De invoering van de Omgevingswet lijkt nog ver weg, de wet zal naar verwachting pas in het voorjaar van 2019 in werking treden. Ruimtelijke ontwikkeling en planvorming zijn echter langlopende trajecten. In dat opzicht is 2019 dichtbij.
Ton de Wit, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft een eerste stap van een plan van aanpak voor het project Omgevingswet.
Op donderdag 26 mei 2016 vindt ‘de Dag van de Digitale Overheid’ plaats. Het congres biedt ambitieuze overheidsorganisaties de mogelijkheid om samen met medewerkers in de eigen omgeving te werken aan ‘future work skills’. Organisator Stichting Digitale Overheid organiseert jaarlijks een congres en heeft voor 2016 voor een vernieuwende opzet gekozen en wil daarmee minimaal 1.000 deelnemers op deze dag mobiliseren.
Het congres is in Beeld en Geluid in Hilversum en bestaat uit een plenair programma met een beperkt aantal deelnemers. Parallel hieraan worden decentrale studiedagen bij de deelnemende gemeenten georganiseerd. De deelnemers krijgen via livestreams toegang tot het exclusieve videomateriaal en de centrale presentaties. Zij gaan hier vervolgens zelf mee aan de slag met een eigen moderator. Deze verwerkt de wensen en uitdagingen van de deelnemende organisatie in een op maat gemaakt programma en begeleidt de sessie.
Het thema van de Dag van de Digitale Overheid 2016 is ‘future work skills’. Er is al veel aandacht voor de ‘harde’ kant van digitalisering, bijvoorbeeld vanuit de landelijke programma’s vanuit KING en VNG. Maar wat technisch mogelijk en wenselijk is, vereist ook een nieuwe manier van organiseren, werken en vooral van denken. Voor een digitale overheid zijn een andere attitude en andere vaardigheden noodzakelijk. Het congres maakt de deelnemers bewust van de veranderingen en de eisen die het aan de organisatie stelt en aan henzelf.
Telengy steunt het initiatief van de stichting door op te treden als moderator van de Dag van de Digitale Overheid 2016. Samen met de deelnemende gemeenten stellen we het programma voor de lokale sessie samen en begeleiden deze dag.
De Dag van de Digitale Overheid vindt plaats op 26 mei 2016. De openingskeynote start om 9.30 uur in Hilversum. Meer informatie vindt u op de website van Stichting Digitale Overheid (www.digitaleoverheid.org). Bij vragen kunt u contact opnemen met Ton de Wit, 06 22 97 29 46 of per e-mail: t.d.wit@telengy.nl.
Digitalisering en informatievoorziening staan volop in de belangstelling. Nagenoeg alle gemeentelijke ontwikkelingen hebben te maken met informatievoorziening. Het is steeds meer een randvoorwaarde en een succesfactor in plaats van een ondersteunende faciliteit. Tegelijkertijd lijkt de gemeentelijke aandacht voor informatiebeleid af te nemen. Na de vele NUP-gerelateerde uitvoeringsplannen lijken gemeenten vooral hard te werken aan verplichte bouwstenen, zaakgericht werken en de decentralisaties. Dat vergt veel aandacht en capaciteit, waardoor er minder ruimte en aandacht is voor lange termijn ontwikkelingen en innovatie. Wat ziet Telengy als belangrijke aandachtspunten op het gebied van informatievoorziening in 2016? Een korte bloemlezing.
Landelijk wordt hard gewerkt aan de noodzakelijke standaarden. Het is aan gemeenten om daar ook slim gebruik van te maken. Gemeenten moeten zich vooral richten op reductie van complexiteit: maak het eenvoudiger en voorkom dat geavanceerde oplossingen het juist complexer maken (‘keep it simple’ want ‘less is more’).
Bestaande (werkplek)concepten zijn gericht op de lokale en eigen architectuur en ICT-infrastructuur. Kostbare en complexe virtualisatie-oplossingen zijn vooral nodig voor de traditionele, veelal verouderde lokale applicaties. Ontwikkelingen zoals schaalvergroting, regionalisering, landelijke voorzieningen, outsourcing en cloudoplossingen maken dat er steeds minder lokale applicaties nodig zijn. Het traditionele en intern gerichte werkplekconcept raakt achterhaald en wordt te star, te complex en te duur. Heroverweeg tijdig het concept en verleg de focus van de eigen infrastructuur naar gedeelde oplossingen en samenwerking.
Herverdeling en uitbesteding van taken, schaalvergroting en regionalisering heeft uiteraard consequenties voor de gemeentelijke informatievoorziening en de bestaande applicaties. Kijk kritisch naar wat het betekent en saneer het applicatielandschap zo drastisch mogelijk, om daarmee complexiteit te verminderen en flexibiliteit te vergroten.
Informatiebeveiliging en privacy staan inmiddels goed op de gemeentelijke agenda. Naast aandacht voor organisatorische en technische voorzieningen moet de komende tijd vooral aandacht worden besteed aan bewustzijn en soft skills. Gedrag van medewerkers is immers voor een heel belangrijk deel bepalend voor het succes.
Schaalvergroting in uitvoerende taken is onontkoombaar, of je daar nu voorstander van bent of niet: zowel in de vorm van gedeelde services als regionale samenwerking. Dit betekent dat de focus van informatievoorziening moet gaan verschuiven van de eigen organisatie naar interactie met ketenpartners: van interne focus naar externe focus.
Zaakgericht werken wordt door de meeste gemeenten omarmd. Enerzijds door de techniek en anderzijds door het vereiste verandervermogen van de organisatie blijkt het regelmatig weerbarstige materie, waardoor gemeenten afhaken. Digitalisering als fundament is echter wel een algemeen geaccepteerde randvoorwaarde voor een succesvolle organisatie. Bepaal hiervoor een passende implementatieaanpak, al dan niet in de vorm van zaakgericht werken en besteed veel (meer) aandacht aan het veranderproces en de digitale vaardigheden van medewerkers. Zij moeten het immers doen, niet de techniek.
Bovenstaande aandachtspunten zijn de komende jaren van invloed op het gemeentelijk informatiebeleid, te beginnen in 2016. Telengy zal de komende periode dieper ingaan op de aangestipte thema’s in haar nieuwsbrief ‘Overheid in Beweging’. Tevens besteden we aandacht aan de gevolgen voor een gemeentelijk informatiebeleidsplan. Auteur Ton de Wit publiceerde al diverse artikelen rondom dit onderwerp. Deze zijn te vinden in zijn profiel op onze website.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.
De informatievoorziening bij de overheid staat steeds vaker in de belangstelling; niet alleen de succesvolle projecten maar helaas ook de problemen met ICT. Onderzoekers en media lijken deze bij voorkeur ook wat zwaarder aan te zetten, wellicht omdat dat nu eenmaal meer exposure oplevert. Als gevolg van al deze aandacht vinden er steeds meer Rekenkameronderzoeken plaats naar gemeentelijke informatievoorziening. Een recent artikel over de machtspositie van leveranciers op de gemeentelijke markt heeft de nodige reacties losgemaakt. Dit zijn zowel reacties die de verhoudingen verder op scherp zetten, als reacties die de nodige nuancering aanbrengen. Rob Meijer schetst in zijn blog een goed en verhelderend beeld van de problematiek.
Telengy voert als onafhankelijk adviesbureau veel onderzoeken, audits, quickscans en projectevaluaties uit. Alle aandacht voor gemeentelijke informatievoorziening lijkt de vraag naar dergelijke onderzoeken aan te wakkeren. Ook Rekenkamers roeren zich steeds meer op dit gebied. Mogelijk wordt dit nog verder versterkt door berichten over ‘slapende’ Rekenkamers die te weinig initiatief nemen.
Rekenkameronderzoeken zijn bijzonder vanwege de positie van de Rekenkamer. De Rekenkamer onderzoekt immers in dienst van de gemeenteraad en die gaat niet over de ambtelijke organisatie maar over het gevoerde beleid. De grens tussen beleid en bedrijfsvoering is echter niet altijd scherp aan te geven, zeker niet als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Het vergt ervaring en inzicht in de verhoudingen en de nodige zorgvuldigheid om recht te doen aan ieders rol en verantwoordelijkheid.
