is:

• de Datastrategie: Datagedreven werken voor onze stad, van de gemeente Den Haag;
• de Visie: Digitale Stad 2021-2025 van de gemeente Utrecht.

Om meer zichtbaarheid te geven aan het beleid, kan de ambtelijke organisatie datagedreven werken opnemen in het informatiebeleidsplan. Niet alleen een paragraaf over de technologie en investeringskosten, maar ook de maatschappelijke impact en ethische effecten. Daarnaast doet de gemeente er verstandig aan om bij datagedreven projecten doelen te vertalen naar KPI’s om inzichtelijk te maken wat een project bereikt en analyses met voorziene en potentiële effecten toe te voegen.

Beleid communiceren naar de praktijk

Wanneer de richtlijnen, het beleid en het ethisch kader ontwikkeld zijn, moet er vorm worden gegeven aan het beleid. Voor de ambtelijke organisatie is ethiek vaak nieuw. Bespreek met de ambtelijke organisatie de professionele afwegingen, welke verantwoordelijkheid bij de ambtenaar ligt en wat aan de politiek is. Leer ethische problemen in dataprojecten, datamanagement en databeleid te herkennen door De Ethische Data Assistent (DEDA) te gebruiken van de Utrechtste Data School.

Vertaal beleid naar een handzaam en werkbare documenten, templates of sjablonen. Waardoor bij ieder dataproject de ethiek en de maatschappelijk impact vooraf centraal staat en achteraf gecontroleerd kan worden of hiernaar gehandeld is.

Tot slot transparantie

Transparantie en het afleggen van verantwoording zijn essentieel voor goed openbaar bestuur. Dit geldt zeker ook bij democratisch datagedreven werken. Transparantie zorgt er onder andere voor dat burgers voor hun rechten kunnen opkomen. Alleen met goed inzicht in datagedreven projecten, kunnen zij controleren of deze in lijn is met wat zij belangrijk vinden. Transparantie kan deels al worden geborgd in het ontwerp. Afhankelijk van de gebruikte technologie kan er over verschillende zaken, op de juiste manier verantwoording worden afgelegd. Een goed voorbeeld is het algoritmeregister van de gemeente Amsterdam, bij het gebruik van algoritmes, waar de inwoners mogen weten welke algoritmes de gemeente Amsterdam gebruikt bij gemeentelijke dienstverlening. Per algoritme wordt de algemene informatie over de bedoeling en werking van het algoritme inclusief de meer gedetailleerde technische informatie gemeld.

Nu kunnen we met zijn allen aan de slag met datagedreven beleid voor de inwoners van de gemeente. 

Alle theoretische kennis in dit stuk heb ik te danken aan de volgende bronnen:

• De Utrechtste Data School: De Ethische Data Assistent (DEDA).
• Digitale Overheid: Toolbox Datagedreven werken.
• Gemeente Amsterdam: Algoritmeregister.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad.
• Gemeente Utrecht: Visie digitale stad, 2021-2025.
• Kool, L., E. Dujso, en R. van Est (2018). Doelgericht digitaliseren – Hoe Nederland werkt aan een digitale transitie waarin mensen en waarden centraal staan. Den Haag: Rathenau Instituut
• Longread website Rathenau Instituut ‘Hoe beschermen gemeenten publieke waarden in de slimme stad?’
• Rathenau Instituut (2020): Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rekenkamercommissie ’s Hertogenbosch: Discussienotitie Verantwoord datagebruik en de rol van de raad.
• VNG realisatie: Principes voor een digitale samenleving.
• Ottens, D., R. (2021) Datagedreven werken en de Angst voor de Raad.
• De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken door 25 jaar ervaring van Telengy-collega’s bij gemeenten en mijn eigen gemeentelijke ervaringen.

Meer weten?

“Ik roep ambtelijk Nederland op de politiek meer te betrekken bij datagedreven werken en dit niet alleen te zien als uitvoerende taak.”

