Binnen de overheid is zaakgericht werken inmiddels aardig standaard geworden. Minder bekend en standaard is een zaaksysteem gebaseerd op Office365 en Sharepoint. MijnGemeenteDichtbij heeft begin 2018 deze vrij innovatieve stap gezet. Er is gekozen voor het ondersteunen van het zaakgericht werken met het zaaksysteem OneGove van Ilionx (voorheen PerfectView). Dit is een cloud oplossing die volledig gebouwd is binnen Office 365 en Microsoft Dynamics 365, en geheel gericht is op samenwerking en informatie delen.

MijnGemeenteDichtbij (MGD) is de werkorganisatie van de twee zelfstandige gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel. Beide gemeenten werkten al enkele jaren geheel of gedeeltelijk zaakgericht met Corsa en Verseon. De wens van de gemeenten was om volledig digitaal en procesgericht te gaan werken, met behulp van een zaaksysteem daar waar dit toegevoegde waarde heeft, en de oude digitale archieven toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving. Daarbij moesten de processen van de twee gemeenten zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, inclusief de bestuurlijke besluitvorming. Een hele opgave, en een mooi proces! Monique Verbeeten mocht het implementatie proces als adviseur en projectleider voor MGD begeleiden.

Innovatief

MGD maakt naast het zaaksysteem ook gebruik van het Valo intranet; het Social Intranet voor Office 365 en Sharepoint dat fungeert als de digitale werkplek. Daarmee wordt het delen en terugvinden van documenten soms wel heel transparant en gemakkelijk. Documenten die in het zaaksysteem zijn opgeslagen, worden zichtbaar in het smoelenboek van de medewerkers. Daarbij is een goede inrichting van de autorisaties van belang!

Datamigratie

De wens om de bestaande digitale archieven uit Corsa en Verseon toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving, betekende dat er ook een traject van datamigratie moest plaatsvinden. Daarbij is de hulp ingeroepen van Xillio, een partij die ervaring heeft met het migreren van data en daarbij gebruik maakt van speciale connectoren.

De datamigratie was een pittig proces, dat veel tijd en energie heeft gevraagd van alle betrokken partijen, dus zowel van de leverancier als van de medewerkers van MGD.

Bij een migratie dienen de brongegevens van goede kwaliteit te zijn om goed gemigreerd te kunnen worden. Als er veel ruis zit in de oude data, moet dit in de brondata geschoond worden, anders komen de gegevens niet goed in het nieuwe systeem. Daarbij moesten af en toe moeilijke keuzes gemaakt worden en is veel handwerk verricht. Over het uiteindelijke resultaat is MGD echter tevreden.

April 2019 is MGD organisatie-breed (voor de beide gemeenten) live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. En onlangs is ook de datamigratie van alle zaken en documenten afgerond. Voor de komende periode is het van belang om een stabiele omgeving te hebben en te houden, en de door ontwikkeling vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06  17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.