Het onderzoek is mede bedoeld voor personen die geen specialistische kennis hebben van gemeentelijke informatievoorziening. Dat stelt uiteraard eisen aan de onderzoeksaanpak en de wijze van rapporteren. De onderzoeken moeten vaak volgens een door de Rekenkamer vastgestelde aanpak worden uitgevoerd. Er moet bijvoorbeeld vooraf een normenkader (toetsingskader) worden opgesteld, een feitenonderzoek worden uitgevoerd en er moeten interviews worden afgenomen. De conceptresultaten moeten voor hoor en wederhoor aan de organisatie worden voorgelegd. De conceptrapportage wordt vervolgens opgeleverd aan de Rekenkamer die daarmee de eigen onderzoeksrapportage met conclusies en aanbevelingen opstelt.
Uiteraard gaat er veel geld rond in gemeentelijke informatievoorziening en ICT. Dat is ook nodig om de vele ontwikkelingen en uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Een terechte vraag is of al die middelen wel goed besteed worden en het beoogde effect hebben en of de kosten wel in goede verhouding staan tot de baten. Dit leidt in de praktijk tot onderzoeksvragen zoals:
Uit de vele audits en Rekenkameronderzoeken ontstaat uiteraard ook meer inzicht in de aandachtspunten als het gaat om gemeentelijke informatievoorziening. Hieronder enkele aanbevelingen die vaak van toepassing zijn:
Ten slotte volgen de ontwikkelingen op het gebied van technologie en informatievoorziening elkaar in steeds hoger tempo op. De houdbaarheid van bestaande oplossingen staat hierdoor steeds meer onder druk vanwege de complexiteit en kosten die deze met zich meebrengen. Doorgaan op de langgeleden ingeslagen weg biedt niet langer garanties voor een houdbare en succesvolle informatievoorziening. Gemeenten moeten zich bezinnen op al deze ontwikkelingen en de wijze waarop zij hier mee om willen en kunnen gaan. Het gaat de komende jaren zeker nog voor ingrijpende verschuivingen en veranderingen leiden. Deze veranderingen gaan overigens veel nieuwe en aantrekkelijke mogelijkheden bieden, zowel voor gemeenten als voor burgers en bedrijven. Ton publiceerde al diverse artikelen rondom dit onderwerp. Deze zijn te vinden in zijn profiel op onze website.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.
In 2018 treedt de nieuwe omgevingswet in werking. Het is een grote verandering voor gemeenten, vergelijkbaar met de decentralisaties in het sociaal domein. De omgevingswet biedt gemeenten meer ruimte om invloed uit te oefenen op de mogelijkheden voor wonen, werken en recreëren in de gemeente.
Uiteraard stelt het ook (nieuwe) eisen. Bestuurlijk en juridisch betekent het dat veel regelingen en wetten aangepast moeten worden tot één samenhangend geheel. Gemeentelijke organisatie en processen moeten heringericht worden en de denk- en werkwijze moet aangepast worden. Voor ICT en informatievoorziening betekent het dat tot nu toe versnipperde informatie bijeen moet worden gebracht, bijvoorbeeld in de Laan van de Leefomgeving. 2018 klinkt ver weg maar het betekent dat de voorbereidingen in 2017 afgerond moeten zijn. Het is goed dat alle betrokken partijen nu al bezig zijn met deze voorbereidingen.
Er is inmiddels veel ervaring opgedaan met ingrijpende veranderingstrajecten. Met name bij de invoering van de Wabo en omgevingsdiensten en de decentralisaties in het sociaal domein. Het is goed om hiervan te leren en dit te vertalen naar de invoering van de omgevingswet. Niet enkel op het individuele niveau van de betrokken instanties (zoals gemeenten) maar zeker ook op het landelijke niveau van de overheid als geheel. Dat is immers hoe burgers en bedrijven de overheid zien en ervaren. Enkele lessen voor de inrichting van de informatievoorziening vanuit ervaringen met de Wabo, omgevingsdiensten en decentralisaties:
Het ministerie van Infrastructuur en Milieu (I en M) neemt het voortouw in de voorbereidingen. In de “Deelverkenning Digitale Informatievoorziening”[1] is ondere andere voorzien in:
De notitie “Gegevensvoorziening Omgevingswet voor Activiteiten in de Leefomgeving (GOAL)”[2] schetst een architectuur voor met name het delen van gegevens. Het voorziet bijvoorbeeld niet in gedeelde functionaliteit en voorzieningen voor gemeenten. Het ministerie gaat ook niet over de invoering bij betrokken ketenpartijen zoals gemeenten. Zij wil faciliteren maar gemeenten moeten hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Ook Digicommissaris Bas Eenhoorn heeft onlangs nog benadrukt dat gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor de kosten maar zeker ook voor de baten van digitalisering. Zij mogen niet rekenen op ‘subsidiëring’. Het ministerie heeft dus niet de opdracht noch de middelen om te investeren in landelijke voorzieningen voor gemeenten.
De VNG schetst in “Ruimte voor verandering; propositie invoering omgevingswet voor gemeenten”[3] de ondersteuning die zij wil bieden. Zij richt zich daarbij op zowel bestuur als management en organisatie. De ondersteuning zal overwegend generiek zijn met gebruikmaking van het reeds bekende (NUP en 3D’s) instrumentarium. Gemeenten moeten de implementatie zelf oppakken en kunnen aanvullende ondersteuningsbehoeften kenbaar maken.
Gemeenten en de VNG richten zich vooral op de invoering binnen de eigen organisatie. Informatievoorziening is in dit stadium nog niet geconcretiseerd. Men is voornemens ‘invloed te nemen op de ontwikkeling van landelijke voorzieningen, voor een deel ook door aanpassingen door te voeren in gemeentelijke applicaties en voorzieningen’. Concreet worden in dit kader enkel de Laan van de Leefomgeving en GOAL genoemd. Initiatieven voor specifieke gemeentelijke behoeften en voorzieningen zijn er nog niet.
Slimme en handige landelijke voorzieningen kunnen samenwerking in de keten faciliteren en de realisatie van de keten ondersteunen. Daarnaast kunnen ze koppelingsproblemen verminderen en kosten besparen bij individuele gemeenten en ketenpartners. Een belangrijke les uit het verleden is echter wel dat informatievoorziening veel (doorloop)tijd kost en vroegtijdig aandacht moet krijgen. Zoals KING en VNG het initiatief hebben genomen om het gegevensknooppunt in te zetten voor de decentralisaties, zo moeten nu ook tijdig initiatieven worden genomen om te komen tot landelijke voorzieningen voor de omgevingswet. De VNG voorziet in afstemming met gemeenten in de vorm van co-creatie en afstemming met andere bestuurslagen binnen het zogenoemde “Huis van de invoering”. Het verdient aanbeveling om daarnaast specifiek voor informatievoorziening en landelijke voorzieningen samen met ketenpartners tot initiatieven te komen die met name gemeenten ontzorgen. Telengy wil dit samen met het ministerie van I en M en KING initiëren en faciliteren in de vorm van een interactieve bijeenkomst. Deelnemers vanuit met name gemeenten, omgevingsdiensten en provincies worden hiervoor uitgenodigd.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl.
Dit is een artikel in de reeks “Innovatieve informatievoorziening bij de overheid”.
Deel 1: Innovatieve informatievoorziening bij de overheid: koersvast!
Deel 2: Centrale of decentrale informatievoorziening: codewoord is ‘ontzorgen’
Deel 3: Een andere kijk op dienstverlening: waar is de klant gebleven?
Samen de koers bepalenTelengy wil graag met u stil staan bij de koers voor de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren. We doen dit in 2015 onder andere met verdiepende publicaties en een themabijeenkomst over de toekomst van de gemeentelijke informatievoorziening. Neemt u vooral contact met ons op via e-mail: info@telengy.nl. |
Gemeenten besteden sinds 2005, mede door de introductie van het Antwoord© concept, veel aandacht aan verbetering van de dienstverlening. De gemeente als meest nabije overheid moest de spil worden in de dienstverlening aan burgers. De traditionele dienstverleningskanalen (balie, post en telefoon) moeten geïntegreerd worden en het nieuwe digitale kanaal moet steeds belangrijker worden (multichanneling). Mede onder aanvoering van partijen als NVVB, VDP, VNG, KING en Ministeries zijn initiatieven ontwikkeld die hieraan invulling geven. Zo zijn er landelijke e-overheid bouwstenen die ingezet (moeten) worden, is de GEMMA architectuur ontwikkeld en op basis daarvan de nodige koppelvlakken en standaarden. Gemeenten zijn met wisselend succes al jaren bezig om dit concept en deze architectuur binnen de eigen organisatie vorm te geven.