De gemeente heeft behoefte aan informatie: we willen bijvoorbeeld weten hoeveel afval er wordt verwerkt, op welke wijze er hulp wordt geboden door het sociaal domein en hoeveel geld er wordt uitgegeven aan veiligheid. Om deze informatie te verkrijgen, maken we bij gemeenten steeds meer gebruik van datagedreven technologie. Deze technologie heeft veel voordelen, maar het is ook een middel waarbij de impact vaak verder reikt dan waar het in eerste instantie voor bedoeld is. De publieke waarden van burgers worden hierdoor geraakt (privacy, autonomie, veiligheid, controle over technologie, menselijke waardigheid, rechtvaardigheid en machtsverhoudingen). Het beschermen van deze publieke waarden is de verantwoordelijkheid van lokale volksvertegenwoordigers. Zij stellen kaders op over welke wijze datagedreven technologie onze leefwereld mag bepalen. Helaas gebeurt dit niet altijd; datagedreven werken wordt vaak gezien als ‘bedrijfsvoering’ en is daarmee van de ambtelijke organisatie. Handig om dit op deze wijze praktisch te organiseren, maar dit is niet de plek om kaders te stellen over de invloed van datagedreven technologie op onze leefwereld.

Datagedreven werken en onze leefwereld

Datagedreven werken is in hoge mate wederkerig;

• de uitkomsten van een datagedreven project: het meten van veel overlast in een wijk; 
• kan ons handelen en beleid beïnvloeden: inzetten meer handhaving of politiecontrole met een streng beleid;
• waardoor de leefwereld kan veranderen: meer boetes en arrestaties in die betreffende wijk;
• waarmee de data wederom verandert: meer meldingen van geweld en agressie;
• etc.

De inwerking van datagedreven werken op onze publieke waarden en onze leefwereld heeft invloed op inwoners. Inwoners die als individu weinig zicht hebben op:

• wat er gebeurt bij de gemeente met gegevens;
• welke processen van toepassing zijn;
• welke keuzes voor hen gemaakt worden;
• welke manier deze keuzes gemaakt worden.

Diegenen die aan de lat staan om datagedreven werken in goede banen te leiden zijn de Nederlandse lokale volksvertegenwoordigers, gemeenteraadsleden.

Politieke focus

Gemeenteraadsleden moeten kaders stellen en kritische vragen stellen bij de uitvoering waarbinnen de gemeentelijke organisatie datagedreven mag en kan handelen. Gemeenteraadsleden hebben het vaak druk, wachten op landelijke wet- en regelgeving en beschouwen datagedreven werken als digitalisering. Het Rhatenau Instituut (2020) stelt de volgende redenen vast waarom er weinig aandacht is voor digitalisering:

• Raadsleden zijn zich weinig bewust van de impact van digitalisering. Het ontbreekt hen aan inzicht in de mogelijke effecten.
• Raadsleden zien digitalisering vaak als een ingewikkeld en technisch thema en krijgen er moeilijk vat op. Hun primaire interesse ligt bij maatschappelijke thema’s.
• Wethouders vinden de betrokkenheid van raadsleden belangrijk, maar willen niet dat raadsleden op de stoel van de wethouder gaan zitten. Vaak zien zij digitalisering als beleidsuitvoering, en daar gaan zij over.

Schuwe ambtenaren

Het gebrek aan focus van de politiek is één kant van het verhaal. Het laatste punt van de vorige paragraaf heeft betrekking op de ambtelijke organisatie. De wethouder en ambtenaren hebben naar mijn mening gelijk dat zij verantwoordelijk zijn voor de organisatie van datagedreven werken, maar zij vertegenwoordigen geenszins de bevolking om te mogen bepalen wat de ethische kaders zijn waarbinnen datagedreven werken mag plaatsvinden. In de praktijk is te zien dat ambtelijke afdelingen het oordeel van gemeenteraden schuwen om geen moeilijke en/of kritische vragen te hoeven beantwoorden of te moeten wachten op het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. Het is praktischer om het onderwerp als een ambtelijke aangelegenheid te zien. De uitkomst kan zijn dat er ongecontroleerd data wordt verzameld en informatie wordt geleverd door de organisatie voor de organisatie en het bestuur, zonder dat de maatschappelijke impact is afgewogen door de gemeenteraadsleden.

