Telengy-adviseurs Harrie Dahlmans, Monique Verbeeten en Eric Leroi hebben het afgelopen jaar in een middelgrote gemeente een impuls gegeven aan het slim digitaal samenwerken. Deze gemeente staat de komende jaren voor de opdracht om de transitie van analoog naar digitaal werken binnen de gehele organisatie door te voeren. Deels vanuit ambitie en deels vanuit pure noodzaak. Over enkele jaren wil men volledig klaar zijn voor “Het Nieuwe Werken”. Dit sluit aan bij de wensen van medewerkers om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken, waar analoge dossiers en processen niet bij aansluiten.

De uitdaging

Natuurlijk werken heel veel medewerkers al meerdere jaren met digitale hulpmiddelen, maar veel informatie wordt nog steeds in papieren dossiers opgeborgen; en dat wringt. De gemeente wil op een effectieve wijze haar documentenstroom volledig digitaal en zaakgericht inrichten. De uitdaging daarbij was en is om bestaande systemen opnieuw in te richten of te vervangen, zodanig dat alle gebruikers het gevoel krijgen dat zij op een effectieve en efficiënte wijze hun werk kunnen doen.

Vanuit deze startpositie zijn Harrie, Monique en Eric begonnen met een inventarisatie van de huidige situatie. Niet alleen door met leidinggevenden en direct betrokken vakafdelingen in gesprek te gaan, maar ook door in gesprek te gaan met een dwarsdoorsnede van de organisatie. Aan vijftig willekeurige medewerkers uit de organisatie werd gevraagd om aan te sluiten bij een vijftal workshops, waarin zij de kans kregen om hun mening over de huidige situatie en hun wensen voor de toekomst te geven. Uiteraard met als centraal thema: generiek digitaal werken.

Tijdens de vijf bijeenkomsten werd, onafhankelijk van elkaar, de vinger op dezelfde zere plekken gelegd. Er werd duidelijk aangegeven wat er moest gebeuren en waar de accenten voor de aanpak moesten komen te liggen.

De basis op orde

Misschien een open deur, maar voor een groot deel van de medewerkers was het op orde brengen van de basis, en daarmee de bedrijfsvoering, essentieel om in de naaste toekomst op een effectieve en efficiënte wijze digitaal te kunnen werken. Wil de organisatie haar dienstverlening en informatievoorziening toekomstbestendig maken en houden, dan is een betrouwbare en actuele bedrijfsvoering, waarin integraal werken en een goede procesondersteuning centraal staan, de belangrijkste randvoorwaarde. Bedrijfsvoering op orde betekent: basis op orde.

Ervaring leert dat focus op één doel meer garantie geeft op een succesvolle implementatie. Een digitale dienstverlening en een organisatiebrede dienstverlening profiteren uiteraard van de impulsen die aan de bedrijfsvoering worden gegeven.

De visie

In de afgelopen maanden is op basis van de vele gesprekken een visiedocument opgeleverd dat vorm geeft aan de aanpak van het generieke digitale werken. Het visiedocument bevat de volgende kernpunten, waarbij er onderscheid is gemaakt tussen de korte (2021) en de lange termijn (2025).

Voor de korte termijn betekent dit:

• We hebben onze basis op orde en onze informatievoorziening is actueel en betrouwbaar. We hebben regie op het ontstaan, vastleggen en het gebruik van informatie, (ver)werken (deze) efficiënt en we weten wat de kwaliteit van die informatie is.
• Onze sturing op het beleid is dynamisch en actueel door digitaal en datagedreven te werken. Door optimaal gebruik te maken van eigen informatie, eventueel aangevuld met Big Data, zijn we in staat om real time inzicht te verschaffen in de stand van zaken op diverse beleidsterreinen.

En voor de lange termijn betekent dit:

• We krijgen een hoge waardering voor onze (digitale) dienstverlening.
• Onze ICT is maatschappelijk relevant.
• Onze burgerparticipatie is open en transparant.

Zaakgericht werken

Om op de korte termijn de basis van het digitaal samenwerken goed op orde te krijgen, is het zaakgericht gaan werken noodzakelijk. Zoals in veel gemeenten is ook in deze gemeente de ontwikkeling van het digitale zaakgerichte werken voortgekomen uit het traditionele documentmanagement. Keuzes die in het verleden zijn gemaakt, blijken niet meer te passen bij de huidige behoeften van gemeenten en medewerkers. Het gaat hierbij om vraagstukken als:

• Moeten alle zaken en documenten in het zaaksysteem worden opgeslagen?
• Kunnen we al van alle papieren dossiers af?
• Blijven we de natte handtekening gebruiken, gaan we over op een digitale of schaffen we hem helemaal af?
• Hoe houden we zicht op de juiste versies van documenten?

Deze vragen nieuwe antwoorden, die uiteindelijk moeten leiden tot een nieuwe basis onder de informatievoorziening en dienstverlening. Een basis waarmee medewerkers effectief en efficiënt kunnen ingaan op de vragen, eisen en wensen van burgers en bedrijven.

Ontwikkeling

Het digitaal zaakgericht werken is een andere manier van werken en kan niet worden beschouwd als de uitrol van een nieuwe applicatie. Het is geen ICT-project, maar een verzameling van projecten en activiteiten, die ervoor moet zorgen dat de organisatie transformeert van taakgericht naar procesgericht werken; van documentgericht naar zaakgericht. Dat betekent dat op verschillende terreinen projecten moeten worden opgestart. Om dat goed in beeld te brengen, hebben we vier ontwikkelsporen benoemd.

Deze ontwikkelsporen dienen in samenhang met elkaar te worden ontwikkeld. Focus of prioritering op een van deze onderdelen leidt tot onbalans en uiteindelijk tot een groot afbreukrisico voor het succesvol implementeren van digitaal zaakgericht werken. Om deze sporen in samenhang te ontwikkelen, is een vijfde ‘bol’ toegevoegd: ‘sturing’. Deze bol is de verbindende factor van de vier sporen, die voor bewaking van de continuïteit van de veranderopgave staat, en daarmee voor het uiteindelijke succes van de implementatie van het zaakgericht werken.

De planning voor de korte termijn staat inmiddels op de rails. Het is nu zaak om de impuls om te zetten in daden. De basis op orde brengen zal in de komende twee jaar veel van de organisatie vragen, maar ons is wel gebleken dat de betrokken medewerkers al klaar staan om de transitie met beide handen aan te pakken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Harrie Dahlmans,  06 81 42 95 16, h.dahlmans@telengy.nl, Telengy-adviseur Eric Leroi, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl of  Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99, m.verbeeten@telengy.nl.