In de Frontoffice van gemeenten worden klantcontactsystemen geïmplementeerd. De gemeentelijke websites zijn voorzien van product- en dienstencatalogi, aangevuld met een e-loket met e-formulieren en er worden koppelingen gelegd met gegevensmagazijnen voor prefill van e-formulieren. In de Midoffice worden document- en zaakmagazijnen en systemen geïmplementeerd, waardoor medewerkers in de Frontoffice zicht moeten krijgen op onderhanden aanvragen. De zaaksystemen worden gekoppeld aan de diverse Backoffice-applicaties die de informatie moeten ontsluiten. Al met al een zeer geavanceerde, maar ook complexe lokale architectuur met vele koppelingen en relaties die, op basis van vele standaarden en koppelvlakken, gerealiseerd en beheerd moeten worden.
De praktijk leert (o.a. de casus Best) dat bovenstaande architectuur in theorie mooier is dan in de praktijk. Gemeenten en leveranciers worstelen met de standaarden die multi-interpretabel blijken en waarvan ook nog telkens nieuwe versies ontstaan. In de praktijk blijken ze nog geen garantie voor werkende koppelingen. Als koppelingen uiteindelijk wel werken, is een kleine wijziging in het applicatielandschap al voldoende om het kaartenhuis in te doen storten. De implementatie en instandhouding kosten zowel gemeenten als leveranciers onevenredig veel geld en inspanning. Daardoor staat het werkelijke innovatie en inzet van nieuwe technologie in de weg. Daar is immers te weinig tijd en geld meer voor. Het is een vicieuze cirkel die leidt tot steeds meer complexiteit en leveranciersafhankelijkheid, zonder dat er reëel uitzicht is op een stabiele en goed werkende oplossing voor de gebruiker en de klant.
Terwijl gemeenten en leveranciers volop bezig zijn om de lokale gemeentelijke architectuur in te vullen, draait de buitenwereld op volle toeren door. Digitalisering verandert de wereld in een steeds sneller tempo. Digitale dienstverlening verdringt de traditionele winkels. Winkelstraten kampen met leegstand en gerenommeerde winkelketens moeten de deuren sluiten. Bedrijven die niet de slag gemist hebben, kenmerken zich door optimale afstemming tussen het digitale kanaal en de meer traditionele kanalen. We maken als samenleving steeds meer gebruik van informatie en functionaliteit die niet meer van onszelf is. We weten vaak niets eens van wie eigenlijk wel. We slaan onze foto’s en documenten “ergens” op zodat we die altijd en overal tot onze beschikking hebben. Vergelijkingssites vergaren beschikbare informatie op het web en presenteren het als nieuwe informatie om ons te helpen keuzes te maken. De website als dé digitale interface voor e-dienstverlening wordt in snel tempo verdrongen door slimme apps die informatie en diensten op mobiele apparaten ontsluiten en daarbij steeds vaker gebruik maken van locatie-informatie en apparaten in de nabijheid (Internet of Things: Apparaten die door middel van technologie communiceren met andere apparaten in de omgeving en daarmee nieuwe informatie en toegevoegde waarde genereren. Bijvoorbeeld de slimme thermostaat die in verbinding staat met de leverancier en je eigen computer en je inzicht biedt in verbruik en in besparingsmogelijkheden.). Met andere woorden: er wordt steeds meer en slimmer gebruik gemaakt van reeds beschikbare informatie en functionaliteit in plaats van eigen lokale voorzieningen en gegevens.
Ook binnen de overheid en in gemeenteland staat de wereld uiteraard niet stil. De basisregistratie persoonsgegevens is niet langer versnipperd over alle gemeenten maar centraal in de BRP ondergebracht. Ook de andere basisregistraties krijgen steeds meer vorm. Voor de aanvraag van een vergunning gebruik je het Omgevingsloket Online (OLO), zorgtoewijzingen en -declaraties wisselen we uit via het Gegevensknooppunt en PGB’s worden door de SVB beheerd.
Op gemeentelijk en regionaal niveau ontstaan steeds meer gemeentelijke uitvoeringsorganisaties en ketensamenwerkingen. Bijvoorbeeld voor belastingen, sociale zaken, vergunningverlening en handhaving, beheer openbare ruimte en natuurlijk regionale regiesystemen in de zorg. Steeds meer dienstverlening wordt daarmee buiten de gemeentelijke organisatie belegd. Als de voorgestane gemeentelijke architectuur al ooit gerealiseerd wordt, dan is de kans groot dat deze door de werkelijkheid inmiddels is achterhaald: Waar is de klant gebleven? Daarom lijkt het tijd om kritisch te kijken naar de nu ingeslagen weg. Belangrijk is dat de huidige focus op binnengemeentelijke integratie verschuift naar externe integratie. Of in Antwoord©-termen: van interne multichanneling naar externe of keten-multichanneling.
Vanuit de huidige (GEMMA) architecturen betekent externe integratie het verbinden van de vele min of meer gelijkwaardige lokale (GEMMA) architecturen en applicaties. Dat leidt tot nog meer combinatiemogelijkheden en koppelingen en daarmee een nog vele malen complexere situatie dan nu al het geval is. Het wordt meer van hetzelfde maar brengt daardoor helaas ook meer problemen en kosten met zich mee. Het alternatief is meer landelijke voorzieningen ontwikkelen, bijvoorbeeld:
Ook in de publicatie “Overheidsbrede dienstverlening 2020” wordt het belang van overheidsbrede samenwerking en gemeenschappelijke voorzieningen onderstreept. (Dit is een publicatie opgesteld door de zogenoemde Manifestpartijen (Divosa, NVVB, VNG en King; de Ministeries van BZK, EZ en Financiën; de Topkring Dienstverlening Gemeenten, VIAG en IMG). Gezamenlijke ambities zijn uitgewerkt in een uitvoeringsplan voor betere en goedkopere dienstverlening door samenwerking en gemeenschappelijke voorzieningen.) De service georiënteerde architectuur van NORA voorziet hier al in. Ten tijde van het ontstaan van GEMMA kon dit wellicht nog niet maar moderne techniek maakt dit inmiddels wel mogelijk, getuige de vele toepassingen op internet en in vele apps.
Een dergelijke externe integratie en oriëntatie betekent dat componenten uit de lokale (GEMMA) architectuur op een hoger hiërarchisch niveau gepositioneerd en gefaciliteerd worden. Door de hiërarchische relatie tussen deze centrale voorzieningen en de decentrale en lokale systemen schrijven de centrale voorzieningen als het ware de standaard en het koppelvlak voor. Een paar praktijkvoorbeelden illustreren dit.
Lokale systemen en dus ook leveranciers kunnen niet anders dan hier op aansluiten. Er is geen leveranciersmanagement vanuit KING meer nodig omdat de standaard en het koppelvlak defacto door de overheid als aanbieder van de service wordt bepaald. Alleen met het introduceren van meer centrale voorzieningen wordt het mogelijk om het noodzakelijke organisatie overstijgende integrale klantbeeld en integrale dienstverlening te realiseren. Zowel de overheid als de klant komen daarmee beter in beeld.
Uiteraard is een dergelijke omslag niet van het ene op het andere moment te realiseren maar dat hoeft ook niet. Er kan handig gebruik gemaakt worden van de vele veranderingen die zich nog aandienen. Een voorbeeld is de nieuwe omgevingswet, die geïmplementeerd kan worden met vele (deels in de basis al beschikbare) centrale voorzieningen zoals de basisregistraties en basisgegevens (Laan van de leefomgeving), een centraal vergunningenportal voor e-dienstverlening (doorontwikkeling van OLO), inspectieview en centrale ketendossiers (in e-depots). Deze voorzieningen kunnen als een geheel worden ontwikkeld en beschikbaar worden gesteld. Leveranciers kunnen slimme applicaties ontwikkelen die rechtstreeks gebruik maken van deze voorzieningen en gegevens.
Het vergt wel een actuele visie, centrale regie en samenwerking met medeoverheden en leveranciers om dergelijke oplossingen te realiseren. Door dit te combineren met veranderingen zoals de omgevingswet waar betrokken partijen sowieso in moeten investeren, wordt de drempel verlaagd en kunnen relatief snel concrete stappen in een nieuwe richting worden gezet.
Dit is een artikel in de reeks “Innovatieve informatievoorziening bij de overheid”.
Deel 1: Innovatieve informatievoorziening bij de overheid: koersvast!