Debat over normatieve kaders

Al eerder werd benoemd dat bij dataprojecten publieke waarden raakt en het steeds een afweging is in hoeverre dat wenselijk is. Informatie over inwoners raakt vaak de publieke waarden van inwoners. Denk aan het verzamelen van data voor surveillance waarbij veel data van onschuldige mensen wordt verzameld of een systeem voor vroeg signalering die via het combineren van verschillende databronnen de financiële situatie van inwoners analyseert. Deze voorbeelden kunnen leiden tot een verlies aan controle over data, discriminatie of gebrek aan controle over technologie. De politiek zou zich verschillende vragen moeten stellen of bijvoorbeeld in het eerste geval de privacy mag wijken voor de veiligheid van de inwoners. De afweging van deze publieke waarden hangt af van de normatieve kaders van de individuele volksvertegenwoordigers. De individuele kaders horen afgewogen te worden in een debat zodat er een gemeentelijke norm of waarden kader ontstaat. Uiteindelijk zorgt dit voor een responsief beleid waaraan ambtenaren, die de dataprojecten uitvoeren, zich kunnen conformeren.

Reactie van Fons Naterop, burgemeester van de gemeente Kapelle

“De gemeente levert meer dan 140 heterogeen samengestelde (hoofd)producten en diensten aan haar inwoners met ieder een eigen, vaak verticaal georganiseerde, informatiestroom. Met andere woorden de linkerhand weet soms niet wat de rechterhand doet terwijl we een organisatie zijn.

Hoog tijd om met datagedreven werken de horizontale verbanden aan te leggen. Niet alleen binnen de eigen organisatie maar zeker ook met andere publieke instellingen.

Denk bijvoorbeeld aan criminaliteitsbestrijding met politie, justitie, belastingdienst enz.

Bestuurlijk moet dat de komende jaren gefaciliteerd worden. De gemeenteraden horen daar in mee genomen te worden. Dit kan door aan de voorkant een handelingskader vast te stellen dat ook kan dienen als toetsingskader voor de controlerende taak van de raad.

Dit kader geeft de bestuurder en de organisatie de ruimte om de noodzakelijke stappen te maken.”

Tot slot

Omarm de politiek en geef de gemeenteraad zijn verantwoordelijkheid bij het organiseren van datagedreven werken. Vanuit de ambtelijke organisatie betekent dit toenadering zoeken tot de politiek, dit zorgt voor een gedegen en transparant beleid waar keuzes aan de voorkant door volksvertegenwoordigers worden gemaakt. Op deze manier geven we als betrouwbare en meest nabije overheid invulling aan het debat over ethisch verantwoord omgaan met de gegevens van onze inwoners.

Op welke manier de ambtelijke organisatie en de politiek samen beter kunnen optrekken in het vormgeven van democratisch datagedreven beleid leest u volgende maand meer.

Bronnen

Alle theoretische kennis in dit stuk heb ik te danken aan het Rhatenau Instituut vanuit de volgende bronnen:

• Longread website Rathenau Instituut ‘Hoe beschermen gemeenten publieke waarden in de slimme stad?’
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken door 25 jaar ervaring van Telengy-collega’s bij gemeenten en de gesprekken met en feedback van Linda van Duiven-Van Dijk, Jolanda Boer en Fons Naterop.

Meer weten?