Deel 2: Centrale of decentrale informatievoorziening: codewoord is ‘ontzorgen’
Samen de koers bepalen
Telengy wil graag met u stil staan bij de koers voor de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren. We doen dit in 2015 onder andere met verdiepende publicaties en een themabijeenkomst over de toekomst van de gemeentelijke informatievoorziening. Neemt u vooral contact met ons op via e-mail: info@telengy.nl.
In de nieuwsbrief van december 2014 blikten we terug op het ontstaan van de gemeentelijke informatievoorziening. Veel van de huidige uitgangspunten zijn in het verleden ontstaan en worden niet meer ter discussie gesteld. En dat terwijl de informatietechnologie de laatste jaren een stormachtige ontwikkeling doormaakt. En dat zal de komende jaren alleen maar toenemen.
Het is interessant om te kijken wat voor ICT-keuzes andere organisaties in de afgelopen jaren gemaakt hebben. De Rabobank is hiervoor een bruikbaar voorbeeld. Rabobank-filialen zijn net als gemeenten autonome organisaties en hadden aanvankelijk eigen systemen. Daarin werden de mutaties verwerkt en vervolgens uitgewisseld met het hoofdkantoor. Ergens in de 90-er jaren werden de filialen echter verplicht de centrale administratie van het hoofdkantoor te gebruiken. Daar waren dure datacommunicatie verbindingen voor nodig maar het leverde wel een besparing in beheer(kosten) op bij de lokale banken. De migratie heeft ongetwijfeld het nodige gevergd maar in de jaren daarna nam de Rabobank al snel een vooraanstaande positie in met internetbankieren. Dat was mede door de centralisatie mogelijk. De lokale Rabobanken leggen zich steeds meer toe op de persoonlijke dienstverlening aan klanten die dat wensen.
Had de Rabobank dezelfde keuzes gemaakt als gemeenten, dan was het anders gelopen. De lokale Rabobank had de lokale systemen in stand gehouden en iedere bank zou een eigen infrastructuur en systeembeheerders hebben. Rabobanken hadden een plaatselijke websitebouwer een website laten bouwen, mogelijk zelfs met wat e-dienstverlening om bijvoorbeeld overschrijvingen digitaal aan te leveren. Die gegevens zou een bankemployee overnemen in de administratie en doorsturen naar het hoofdkantoor. Een goede oplossing voor telebankieren zou niet haalbaar zijn geweest. Voor de communicatie en uitwisseling van gegevens met het hoofdkantoor was een Rabo Referentie Architectuur (RARA) ontwikkeld met de nodige standaarden en koppelvlakken. Applicaties moesten uiteraard op kosten van de bank aangepast worden. Met ondersteuningsteams werden filialen ondersteund bij de invoering van de standaarden en technologische ontwikkelingen.
De vraag is echter of de bank slagvaardig genoeg zou zijn, de kosten bedrijfseconomisch verantwoord en de e-dienstverlening concurrerend. Het antwoord is dat de Rabobank waarschijnlijk allang failliet was geweest. En wat zegt dit over de informatievoorziening van de overheid en met name die van gemeenten? De autonomie van gemeenten staat centraal, ook op het gebied van informatievoorziening. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatievoorziening en moeten deze zelf bekostigen. Rijksbudgetten worden niet aangewend voor gemeenten en landelijke voorzieningen worden niet in dienst van gemeenten ontwikkeld. Er komt bijvoorbeeld een BRP, maar geen functionaliteit voor het afgeven van reisdocumenten of muteren van persoonsgegevens. Dat regelen gemeenten zelf door de aanschaf van nieuwe burgerzakenmodules bij de bestaande leveranciers. Daarmee blijven zij afhankelijk van die leveranciers. De rijksoverheid voorziet wel in een gemeenschappelijke digitale basisinfrastructuur (GDI) maar het gebruik moeten gemeenten zelf regelen en financieren. Gemeenten beslissen hier zelf over en dat leidt tot versnippering en stroperigheid bij het doorvoeren van vernieuwingen. Dure ondersteuningsprogramma’s lossen dit probleem in de praktijk niet op. Door de gedistribueerde gemeentelijke systemen neemt de complexiteit toe. Standaarden en koppelvlakken zijn noodzakelijk maar lossen het werkelijke probleem van deze versnippering niet op. Ze verlengen helaas vooral de afschrijvingstermijn van reeds verouderde systemen. Het staat innovatie in de weg en maakt gemeenten nog afhankelijker van hun leveranciers.
Samenwerkingen en schaalvergrotingen zoals veiligheidsregio’s, omgevings-diensten en decentralisaties bieden kansen om de informatievoorziening anders aan te pakken. Door met landelijke voorzieningen en portals centraal te doen wat centraal kan, hoeven gemeenten steeds minder zelf te doen. Gemeenten kunnen met praktisch bruikbare oplossingen ontzorgd worden en zich richten op de implementatie in processen en dienstverlening. Tegelijkertijd wordt de overheidsinformatievoorziening op deze wijze stapsgewijs gemoderniseerd.
Hieronder enkele praktijkvoorbeelden:
De voorbeelden illustreren dat gemeentelijke informatiesystemen niet langer dominant moeten zijn bij de invoering van nieuwe ontwikkelingen. Niet de GEMMA maar de NORA moet centraal staan. Er moet zoveel mogelijk uitgegaan worden van gegevens en functionaliteiten die centraal beschikbaar zijn voor alle overheidslagen. Door lokale applicaties te laten communiceren met landelijke voorzieningen in plaats van met lokale gegevensmakelaars en distributiesystemen worden deze dure en complexe systemen op den duur overbodig. Gemeenten hoeven steeds minder energie te stoppen in eigen systemen en kunnen zich vooral richten op het gebruik van functionaliteit in de processen en dienstverlening (‘business-IT alignment’). Gemeenten worden ontzorgd én de lokale complexiteit en leverancier afhankelijkheid neemt af. Wetgeving kan via portals en als services (business rules) worden aangeboden en de wetgever kan daarmee wijzigingen sneller en goedkoper doorvoeren. Steeds minder privacy gevoelige gegevens worden lokaal opgeslagen en gedistribueerd; dus minder beveiligingsrisico’s, -maatregelen en kosten. De burger kan bij voorkeur zelf in een landelijke voorziening aangeven wie welke gegevens mag gebruiken en zo de privacy zelf inregelen (‘privacy by design’).
Dit gaat dus verder dan de reeds geplande Generieke Digitale Infrastructuur. Het voorziet namelijk ook in concrete functionaliteit (portals en services) die geleidelijk steeds meer van de traditionele gemeentelijke applicaties vervangt. De portals en services kunnen nog steeds ontwikkeld worden met en door de bestaande marktpartijen en doorberekening kan op basis van pay-per-use. De Rijksoverheid moet bij het ontwikkelen van nieuwe voorzieningen gemeenten vooral ontzorgen, zodat zij hun taken efficiënt en tegen lagere kosten uit kunnen voeren. Landelijke budgetten voor nieuwe ontwikkelingen moeten vooral worden ingezet voor centrale voorzieningen in plaats van lokale applicaties en ondersteuningsprogramma’s. Budgetten voor beheer en onderhoud van lokale applicaties kunnen dan worden ingezet ter dekking van de exploitatiekosten. De overheid en gemeenten (zowel individueel als collectief) moeten hiervoor wel sturen op het type oplossingen dat zij nodig hebben (opdrachtgeverschap). De financiering en aansturing van ontwikkelingen op rijksniveau moet strak gecoördineerd en geregisseerd worden, met meer oog voor gemeentelijke belangen. Het vergt goed overleg en samenwerking in de voorbereiding en vervolgens ‘zero-tolerance’ bij het verplicht gebruik van deze voorzieningen. Dit is voor de komende jaren een mooie kans en uitdaging voor de VNG, KING en voor de Digicomissaris.
Dit is een artikel in de reeks “Innovatieve informatievoorziening bij de overheid”.
Samen de koers bepalen
Telengy wil graag met u stil staan bij de koers voor de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren. We doen dit onder andere met verdiepende publicaties en een themabijeenkomst over de toekomst van de gemeentelijke informatievoorziening.
Met KING operatie NUP en voorloper EGEM is een “fundament gelegd waarmee overheidsorganisaties zelf aan de slag kunnen” (citaat uit de publicatie “Het fundament onder de digitale overheid is gelegd”, www.e-overheid.nl). Eind 2014 loopt Operatie NUP af maar tot medio 2015 blijft een deel van de ondersteuning en instrumenten nog bestaan. Hoe het daarna gaat lopen staat nog niet vast, maar Digitaal 2017 zal daarbij leidend zijn.
Het eind van 2014 is een mooi moment om de behaalde resultaten te evalueren en communiceren. Veelal gebeurt dit vanuit de programma’s, de ministeries en het VNG. Dit artikel schetst de ontwikkeling van de nog prille gemeentelijke informatievoorziening en wat dit voor individuele gemeenten heeft betekend. Voor veel van de Telengy-adviseurs is dit een “trip down memory lane”. Velen hebben vanaf het begin meegewerkt aan de ontwikkeling van de gemeentelijke informatievoorziening en de ondersteuningsprogramma’s, bijvoorbeeld als systeemontwikkelaar, projectleider, implementator, trainer of adviseur.
In de jaren ’80 waren gemeenten voor hun administratie aangewezen op regionale rekencentra. Ze werden daar in toenemende mate ontevreden over. In 1984 zijn de comptabiliteitsvoorschriften ingevoerd en kwamen er minicomputers met enkele gemeentelijke applicaties beschikbaar. Dat bood gemeenten de kans om de administratie in-huis te automatiseren. Al snel volgden applicaties voor belastingen, de sociale dienst en met de GBA natuurlijk voor burgerzaken. Om persoonsgegevens te delen werden applicaties slim aan elkaar gekoppeld.
Omdat datacommunicatie zeer beperkt was moesten alle gegevens, computers en bijbehorende zaken in-huis geplaatst worden. Iemand met affiniteit voor computers nam het beheer op zich.
PC’s en PC-netwerken gaven de automatisering rond 1990 een nieuwe impuls. Er kwamen steeds meer applicaties en systeembeheer werd een serieuze functie. Met de doorontwikkeling van de informatievoorziening deed vervolgens de gemeentelijke I&A-coördinator zijn intrede.
Vanaf 2004 is onder meer Pragmatika, de eerste Midoffice-architectuur en Nederlandse Overheid Referentie Architectuur ontwikkeld. In 2007 gevolgd door het Referentiemodel Stelsel Gemeentelijke Basisgegevens en in 2008 de Gemeentelijke Model Architectuur en het Standaard Uitwisselings Formaat. Datadistributiesystemen, gegevensmakelaars en brokers kregen een centrale rol in de Midoffice. De gemeentelijke informatievoorziening en -architectuur kreeg steeds meer vorm.
Antwoord en zaakgericht werken hebben gemeenten geholpen de elektronische dienstverlening te professionaliseren. Daarmee is ook het uitgangspunt geïntroduceerd dat relevante informatie integraal voor het klantcontactcentrum beschikbaar moet zijn. Dat heeft een impuls gegeven aan brokers en verdergaande koppelingen en integraties tussen de inmiddels vele lokale applicaties.
Het EGEM-i programma heeft gemeenten onder andere geholpen met realisatieplannen voor de implementatie van de verschillende e-overheid bouwstenen. In 2011 zijn die bouwstenen in het i-NUP programma gebundeld. KING heeft gemeenten de afgelopen jaren bij de implementatie ondersteund, met een breed scala aan instrumenten en initiatieven.
Dit alles vormt nog steeds de basis voor de visie op gemeentelijke informatievoorziening en de wijze waarop we ontwikkelingen lokaal implementeren. Inmiddels is dat zo ‘ingeburgerd’ dat we het vanzelfsprekend vinden dat gemeenten een autonome systeemomgeving hebben. Veel bestuurders en organisaties zien het zelfs als een voorwaarde voor hun gemeentelijke autonomie.
Echter, netwerken zijn inmiddels allemaal met elkaar verbonden; overal is internet, veel applicaties en voorzieningen zijn (ook) via internet te gebruiken en er komen steeds meer landelijke services en portalen. Informatievoorziening wordt weliswaar steeds belangrijker voor gemeenten maar het hebben van eigen en lokale ICT wordt minder belangrijk.
Door ontwikkelingen zoals (keten-)samenwerking, regionalisering, landelijke voorzieningen en basisregistraties overstijgt informatievoorziening steeds vaker de gemeentelijke organisatie. Informatievoorziening wordt echter nog steeds terugvertaald naar de gemeentelijke informatievoorziening en -systemen. En daar zorgt de veelheid en variëteit aan applicaties en leveranciers voor toenemende complexiteit. De reflex is nog meer standaarden en koppelvlakken maar hierdoor wordt het nog complexer en veelal helaas onstabieler en duurder. De instandhouding vergt steeds meer budget en gaat ten koste van innovatie. Bovendien maakt het beveiliging en borging van privacy nagenoeg onmogelijk en heel kostbaar.
Het aantal zelfstandige gemeenten blijft gestaag afnemen. De gemeentemarkt wordt daardoor eigenlijk te klein voor het grote aantal leveranciers en applicaties. Hierdoor is er te weinig investeringsruimte bij marktpartijen. Het blijven voldoen aan standaarden vergt nu al veel van de beschikbare capaciteit en dat vertraagt de adoptie van nieuwe standaarden en koppelvlakken. Er zijn ondersteunings- en leveranciersmanagement programma’s nodig om standaarden af te dwingen en gemeenten aan te zetten tot implementaties. Gemeenten worden geconfronteerd met investeringen in nieuwe versies, steeds complexere implementaties en verstoring van bestaande koppelingen. Het houdt bovendien de bestaande situatie in stand. Deze vicieuze cirkel draagt bij aan het gevoel dat gemeenten gegijzeld worden door hun leveranciers en dat er in onvoldoende tempo ontwikkeld wordt.
Er is de afgelopen jaren met inzet en gedrevenheid veel bereikt op het gebied van gemeentelijke informatievoorziening. Er zijn genoeg successen te melden en complimenten en waardering zijn zeker op z’n plaats. Het heeft gemeenten veel opgeleverd maar de prijs die zij ervoor moeten betalen is hoog. En op de huidige koers gaat het steeds meer middelen en capaciteit vergen. De vraag is echter of gemeenten wel echt innoveren en of de dienstverlening voor burgers en bedrijven ook daadwerkelijk en snel genoeg op het gewenste niveau komt. Wegen de resultaten wel voldoende op tegen de investeringen en zijn we in staat om beveiliging en privacy daadwerkelijk voldoende te borgen?
Zeker is dat er nog heel veel moet gebeuren om de ontwikkelingen in de maatschappij bij te houden maar bovendien dat het niet alleen maar duurder en complexer moet worden voor gemeenten. Dit is een belangrijke uitdaging en vereist voor de komende jaren fundamentele veranderingen in de bestaande koers, visie en aanpak.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail:t.d.wit@telengy.nl.
Dit artikel is een inleiding op het thema “Innovatieve informatievoorziening bij de overheid”.
Samen de koers bepalen
Telengy wil graag met u stil staan bij de koers voor de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren. We doen dit in 2015 onder andere met verdiepende publicaties en een themabijeenkomst over de toekomst van de gemeentelijke informatievoorziening. Meer informatie hierover in onze volgende edities van Overheid in Beweging.
De omgevingsdiensten (RUD’s) missen nog steeds een gezamenlijk platform waar daadwerkelijk regie en sturing gegeven wordt aan de noodzakelijke standaardisatie van de informatievoorziening. Daar waar op andere beleidsterreinen de Omgevingsdienst.nl mooie resultaten laat zien, blijft de informatievoorziening als strategisch bedrijfsmiddel voor de RUD achter. Ondanks het veelal homogene takenpakket van de omgevingsdiensten constateren de onderzoekers grote diversiteit in de manier van organiseren. De ingerichte processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn een jaar na aanvang van de meeste omgevingsdiensten nog gebaseerd op de ervaringen van deelnemende gemeenten en provincie. Dit blijkt uit het onderzoek ‘Slimme samenwerking omgevingsdiensten met ICT’, uitgevoerd door Telengy. Onderstaand een samenvatting van de conclusies en aanbevelingen.
In zijn algemeenheid zijn de conclusies en aanbevelingen van het eerste onderzoek in 2013 op hoofdlijnen blijven staan.
Hieronder wordt daarom met name ingegaan op de nuanceringen na een jaar operationeel zijn van de meeste RUD’s:
Uit de onderzoeksresultaten blijken de oorspronkelijke ambities van de RUD stand te houden. Het oorspronkelijk overeengekomen takenpakket is ingevuld en in 20% van de gevallen zelfs uitgebreid. Ook de ambitie om de organisatie van de RUD ten medio 2013 te hebben “staan” is in nagenoeg alle gevallen gerealiseerd.