Een onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet is voor de meeste lokale overheden het inrichten van een nieuw VTH-systeem. De implementatie betekent veel werk voor de projectleiders en de functioneel beheerders:

• Verschillende afdelingen van de organisatie moeten bijdragen leveren.
• Koppelingen moeten gelegd worden met andere systemen.
• Derden moeten wel/niet toegang krijgen en aangesloten worden.
• Aansluiting op het DSO moet gerealiseerd worden.

Dit is nog maar een fractie van de werkzaamheden die de organisatie moet uitvoeren naast de reguliere werkzaamheden. In de praktijk zien we dat het helpt om losse onderdelen zorgeloos uit te kunnen besteden. Een afgekaderd project is het ontwikkelen en inrichten van sjablonen in het nieuwe VTH systeem.

Binnen Telengy hebben we een aanpak ontwikkeld waarbij een groep functioneel beheerders binnen enkele dagen alle sjablonen ontwikkelt en inricht. Dit pakken we op de volgende wijze aan:

Point of contact

De vraag van de organisatie komt binnen bij één functioneel coördinator, zij is het aanspreekpunt voor de organisatie. Zij heeft wekelijks een overleg met de verantwoordelijke functioneel beheerders en de afgevaardigde key-users van de sjablonen. Na het bestuderen van de sjablonen die op de rol staan om omgezet te worden zal het eerste overleg gaan over eisen en wensen van de inrichting. Vragen richten zich bijvoorbeeld op:

• de beschikbare huisstijlen;
• standaarden en terugkomende elementen;
• wie mandaat heeft om te ondertekenen;
• welke slimme oplossingen zijn wel of niet gewenst;
• moet een matrix in een huidig sjabloon meegenomen worden of mag deze omgezet worden naar platte tekst;
• welke meta-data beschikbaar is.

Prioriteren en samenvoegen

De functioneel coördinator neemt de antwoorden mee naar het functioneel beheerders team. De volgende stap is prioriteren en samenvoegen. In een workshop wordt gekeken waar de slimme oplossingen zitten, wat eerst kan en waar de organisatie zelf keuzes in kan maken.

Sprints

Kort cyclisch begint het team te bouwen. Wekelijks levert het team de sjablonen op die de functioneel coördinator als testversie wekelijks oplevert bij de opdrachtgevende organisatie (review sessie). De organisatie heeft een week om de sjablonen te testen, opmerkingen en wensen op te schrijven en het sjabloon te beoordelen. De volgende weekreview worden de op- en aanmerkingen in ontvangst genomen en de volgende set sjablonen opgeleverd

Nazorg

Na een maand zijn alle sjablonen ingericht in het systeem, het team begint er mee te werken en is tevreden, of niet?! Het helpt om realistisch te zijn, processen veranderen en de sjablonen moeten aangepast worden. Het is van belang dat de functioneel beheerder goed op de hoogte is op welke wijze de sjablonen zijn opgebouwd en aangepast kunnen worden. Dit kan op twee manieren:

1. Een halve dag opleiding bij de oplevering van de sjablonen, waar de functioneel beheerder uitgebreid geïnstrueerd wordt over de sjablonen van de organisatie, de inrichting en aanpassingsmogelijkheden.
2. Een andere mogelijkheid is om de maanden na de oplevering maandelijks een moment te plannen om de sjablonen aan te passen en vragen te beantwoorden.

Conclusie

Het inrichten van nieuwe VTH-systemen kost veel tijd van de eigen organisatie, veel van de taken kunnen niet zorgeloos worden ondergebracht bij een andere partij. Het ontwikkelen en inrichten van sjablonen wel! Met veel contactmomenten en één aanspreekpunt houdt u regie en zorgt u ervoor dat er niets ontwikkeld wordt wat niet past de organisatie.

Verhalen uit de praktijk?

Voor een verhaal uit de praktijk kunt u gerust contact opnnemen met functioneel coördinator Teuntje Brouns.

Meer weten?