Daar waar eind 2013 nog in de helft van de gevallen vanuit een eigen RUD-locatie gewerkt zou gaan worden blijkt dit inmiddels 60% te zijn. Wellicht mede doordat er meer vanuit de eigen locatie wordt gewerkt, gebruikt men ook meer eigen VTH-applicaties (35% in plaats van 30%). In 20% van de gevallen wordt vooral met de applicaties van de deelnemers gewerkt. Voor de overige RUD’s is niet gespecificeerd hoe er feitelijk gewerkt wordt.
Verbeteren van dienstverlening wordt nagenoeg niet expliciet als ambitie genoemd. Bestaande processen blijven veelal ongewijzigd. Doordat het proces nu over 2 organisaties (gemeente en RUD) loopt, lijkt het vooralsnog eerder lastiger dan beter te maken. Dit hangt uiteraard wel samen met het overgedragen takenpakket.
De conclusie is dat de organisatie van de diensten inmiddels staat. Het is ook prima gelukt om tijdens de ingrijpende verbouwing in 2013 de winkel open te houden. Dat is op zich al een goede prestatie.
De RUD’s zijn in deze fase vooral gericht op het optimaliseren van de eigen organisatie en informatievoorziening. Het bijeenbrengen van de nu nog (bij de dienst en deelnemers) versnipperde informatie is een belangrijke nieuwe ambitie en uitdaging die moet bijdragen tot meer efficiëncy en betere uitvoering. Verbeteren van de samenwerking en samenwerkingsprocessen is een andere veelgehoorde ambitie.
Het blijkt dat er in enkele regio’s inmiddels ambities en concrete initiatieven zijn om te komen tot samenwerking tussen de verschillende diensten. Bijvoorbeeld op het gebied van informatievoorziening. Veelal speelt de provincie hierbij ook een belangrijke stimulerende en initiërende rol. Men verwacht bij de verdere realisatie van deze ambitie echter wel flinke financiële drempels. De diensten zullen hun beperkte budgetten immers bij voorrang aan de eigen organisatie en systemen besteden en niet aan regionale ontwikkeling van voorzieningen.
Samenwerking op landelijk niveau komt nog niet van de grond en ook daar zal financiering van gezamenlijke ontwikkelingen een probleem gaan vormen.
Over de dienstverlening zijn de meningen voorzichtig positief. Doordat in de omgevingsdienst meer vakdisciplines bij elkaar komen en de expertise en specialisatie toeneemt kan betere kwaliteit worden geleverd. De verwachting is dat dit dan vooral in complexere gevallen toch wel tot verbetering leidt.
Het mag duidelijk zijn dat de urgentie om medio 2013 als RUD te kunnen starten inmiddels volledig is vervallen. De urgentie heeft zich veelal “naar binnen gekeerd” naar het op orde brengen van de eigen organisatie. De urgentie zit daarbij vooral in personele, organisatorische en bedrijfsvoering aspecten. Informatievoorziening komt vooralsnog slechts sporadisch in deze prioriteitenlijst voor. Uiteraard de goede uitzonderingen daargelaten.
Op het gebied van procesoptimalisatie wordt de urgentie gevoeld om er mee aan de slag te gaan. Helaas beperkt dit zich veelal tot de eigen interne processen en blijven ketenprocessen onderbelicht. En dat terwijl juist daar de grote verbeteringen (en efficiëncy) te behalen zijn.
De urgentie voor de vorming van RUD’s was gelegen in de veiligheid in de openbare ruimte en verbetering van de informatie-uitwisseling. Het is opvallend dat deze urgentie in de huidige situatie nagenoeg volledig ontbreekt. Afgezien van enkele samenwerkingsinitiatieven tussen omgevingsdiensten onderling is er bijvoorbeeld geen urgentie om de (boven) regionale informatievoorziening fundamenteel te verbeteren. Het (nog niet) op grote schaal aansluiten op PIM lijkt hiervan een signaal, hoewel er uiteraard meerdere en uiteenlopende redenen voor zijn. Zo zijn er geen middelen voor beschikbaar en lijkt er ook geen organisatie of gremium te zijn dat hier actief op stuurt en regie voert.
De ontwikkelingen en innovaties die nodig zijn om invulling te geven aan de initiële doelstellingen van de RUD’s blijven vooralsnog uit. Daarmee worden die doelstellingen naar verwachting ook niet binnen afzienbare termijn gerealiseerd. Mogelijk werkt het zelfs belemmerend als RUD’s eerst zelfstandig de eigen informatievoorziening inrichten om vervolgens te constateren dat uitwisseling met partners niet kan of lastig en duur is. De investeringsruimte is dan immers voor de komende jaren al besteed.
Een nieuwe en gedragen urgentie, gericht op de oorspronkelijke doelstellingen, zal bijdragen aan het realiseren van de beoogde (maatschappelijke) effecten. Het is alleen de vraag of we daarvoor eerst een nieuwe ramp nodig hebben….
Uiteraard is het gebrek aan middelen een veelgehoord argument maar ook focus en aandacht vanuit het management en bestuur wordt gemist. Met name op het gebied van informatievoorziening. Zowel binnen de eigen organisatie als landelijk. Het lijkt er op dat het project RUD is afgerond en opgeleverd. De reeds ingeboekte “besparingen” moeten de RUD’s nu zelf maar zien te verzilveren, maar wel met gesloten beurzen.
De ontwikkeling van de informatievoorziening blijkt zich veelal op ondersteuning van het primaire proces te richten. Informatie voor sturing, bewaking en bedrijfsvoering is nog onderbelicht. Net als rapportage en verantwoording aan de deelnemers/opdrachtgevers en stuur- en risicoinformatie op regionale schaal.
De tijdelijk bedoelde werkwijzen blijken in de praktijk veelal inefficiënt maar blijven langer in stand dan gedacht. Met name op het vlak van samenwerking en gegevensuitwisseling met gemeenten. Wellicht dat gebrek aan middelen en (te) hoge uitvoeringskosten tot een nieuwe urgentie leidt om dit aan te pakken.
De informatie-uitwisseling met gemeenten vindt in veel gevallen nog “handmatig” plaats in de vorm van ad-hoc telefoon- en mailverkeer en het overdragen van stukken (analoog of digitaal). Van gestructureerde digitale informatie-uitwisseling is nog weinig sprake.
Zaakgericht werken wordt als ‘concept’ wel omarmd en her en der ook ingevoerd, echter nog niet op grote schaal. Daar waar het wel gebeurt richt het zich op het eigen proces en strekt het zich (nog) niet uit over het ketenproces. Reden hiervoor is uiteraard dat veel ketenpartners ook nog niet zaakgericht werken. Dat neemt echter niet weg dat de ‘zaken’ waarin gemeenten en RUD samenwerken zaakgericht gedefinieerd kunnen worden. Daarbij kan vastgelegd worden welke informatie over en weer uitgewisseld en overgedragen moet worden en welke termijn in acht te nemen zijn. Vervolgens kan iedere organisatie alsnog zelf bepalen of er zaakgericht gewerkt wordt
Het gebruik van landelijke voorzieningen zoals het reeds genoemde PIM blijft beperkt, met uitzondering van het OLO. Mede daardoor komt informatie over met name inrichtingen en risico’s niet gestructureerd beschikbaar voor alle betrokken ketenpartners. Dat terwijl er tegelijkertijd wel de nodige initiatieven en projecten zijn die het dit proberen te faciliteren. Met andere woorden: vraag en antwoord lijken elkaar nog niet goed te vinden. Het belang, de behoefte en de bijdrage vanuit de RUD’s (als collectief) worden nog onvoldoende in stelling gebracht.
Als voorbeeld wordt de ‘Laan van de leefomgeving’ genoemd. Dit initiatief beoogt, ter ondersteuning van de nieuwe omgevingswet, zoveel mogelijk informatie over de leefomgeving centraal te verzamelen en ontsluiten. Afgezien van enkele milieudiensten nemen de nieuwe omgevingsdiensten hier als collectief nog niet aan deel.
Een ander voorbeeld is het Sectoraal Koppelpunt Provincies (SKP) waarin centraal toegang tot en gebruik van basisregistraties wordt gefaciliteerd. Deze voorziening is mogelijk ook voor RUD’s toegankelijk.
Het is niet duidelijk welke organisatie of welk gremium ontwikkelingen en innovaties kan initiëren of zelfs afdwingen. Innovatie en ontwikkeling is daarmee voor een groot deel afhankelijk van lokale en veelal geïsoleerde initiatieven.
Het gebruik van basisregistraties is als voorbeeld genoemd van zaken die landelijk geregeld moeten worden. Een goed voorbeeld van het faciliteren van de ontwikkeling van informatievoorziening is de begin maart opgeleverde “handreiking gebruik basisregistraties voor de RUD’s”, opgesteld in opdracht van PIM, IPO en het ministerie. Het verdient aanbeveling deze handreiking te verwerken in lokaal te ontwikkelen informatieplannen.
Daar waar in de aanloop tot de vorming van de RUD’s nog veel landelijke bijeenkomsten werden georganiseerd gebeurt dat nu veel minder. Terwijl het juist in deze fase belangrijk is om van elkaar te leren en ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Regelmatig wordt de KING-ondersteuning bij het realiseren van de e-overheid bouwstenen als goed voorbeeld genoemd.
Net als de conclusies blijven ook de aanbevelingen van het vorige onderzoek staan. Onderstaande aanbevelingen zijn geïdentificeerd, vooral geadresseerd aan de directeuren RUD’s en de verantwoordelijken voor informatievoorziening.
1. Voer centraal regie op en geef sturing aan ontwikkeling en innovatie
Het belang van gezamenlijke ontwikkeling en innovatie op het gebied van informatievoorziening wordt alom onderkend. De aanbeveling is dat er een organisatie moet zijn die de regie en sturing hierop oppakt. De meest aangewezen en wellicht wel enige partij hiervoor lijkt Omgevingsdienst.nl. Bij voorkeur in samenwerking met partijen als IPO, VNG, KING en andere ketenpartners. Nu is het moment om dit in te richten om te voorkomen dat lokale investeringen in bestaande systemen de echte innovatie blokkeren.
2. Positioneer informatievoorziening als strategisch bedrijfsmiddel
Aanbeveling is om vanuit Omgevingsdienst.nl een platform te faciliteren waar informatievoorziening specialisten uit de diensten samen werken aan innovaties voor de RUD’s. Daarmee kan ook sturing worden gegeven aan landelijke ontwikkelingen en programma’s, best practices worden gedeeld en kunnen individuele diensten ‘ontzorgd’ worden. Dit naar analogie van initiatieven voor de andere bedrijfsvoeringsaspecten waar Omgevingsdienst.nl zich op richt.
3. Hanteer standaarden op basis van het “pas toe of leg uit” principe
Voer het ‘pas toe of leg uit’ principe in voor een gezamenlijk vastgestelde lijst van standaarden, bewaak dit en dwing het waar nodig af. Zowel op het niveau van de individuele omgevingsdienst, binnen de landelijke programma’s en projecten als bij leveranciers (leveranciersmanagement).
4. Focus op ontwikkelen van centrale/landelijke voorzieningen
Focus op het ontwikkelen en faciliteren van handige centrale/landelijke voorzieningen die individuele omgevingsdiensten en ketenpartners laagdrempelig kunnen gebruiken in aanvulling of aansluiting op eigen lokale informatiesystemen. Met name voor nieuwe ontwikkelingen die nog niet op grote schaal lokaal geïmplementeerd zijn. Daarmee kan gefaseerd een gemeenschappelijke informatievoorziening worden uitgebouwd.
5. Zet moderne mogelijkheden in voor de ontwikkeling van voorzieningen
Maak voor de ontwikkeling van nieuwe en centrale informatievoorzieningen gebruik van moderne mogelijkheden zoals crowdsourcing, open source, bestaande voorzieningen, online portals en de cloud. Doe dit dus vooral samen met marktpartijen en ontwikkel deze voorzieningen vervolgens ook gezamenlijk als open source door. Organiseer hierbij tevens het collectief opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement.
6. Benut de invoering van de nieuwe omgevingswet
De nieuwe omgevingswet brengt opnieuw veel veranderingen met zich mee voor RUD’s en gemeenten. Benut deze veranderingen (urgentie) om de hiervoor benodigde informatie en functionaliteit gezamenlijk te ontwikkelen, met toepassing van de andere aanbevelingen. Maak hierbij gebruik van de (nieuwe) landelijke budgetten die voor deze ontwikkelingen beschikbaar zijn/komen.
Eind 2013 zijn RUD’s en gemeenten uitgenodigd deel te nemen aan het vervolgonderzoek Slimme RUD-samenwerking met ICT. De response is per RUD gecombineerd tot één beeld per RUD. Op deze wijze is grotendeels de situatie voor de 28 RUD’s in beeld gebracht. Aan het onderzoek hebben 31 respondenten van gemeenten en RUD’s meegewerkt. Verder zijn de resultaten getoetst aan de praktijkervaringen van Telengy-adviseurs en hun netwerk. Daarnaast is uiteraard gebruik gemaakt van het materiaal en de onderzoeksresultaten van het onderzoek “Slimme RUD samenwerking met ICT” uit 2013. De resultaten en bevindingen vormden de basis voor de op 23 april 2014 georganiseerde kennissessie. In deze bijeenkomst zijn de resultaten besproken en vertaald naar de belangrijkste prioriteiten voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening.
Voor vragen of aanvullende informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.
De conclusies, aanbevelingen en onderzoeksresultaten vindt u terug in de bijlagen.
Dit is een logisch gevolg van het feit dat de focus van de omgevingsdiensten tijdens de kwartiermakersfase vooral gericht was op de besturing en inrichting van de eigen organisatie.
Ondanks het homogene takenpakket van de omgevingsdiensten constateren de onderzoekers een grote diversiteit in de manier van organiseren. De ingerichte processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn vooral gebaseerd op de ervaringen van deelnemende gemeenten en provincie. Er is tot op heden beperkte aandacht voor een gedeelde Informatievisie en gezamenlijke Informatiearchitectuur. Een gevolg daarvan is dat het delen van (handhavings)informatie tot op heden beperkt is. Dit blijkt uit het onderzoek ‘Slimme RUD-samenwerking met ICT’, uitgevoerd door Arena Consulting en Telengy.
De onderzoekers van Arena Consulting en Telengy komen tot de volgende conclusies:
Tot januari 2013 zijn de omgevingsdiensten vooral gericht geweest op het besturen en inrichten van de eigen organisatie. Er is beperkt aandacht geweest voor de afstemming met gemeenten en andere (keten)partners. Hierdoor ontstaat het gevaar dat het ‘middel’ ons zicht op het ‘doel’ vertroebelt. Het voldoen aan de kwaliteitscriteria en het inrichten van een organisatie die functioneert conform de eisen die gesteld worden aan omgevingsdiensten (weergegeven in een ‘checklist’) staan meer op de voorgrond dan het kunnen voorkomen van calamiteiten en het aanpakken van milieucriminaliteit.
Het fundament van de omgevingsdiensten bestaat uit het basistakenpakket en een landelijke checklist RUD-vorming. In de kern is dit scherp afgebakend. Het geeft echter ook veel ruimte voor maatwerk; van deze mogelijkheid is volop gebruik van gemaakt. In iedere regio zijn eigen keuzen gemaakt in de knip tussen gemeentelijke taken / processtappen en taken / processtappen van de omgevingsdienst. Dit zowel aan de voorzijde (bij de intake) als de achterzijde van het proces (besluitvorming, bezwaar en beroep). De diversiteit is ook terug te vinden in uitvoeringsdocumenten, zoals de producten- en dienstencatalogussen. Iedere omgevingsdienst heeft gekozen voor een eigen structuur, diepgang en reikwijdte.
De focus op het besturen en tijdig inrichten van de eigen organisatie (omgevingsdienst), heeft tot gevolg gehad dat er een beperkte beeldvorming is over de gewenste (toekomstige) informatievoorziening en architectuur. De prioriteit ligt bij het inrichten van de processen die bij de start van de omgevingsdienst noodzakelijk zijn. Het van afstand inloggen in de systemen van de gemeenten (‘verlengde kabels’) is daarbij een van de weinige reële en realiseerbare varianten. Door het ontbreken van landelijke standaarden en het daardoor willen voorkomen van (des)investeringen is deze oplossing voor de korte termijn accepteerbaar. Een beperkt aantal omgevingsdiensten heeft grote investeringen gedaan in aanschaf of doorontwikkeling van voorzieningen.
De informatievoorziening van de omgevingsdiensten is tot heden vooral gericht geweest op de (omgevingsdienst)eigen behoefte; dit met uitzondering van de omgevingsdiensten die zijn ontstaan vanuit bestaande samenwerkingsverbanden. Omgevingsdiensten hebben nog beperkt zicht op de opgaven in de regio en in de keten. Er is weinig tot geen sprake van synergie in de informatievoorziening. Dit geldt o.a. voor het uitwisselen van statussen en dossiers en het gebruik van basisregistraties en zaakgericht werken. Waarschijnlijk is dit inherent aan de focus op de totstandkoming van de organisatie van de omgevingsdienst. In 2013 zal hier een inhaalslag moeten plaatsvinden.
De informatievoorziening van de omgevingsdiensten is tot heden vooral gericht geweest op de (omgevingsdienst)eigen behoefte; dit met uitzondering van de omgevingsdiensten die zijn ontstaan vanuit bestaande samenwerkingsverbanden. Omgevingsdiensten hebben nog beperkt zicht op de opgaven in de regio en in de keten. Er is weinig tot geen sprake van synergie in de informatievoorziening. Dit geldt o.a. voor het uitwisselen van statussen en dossiers en het gebruik van basisregistraties en zaakgericht werken. Waarschijnlijk is dit inherent aan de focus op de totstandkoming van de organisatie van de omgevingsdienst. In 2013 zal hier een inhaalslag moeten plaatsvinden.
Processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn veelal gebaseerd op de ervaringen van de deelnemende gemeenten en provincie. Innovatie in processen en werkwijzen krijgt nog weinig aandacht. Substantiële besparingen op de bedrijfsvoering bij omgevingsdiensten en gemeenten lijken daardoor vooralsnog uit te blijven.
Door het gezamenlijk fundament (basistakenpakket en checklist RUD-vorming) van de omgevingsdiensten ontstaan 28 (op hoofdlijnen) vergelijkbare diensten. Deze diensten worden echter momenteel ingericht op 28 verschillende wijzen. Juist bij het opbouwen en inrichten van de omgevingsdiensten leidt standaardisering tot lagere investeringen (minder vaak een wiel uitvinden) en een eenvoudigere informatieuitwisseling tussen de omgevingsdiensten. Dit komt de kwaliteit ten goede. Om te kunnen standaardiseren is regie en sturing in het stelsel nodig.
Bij de uitwerking van de aanbevelingen is de structuur gehanteerd van de onderzoeksrapportage. Daarnaast is per aanbeveling benoemd aan wie de aanbeveling wordt gericht (doelgroep van de aanbeveling).
De 28 omgevingsdiensten richten zich op vergunningverlening, toezicht houden en handhaven. Meer dan de helft van de omgevingsdiensten werkt vanuit een centrale locatie en verreweg de meeste diensten zijn gebaseerd op een Gemeenschappelijke Regeling met een openbaar lichaam. Ongeveer de helft van de diensten positioneert zich als backoffice van de gemeente of provincie.
De gemiddelde dienst heeft 177 formatieplaatsen (fte), waarvan 136 fte beschikbaar voor uitvoering van de primaire taken. 41 formatieplaatsen worden ingevuld voor ondersteunende activiteiten. De exploitatiekosten van een gemiddelde omgevingsdienst bedragen bijna 13.5 miljoen euro per jaar, de opstartkosten voor een gemiddelde omgevingsdienst zijn ongeveer 1,25 miljoen euro.
Dit zijn de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek ‘Slimme RUDsamenwerking met ICT’, uitgevoerd door Arena Consulting en Telengy in de periode oktober-december 2012. Naast intensief bureau-onderzoek van 25 bedrijfsplannen (89%) en aanvullend beschikbaar onderzoeksmateriaal hebben de onderzoekers gebruik gemaakt van de respons van 13 omgevingsdiensten (46%) en 18 gemeenten. Daarnaast zijn er diepte-interviews gehouden met stakeholders en materiedeskundigen op diverse terreinen van de Regionale Uitvoeringsdiensten. Tot slot zijn de conclusies voorgelegd aan en hebben we gezamenlijk aanbevelingen benoemd met de deelnemers van het seminar ‘Slimme RUD-samenwerking met ICT’ op woensdag 27 februari 2013.
Download de volledige rapportage (pdf).
Voor vragen of aanvullende informatie kunt u contact opnemen met John Rayer (06-29381351) of Ton de Wit.
Telengy heeft vanaf het ontstaan van EGEM i-teams bijgedragen aan de ontwikkeling van het EGEM-gedachtegoed. ‘Kennisdelen en samenwerken. Dat zijn belangrijke uitgangspunten voor Telengy en onze e-adviseurs. En dat werkt óók voor gemeenten.’ zegt Ton de Wit, e-adviseur bij Telengy.
Gemeenten praktische ondersteuning bieden en hen helpen om de dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Dat past volledig in onze bedrijfsfilosofie. Telengy heeft dan ook al heel snel het belang onderkend van de ondersteuning die EGEM i-teams aan gemeenten kon bieden. Daarom hebben we er bewust voor gekozen om zoveel mogelijk adviseurs te laten certificeren als e-adviseur. Ik denk dat onze kracht zit in ons grote, maar vooral ook gevarieerde en ervaren team.’
Het gaat bij de e-overheid natuurlijk niet alleen over ICT, integendeel. Het is veel meer een organisatie- en managementissue. Er staan zoveel verschillende onderwerpen op de agenda: ICT, overheidsontwikkelingen, betere dienstverlening en bedrijfsvoering, project- en programmamanagement, communicatie. Kortom, alle managementaandachtsgebieden. Waar vind je een e-adviseur die op al deze vakgebieden thuis is? Die een gemeente op alle fronten goed kan ondersteunen en adviseren? Zo’n duizendpoot zie je niet vaak. ‘Wij hebben veel verschillende e-adviseurs in huis, ieder met een eigen achtergrond. Er zitten ex-gemeentesecretarissen en ex-wethouders bij, met veel kennis van het bestuurlijke reilen en zeilen in een gemeente. Maar ook mensen met een specialisatie vanuit hun inhoudelijke achtergrond. Al die adviseurs delen hun kennis en ervaring, en werken ook intensief samen.’
Door dat grote team en de aandacht voor kennisuitwisseling, hebben onze e-adviseurs altijd een breed zicht op de gemeenteproblematiek. En kunnen we insteken op alle niveaus – van de werkvloer tot aan bestuursniveau. Verder kunnen we gemeenten optimaal ondersteunen met een teamaanpak: één e-adviseur voert de regie en is contactpersoon. En als het nodig is, schakelt hij in overleg met de gemeente collega-adviseurs in. De ‘regisserende’ e-adviseur kan bijvoorbeeld sterk zitten op dienstverlening. Als hij merkt dat het daarnaast nodig is het bestuur van de gemeente te ondersteunen, vraagt hij er een gespecialiseerde Telengy e-adviseur bij. Zelfde verhaal als er behoefte is aan een BAG-specialist, een adviseur met kennis van architectuur, en ga zo maar door.’
‘Dat denken in specifieke kwaliteiten is ook door EGEM i-teams opgepakt. Zo zijn voor de adviseurs voor NUP-toerusting ook profielen opgesteld met affiniteiten van de adviseur. Zodat gemeenten bewust een keuze kunnen maken op basis van hun eigen situatie en behoefte. Dat vind ik mooi om te zien. Voor mij illustreert dat hoezeer onze bedrijfsfilosofie en de EGEM i-teamsaanpak in elkaars verlengde liggen.’
Als er iets duidelijk is, is het wel dat dé gemeente niet bestaat. Een aanpak voor alle gemeenten, dat kan niet. Daarom beginnen we altijd met ons een beeld te vormen van de organisatie. Wat is de onderstroom van een gemeente? Waar ligt de focus? Sommige gemeenten zijn sterk gericht op uitvoering, andere op dienstverlening, weer andere op samenwerking. Dat moet je proberen te analyseren voor je begint. Dan kun je gemeenten ook een spiegel voorhouden: Herkennen jullie je hierin? Willen jullie dit inderdaad zijn? Wat betekent dat voor je ambitie, je organisatiestructuur, je processen, personeelsbeleid enzovoort. Mensen moeten het zelf gaan zien. Om met Cruijff te spreken: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’.
‘We maakten verschillende succesvolle werkvormen, soms compleet met muzikale ondersteuning en een filmopname voor intern gebruik. Creativiteit en kennis benutten, mensen bij elkaar brengen – daar gaat het bij zulke sessies om. Ik merk dat het goed is om over die ‘succesformules’ te kunnen beschikken. Zo hoef je niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. En hou je meer tijd over voor ondersteuning en advisering.’
Peter ter Telgte leverde vanuit EGEM een bijdrage aan het rapport Wil tot Verschil, over rol van de gemeenten in de toekomst.
